Methode en checklist pakketselectie en -implementatie deel 2 

1. Inleiding vierluik PSI

In vier delen publiceren wij een methodiek voor een complexe pakketselectie en -implementatie, aangevuld met een checklist. Deze methode is primair geschreven voor de externe projectleider, maar is zeker in combinatie met de checklist ook toepasbaar voor intern gebruik.

De methode is gemaakt voor omvangrijke trajecten, waarbij sprake is van aanvullend maatwerk en integratie met andere systemen, die ook deels maatwerk zijn. Schroom dus niet om activiteiten te schrappen, maar checkt je wel of daarmee geen belangrijke controles verloren gaan, ook al vergt de uitvoering daarvan maar enkele minuten.

Dit handboek sluit goed aan op Voorbeeld opzet handboek voor ICT kwaliteit deel 1 (2 en 3).

De opbouw van de delen is als volgt:

• Deel 1 omvat de inleiding en het vooronderzoek
• Deel 2 omvat de pakketselectie en het functioneel ontwerp
• Deel 3 omvat de pakketimplementatie
• Deel 4 omvat de checklist per activiteit
   

2. Inleiding pakketselectie en -implementatie methode

De pakketselectie en -implementatie methode (PSI) verdeelt een project waarmee een pakket wordt geselecteerd en geïmplementeerd in een aantal fasen, die op hun beurt weer verder onderverdeeld zijn in respectievelijk taken en activiteiten. Bovendien zijn beslis- en rapportage momenten gedefinieerd. Dit handboek geeft op globaal niveau aan hoe het selectie- en implementatietraject opgedeeld wordt in fasen, taken en activiteiten en is met name bestemd voor degenen die de selectie en implementatie daadwerkelijk uitvoeren.

In deel 1 van dit handboek werd allereerst ingegaan op de fasering van het totale selectie- en implementatietraject. Vervolgens werd iedere fase met bijbehorende taken kort beschreven. De nadruk lag hierbij op het doel en de belangrijkste resultaten van de taak. Daarna werd het vooronderzoek beschreven.
In dit deel 2 en volgende delen zullen we dieper ingaan op de afzonderlijke volgende fasen.
 

3. Fase 2. Pakketselectie

De doelstellingen van de pakketselectie zijn:

• opstellen en uitsturen van de offerteaanvraag;
• evalueren van offertes en selecteren van een voorkeurspakket en -leverancier;
• bepalen van het additioneel te realiseren maatwerk, zowel binnen als buiten het pakket, om aan de bedrijfsdoelstellingen te voldoen;
• voorbereiden van de omgeving en de organisatie voor het testen van het pakket;
• testen van het standaardpakket op toepasbaarheid;
• bevestigen van de haalbaarheid van het project.

Vanuit de gedetailleerde systeemeisen en -wensen wordt een standaard offerte aanvraag opgesteld en verstuurd naar de leveranciers. In de aanvraag zijn de functionele, technische, implementatie, commerciële en administratieve eisen en wensen vastgelegd.

De pakketvoorstellen van de leveranciers worden beoordeeld op basis van de evaluatiecriteria ( eisen en wensen ). Door het uitvoeren van een globale proces- en data-evaluatie wordt inzicht verkregen in de functionele toepasbaarheid van elk pakket. Daarnaast geeft de evaluatie inzicht in de gevolgen van elk pakket met betrekking tot:

• inrichting van het pakket;
• pakketwijzigingen/ uitbreiding en additioneel maatwerk in andere systemen;
• interfaces met de omringende systemen;
• wijzigingen van de organisatie (administratieve organisatie, training enzovoort);
• additionele hardware en software behoefte;
• risico’s als gevolg van het niet op tijd beschikbaar zijn;
• organisatie;
• gebruik en beheer van het pakket en de technologie.

Door het bijwonen van demonstraties en het afleggen van referentiebezoeken wordt informatie verkregen over de werking van het pakket, over de tevredenheid van derden over de leverancier en over eventuele knelpunten en ervaringen bij invoering. De evaluatie van pakketten resulteert in een aanbeveling van maximaal een pakket dat het beste aansluit bij evaluatiecriteria. De resultaten van de evaluatie worden opgenomen in het oplossingsvoorstel.

Door de leverancier kan voorafgaande aan de pakketdemonstratie vaak een proforma contract worden opgesteld. Dit vormt dan de basis voor het conceptcontract voor aankoop en onderhoud van het pakket en ook voor de eventuele ontwikkeling van additionele functionaliteit. Dit contractvoorstel wordt aan de opdrachtgever overgedragen voor de uiteindelijke onderhandelingen en de ondertekening.

Om meer inzicht te krijgen in de werking van het meest bruikbare pakket en de haalbaarheid en volledigheid van de voorgestelde oplossing, wordt een proefomgeving gecreëerd (ook wel Conference Room Pilot genoemd), wordt de functionele bruikbaarheid van het pakket uitgetest en worden de consequenties voor organisatie, personeel, administratieve organisatie, financiën, informatievoorziening en technologie nader uitgewerkt. Daarna wordt een globale implementatiestrategie opgesteld, voor zover daar al een beeld van is.

De resultaten van de proeftuin worden in het oplossingsvoorstel opgenomen. Dit voorstel wordt vervolgens voorgelegd aan de opdrachtgever, die op basis van dit rapport een besluit neemt over het voorstel.

De verplichte taken in deze fase zijn:

• opstellen offerteaanvraag (2.01);
• evalueren offertes en selecteren leveranciers (2.02);
• inrichten proefomgeving ( 2.04);
• testen pakket (2.05).

De belangrijkste producten die in deze fase worden opgeleverd zijn:

• offerte aanvraag;
• offerte met pakketvoorstel van de leverancier;
• oplossingsvoorstel inclusief pakketvoorstel.

Indien het uitgangspunt wordt gehanteerd dat functionaliteit van het pakket bepalend is voor de organisatie en geen additionele functionaliteit is toegestaan, kan taak 2.3 ‘Bepalen pakket/ niet- pakket grenzen’ achterwege worden gelaten.

Taak 2.01 Opstellen offerteaanvraag

Voor het opstellen van de offerteaanvraag (zie ‘Methode en checklist pakket selectie en -implementatie (deel 4)’ worden de eisen en wensen verzameld en verwerkt in de offerte en vervolgens verstuurd vaar de pakketleveranciers van de shortlist. De offerteaanvraag bevat minimaal de volgende onderdelen:

• standaard inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever;
• administratieve afspraken met betrekking tot het offerteproces;
• beschrijving van de projectachtergrond en de benodigde commerciële informatie van de leverancier;
• beschrijving van de functionele, technische en operationele eisen en wensen.

Daarnaast worden in deze taak de evaluatiecriteria en daaraan gerelateerde wegingsfactoren toegespitst op de eisen en wensen zoals deze in de offerte aanvraag zijn opgenomen.

Taak 2.02 Evalueren offertes en selecteren leverancier

Binnen deze taak worden de pakketvoorstellen beoordeeld op basis van de evaluatiecriteria. De evaluatie geeft een beeld van de toepasbaarheid van elk van de pakketten ( bedrijfsstructuur, processen, gegevens en gebruikerstaken ) en van de gevolgen voor onder andere conversie, interfaces, implementatie en organisatie. De taak kan gecombineerd worden uitgevoerd met taak 2.03 ‘Bepalen pakket/ niet–pakket grenzen’, indien blijkt dat extra functionaliteit aan het pakket moet worden toegevoegd.

Ter ondersteuning van de evaluatie kunnen demonstraties worden bijgewoond of referentiebezoeken worden afgelegd. De pakketvergelijking resulteert in een  pakketoplossingsvoorstel waarin de volgende onderdelen zijn opgenomen:

• uitgangspunten en reeds genomen beslissingen;
• samengevatte conclusies ten aanzien van de functionele toepasbaarheid van de pakketten ( pakketfuncties, pakketaanpassingen, additioneel maatwerk en interfaces);
• consequenties van implementatie van elk pakket naar aspecten van organisatie, personeel, administratieve organisatie, financiële middelen, informatie voorzieningen en technische hulpmiddelen;
• aanbevelingen ten aanzien van de pakketkeuze en het vervolgtraject.

Het oplossingsvoorstel dat binnen deze taak wordt opgesteld heeft een dusdanige diepgang dat het voldoende basis geeft voor het maken van een gedegen keuze voor  een pakket. Het verder uitdiepen van het oplossingsvoorstel voor het voorgestelde pakket vindt plaats binnen een proeftuin (zie taak 2.05 ‘Testen pakket’).

Nadat de opdrachtgever, op basis van het oplossingsvoorstel, het besluit heeft genomen om met het voorgestelde pakket door te gaan, wordt met de betreffende pakketleverancier het conceptcontract opgesteld, waarin afspraken worden gemaakt met betrekking tot de wijze van acquisitie, de implementatieplanning, de vereiste wijzigingen en uitbreidingen ( voor zover bekend) en de ondersteuning bij de invoering en het beheer.

Taak 2.03 Bepalen pakket/ niet -pakket grenzen

De doelstelling van deze taak is inzicht te krijgen in de hoeveelheid extra additionele ontwikkelingen die nodig zijn om aan de systeemeisen en -wensen te voldoen.

Op basis van een confrontatie van het referentiemodel ( bedrijfsstructuur, gegevens, processen en autorisatie ) met het pakketmodel wordt bepaald welke functionaliteit door het pakket wordt uitgevoerd en welke op een andere wijze moet worden gerealiseerd. Hierbij kunnen verschillende alternatieve oplossingen worden gegenereerd.

Dit resulteert uiteindelijk in een voorstel waarin is opgenomen:

• welk deel van de toepassing met het pakket wordt gerealiseerd en welke delen of modulen van het pakket daarvoor nodig zijn;
• welke softwarematige aanpassingen noodzakelijk zijn in de standaard pakketfuncties;
• welk deel van de toepassing door middel van maatwerk wordt gerealiseerd;
• welke interfaces worden gerealiseerd en welke aanpassingen daarvoor in de omringende systemen nodig zin;
• welke organisatorische aanpassingen noodzakelijk zijn.

Dit voorstel, met zijn consequenties, wordt opgenomen in het oplossingsvoorstel.

Taak 2.04 Inrichten proefomgeving

Deze taak omvat het opzetten en beheren van een proefomgeving voor het uittesten van het standaardpakket. Hierbij wordt aandacht besteed aan de pakketinstallatie procedures, aan het creëren van een fysieke werkomgeving, aan het verzorgen van hardware, aan het opzetten van training, aan een testscenario en aan het verzamelen van de testgegevens.

Taak 2.05 Testen pakket

De doelstelling van deze taak is:

• vertrouwd raken van projectmedewerkers met de werking van het standaardpakket;
• beoordelen van de pakketdocumentatie;
• toetsen van de realiseerbaarheid van de eisen en wensen in het pakket;
• verfijnen van het oplossingsvoorstel.

Daarnaast wordt in deze taak ook documentatie vastgelegd van het implementatiemodel, voorzover deze reeds bekend is:

• gegevens- en procesmodel waarin de gekozen oplossing voor implementatie is verwerkt;
• autorisatiestructuur geënt op de nieuwe situatie;
• beschrijving van interfaces en aanpassingen in andere systemen.

De projectmedewerkers die de test gaan uitvoeren worden opgeleid in het pakket. Het testen van het pakket concentreert zich primair op de primaire bedrijfsprocessen van het applicatiegebied en op de consequenties voor de organisatie.

Naar aanleiding van de test komen wijzigingen en uitbreidingen op het oplossingsvoorstel vaar voren. De resultaten van de pakkettest worden verwerkt in het oplossingsvoorstel. Dit voorstel wordt vervolgens aan de opdrachtgever voorgelegd, die hierover een beslissing neemt. 

4. Fase 3. Functioneel Ontwerp

De doelstellingen van het functioneel ontwerp zijn:

• opstellen van een functioneel implementatiemodel van het pakket, aangevuld met de additionele functionaliteit;
• opstellen van een gedetailleerd functioneel ontwerp voor respectievelijk:
  • pakketwijzigingen en -uitbreidingen;
  • wijzigingen in andere systemen;
  • interfaces;
  • dataconversie.
• uitwerken consequenties voor de organisatie;
• bevestigen van de technische, operationele en economische haalbaarheid van het project.

Het uitgangspunt voor het functioneel ontwerp is een goedgekeurd oplossingsvoorstel. Het functioneel ontwerp resulteert voor de opdrachtgever in een document waarin is aangegeven hoe het oplossingsvoorstel wordt gerealiseerd. Dit document dient als basis voor de formele goedkeuring. Daarnaast legt het functioneel ontwerp voor de technisch ontwerpers een gedegen basis voor het uitvoeren van het technisch ontwerp.

De verplichte taken in deze fase zijn:

• bijwerken projectkwaliteitsplan (3.03);
• opstellen functionele pakketspecificaties (3.03);
• definiëren teststrategie ( 3.08 );
• controleren functioneel ontwerp ( 3.07);
• opstellen trainingsplan (3.10).

De belangrijkste producten die in deze fase worden opgeleverd zijn:

• bijgewerkt projectkwaliteitsplan;
• functionele specificaties voor pakket en maatwerk;
• teststrategie;
• trainingsplan.

Indien additionele functionaliteit wordt gerealiseerd om aan de eisen en wensen te voldoen, worden ook de taken 3.02 ‘Opstellen globale functionele specificaties’ en 3.04 ‘Opstellen gedetailleerde functionele specificaties’ uitgevoerd. De uitvoering van de overige taken is afhankelijk van de projectsituatie.

Taak 3.01 Bijwerken projectkwaliteitsplan

Binnen deze taak wordt het projectkwaliteitsplan, dat is opgesteld in taak 1.01, nader gedetailleerd voor de fase functioneel ontwerp. Het uitgangspunt voor deze taak is een goedgekeurd oplossingsvoorstel. De volledigheid en consistentie hiervan moeten worden vastgesteld. Tevens dient een technische omgeving beschikbaar te zijn ter ondersteuning van het opstellen van de functionele specificaties.

Binnen het kader van het projectkwaliteitsplan wordt opnieuw vastgesteld op welke wijze het toepassingsgebied wordt benaderd: per organisatorische eenheid, per geografische eenheid enzovoort. Binnen de gekozen aanpak worden vervolgens de uit te voeren taken en hun volgorde bepaald, alsmede de resources die betrokken zijn bij de uitvoering. Het projectkwaliteitsplan geeft ook aan op welke wijze wensen tot aanpassing van het pakket worden beoordeeld.

Taak 3.02 Opstellen globale functionele specificaties

Deze taak omvat het opstellen van de globale functionele specificaties voor omvangrijke processen die niet of niet geheel door het te implementeren pakket en andere in de organisatie operationeel zijnde informatiesystemen vervuld worden. De basis hiervoor is reeds gelegd in de taak 2.03 ‘Bepalen pakket/ niet -pakket grenzen’ uit de fase pakketselectie.

Het opstellen van de functionele specificaties voor de additionele processen wordt iteratief uitgevoerd met taak 3.03 ‘Opstellen functionele pakketspecificaties’. De taak resulteert in een beschrijving van:

• de functionele architectuur;
• de scope van additionele subsystemen;
• het gegevensmodel;
• de interfaces van de subsystemen met het pakket of met andere systemen;
• de consequenties van het functioneel ontwerp voor onder andere de implementatie en organisatie.

Taak 3.03 Opstellen functionele pakketspecificaties

Door middel van een topdown proces- en gegevensbenadering wordt tot op een gedetailleerd niveau de vereiste systeemfunctionaliteit vergeleken met de pakketfunctionaliteit, met als doel na te gaan in welke mate en op welke wijze de gewenste functionaliteit in de pakketfuncties kan worden ondergebracht. Bij het opstellen van de functionele specificaties is gebruikersparticipatie van essentieel belang. Ter ondersteuning van dit proces kan gebruik gemaakt worden van een ingericht testomgeving ten behoeve van prototyping.

De taak resulteert in een document, waarin zijn beschreven:

• de keuzes die gemaakt zijn voor de inrichting van de pakketfuncties en de motivatie daarbij;
• de wijze waarop het pakket en de pakketfuncties worden geparametriseerd om de gewenste functionaliteit te verkrijgen;
• de gevolgen van bepaalde pakketinstellingen voor andere pakketfuncties;
• de structuur van de bij het proces betrokken pakketfuncties, zoals schermdefinities, scherm- en transactieverloop;
• functionele specificaties van kleine wijzigingen/ uitbreidingen binnen het pakket (bijvoorbeeld additionele rapportages);
• functionele specificaties van de interfaces tussen het pakket, de pakketuitbreiding en andere systemen;
• eventuele aanvullingen van de data dictionary conform de definitieve oplossing en de aanvullingen op het datamodel;
• een gedetailleerd implementatiegegevensmodel;
• specificaties van de autorisatie.

Taak 3.04 Opstellen gedetailleerde functionele specificaties

De globale functionele specificaties van additionele subsystemen die in taak 3.02 zijn opgesteld worden in deze taak nader gedetailleerd. De functionele in- en uitvoerprocessen worden uitgewerkt. Ook worden van de subsystemen de interfaces, de autorisaties en het gegevensmodel verder gedetailleerd.

Taak 3.05 Definiëren wijzigingsstrategie andere systemen

De wijzigingen in de systemen die buiten het applicatiegebied vallen, worden in deze taak geanalyseerd en functioneel beschreven. Door het te implementeren pakket kunnen wijzigingen in de andere systemen nodig zijn, bijvoorbeeld door overlapping van functionaliteit van het pakket en de andere systemen of door een gewijzigde invoer en/ of uitvoer van gegevens van het pakket aan de andere systemen.

Taak 3.06 Definiëren wijzigingsstrategie organisatie

De doelstelling van deze taak is om de gevolgen van het te implementeren systeem voor de organisatie te bepalen. Vaak zal een voorgenomen organisatiewijziging de reden zijn voor een pakketimplementatie en niet omgekeerd. Desalniettemin zal de pakketimplementatie vaak gezien worden als de oorzaak van verandering en daardoor mogelijk weerstand opwekken bij de gebruikersorganisatie. Het vroegtijdig begeleiden en betrekken van de gebruikersorganisatie in dit veranderingsproces is van essentieel belang om de implementatie te doen slagen.
Binnen deze taak worden wijzigingen voor de organisatiestructuur en de bedrijfsprocessen bepaald die het gevolg zijn van het nieuw te implementeren systeem. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• verplaatsen van werkzaamheden naar een andere afdeling of locatie;
• toevoegen of verwijderen van bedrijfsfuncties of verantwoordelijkheden;
• wijzigingen voor de IT –organisatie voor het beheer van het pakket tijdens en na afloop van de implementatie.

Voor het doorvoeren van de organisatiewijzigingen wordt een strategie opgesteld, waarin wordt aangegeven hoe de wijzigingen in de organisatie door te voeren. Ook wordt op globaal niveau de opleidingsbehoefte vastgesteld, om medewerkers te begeleiden naar de toekomstige situatie.

Taak 3.07 Controleren functioneel ontwerp

De controle van het functioneel ontwerp is noodzakelijk om vast te stellen of het ontwerp een goede basis biedt voor de verdere ontwikkeling van het systeem. Hierbij wordt aandacht besteed aan de volgende zaken:

• bevestiging dat aan de bedrijfsdoelstellingen wordt voldaan door de pakketfunctionaliteit, de gedefinieerde wijzigingen en de uitbreidingen;
• de mogelijke gevolgen van het functioneel ontwerp met betrekking tot de eisen en wensen (herleidbaarheid, volledigheid, consistentie);
• mogelijke conflicten tussen implementatieoverwegingen (gerelateerd aan eisen en wensen, organisatiewijzigingen, wijzigingen andere systemen, dataconversie, training, testen enzovoort);
• technisch haalbaarheid in termen van architectuur, data- en procesmodellen, interfaces enzovoort;
• economische haalbaarheid ( in het bijzonder de verwachter kosten/ baten en de balans tussen enerzijds pakket en anderzijds pakketwijzigingen en andere modificaties).

Na controle van het functioneel ontwerp wordt dit ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd.

Taak 3.08 Definiëren teststrategie

De doelstelling van deze taak is een complete teststrategie te ontwikkelen, waarin is beschreven het testproces en de verantwoordelijkheden van betrokken partijen met hun rol daarin. De teststrategie bevat enerzijds een aantal fasen en anderzijds een aantal aandachtspunten.

Mogelijke testfasen zijn:

• test van de afzonderlijke wijzigingen in ander systemen en/ of additionele functionaliteiten die zijn gerealiseerd in subsystemen;
• pakkettest inclusief de aangebrachte pakketwijzigingen;
• integratietest tussen het pakket en de pakketuitbreidingen en ander systemen;
• systeemtest betreffende de functionaliteit en performance van het geïntegreerde pakket, de interfaces naar de externe systemen en alle operationele en gebruikersprocedures;
• acceptatietest betreffende het gehele systeem in een proefproductieomgeving en de overdracht naar het beheer.

De aandachtsgebieden van het testen zijn ondermeer:

• proeftransacties ( globaal functioneel testen  van afzonderlijke eenheden);
• complexe transacties (gedetailleerd functioneel testen);
• uitzonderingsvoorwaarden;
• hoge volumes van data en transacties;
• uitwijk- en recovery mogelijkheden;
• interfaces met andere systemen en dataconversie;
• handmatige procedures en training.

In de teststrategie worden testfasen, aandachtsgebieden, procedures, documentatie (testplan, specificaties, testdata en testrapport), hulpmiddelen en verantwoordelijken met hun rol vastgelegd.

Taak 3.09 Opstellen dataconversieplan

Bij de invoering van een nieuw informatiesysteem worden vaak bestaande gegevens uit het oude informatiesysteem geheel of gedeeltelijk overgenomen. Het opstellen van het conversieplan start met het identificeren van te converteren gegevens en het vaststellen de kwantiteit en de kwaliteit (correctheid en volledigheid) hiervan.

Voor elke conversie- en controleprocedure wordt een kostenschatting gemaakt voor zowel het ontwikkelen van de benodigde hulpmiddelen als voor het uivoeren van de betreffende conversie en controle. Hierbij dient benodigde man- en machinecapaciteit te worden aangegeven.
Voor de conversie en voor de completering van het datamodel worden vervolgens functionele specificaties opgesteld in de vorm van in- en uitvoerprocessen.

In het plan worden de afzonderlijke conversies, de controlepunten en het gebruik van resources vastgelegd. Het conversieplan is afhankelijk van de wijze van invoering van het nieuwe systeem en zal deel uitmaken van het nog op te stelle invoeringsplan.

Taak 3.10  Opstellen trainingsplan

Deze taak heeft tot doel het trainingsprogramma te bepalen voor het gebruik en het beheer van het nieuwe systeem. Hierbij gaat de aandacht uit naar algemene aspecten zoals:

• de basis van het nieuwe systeem;
• de gevolgen van het systeem voor de organisatie;
• basisinstructie in de nieuwe technologie;
• veranderingen en werkprocedures;
• verschillen tussen het oude en nieuwe systeem en de verwachte voordelen.

Maar vooral wordt aandacht besteed aan de wijze waarop het systeem de gebruiker ondersteunt bij het uitvoeren van zijn functie. In het trainingsplan worden er per doelgroep (eindgebruiker, beheerders, management) vastgelegd een trainingsprogramma en een planning van activiteiten en resources.