Methode en checklist pakketselectie en -implementatie deel 1 

1. Inleiding vierluik PSI

In vier delen publiceren wij een methodiek voor een complexe pakketselectie en -implementatie, aangevuld met een checklist. Deze methode is primair geschreven voor de externe projectleider, maar is zeker in combinatie met de checklist ook toepasbaar voor intern gebruik.

De methode is gemaakt voor omvangrijke trajecten, waarbij sprake is van aanvullend maatwerk en integratie met andere systemen, die ook deels maatwerk zijn. Schroomt u dus niet om activiteiten te schrappen, maar checkt u wel of daarmee geen belangrijke controles verloren gaan, ook al vergt de uitvoering daarvan maar enkele minuten.

Dit handboek sluit goed aan op Voorbeeld opzet handboek voor ICT kwaliteit deel 1 (2 en 3).

De opbouw van de delen is als volgt:

• Deel 1 omvat de inleiding en het vooronderzoek
• Deel 2 omvat de pakketselectie en het functioneel ontwerp
• Deel 3 omvat de pakketimplementatie
• Deel 4 omvat de checklist per activiteit 

2. Inleiding pakketselectie en implementatie methode

De pakketselectie en -implementatie methode (PSI) verdeelt een project waarmee een pakket wordt geselecteerd en geïmplementeerd in een aantal fasen, die op hun beurt weer verder onderverdeeld zijn in respectievelijk taken en activiteiten. Bovendien zijn beslis- en rapportage momenten gedefinieerd. Dit handboek geeft op globaal niveau aan hoe het selectie- en implementatietraject opgedeeld wordt in fasen, taken en activiteiten en is met name bestemd voor degenen die de selectie en implementatie daadwerkelijk uitvoeren.

Na deze inleiding wordt in dit document allereerst ingegaan op de fasering van het totale selectie- en implementatietraject ( hoofdstuk 3) . Vervolgens wordt iedere fase met bijbehorende taken kort beschreven. De nadruk ligt hierbij op het doel en de belangrijkste resultaten van de taak ( hoofdstuk 4). Daarna wordt in het vervolg van dit handboek dieper ingegaan op de achtereenvolgende afzonderlijk fasen. 

3. Fasering

Als een bepaald pakket gekozen is, zal dit pallet zelden voorzien in 100 % van de gewenste functionaliteit. Het gedeelte dat niet door middel van het pakket gerealiseerd wordt, kan dan als maatwerk ontwikkeld worden. Tevens zullen interfaces van en naar andere informatiesystemen ontwikkeld moeten worden ( voor zover het pakket daar niet in voorziet). Ook kan het zijn dat andere informatiesystemen, noodgedwongen, door de starheid van het pakket en/ of door het belang van bepaalde wensen, aangepast moeten worden. Hierdoor komt het voor dat tijdens de realisatie van het informatiesysteem gewerkt wordt in een geïntegreerde omgeving, samengesteld uit aspecten van verschillende omgeving zoals:

• 3e generatie omgeving,
• 4e generatie omgeving,
• webbased omgeving,
• pakketomgeving.

Doordat binnen de diverse omgevingen bepaalde fasen niet doorlopen hoeven te worden en zwaartepunten binnen de fasen verschuiven, bestaan er voor de fasering tussen ontwikkelings-/ implementatietrajecten binnen de diverse omgevingen verschillen.

In een 3e generatie omgeving geldt nog de klassieke fasering waarin de fasen Informatieanalyse, Functioneel Ontwerp, Technisch Ontwerp, Bouw, Testen en Invoering sequentieel doorlopen worden.

Een 4e generatie omgeving wijkt voor wat betreft fasering gedeeltelijk af van een 3e generatie omgeving. Met name een groot deel van de activiteiten in de fase Technisch Ontwerp behoeft niet meer of slechts beperkt te worden uitgevoerd (voorbeelden hiervan zijn: beschrijvingen van technische processen, I/O-schema’s en programmaspecificaties). Voor de webbased omgeving geldt dit nog sterker. Gezien de aard en de omvang van de nog uit te voeren activiteiten is het niet meer zinvol om het Technisch Ontwerp als afzonderlijke fase te beschouwen. In dat geval zullen die werkzaamheden uit het Technisch Ontwerp die toch nog noodzakelijk zijn, deels opschuiven naar het Functioneel Ontwerp en deels naar de Bouw.

In een pakketomgeving (zonder aanpassingen of bij te bouwen functies) wordt de te realiseren functionaliteit van het informatiesysteem nog steeds in de fase Functioneel Ontwerp vastgelegd. De manier waarop deze functionaliteit gerealiseerd wordt, wordt echter niet meer in de vorm van het klassieke Technisch Ontwerp en Bouw uitgevoerd. Dit is overbodig geworden ( in geval van starre pakketten ) of blijft beperk tot het inrichten, het parametriseren van het pakket ( in geval van flexibele pakketten).

Zoals eerder vermeld: bij pakketimplementatie is bijna altijd sprake van meerdere ontwikkel- of implementatie omgevingen. Toch zal voor het totale implementatietraject een uniforme overall fasering gevolgd moeten worden, met name om activiteiten als planning en control zinvol te kunnen uitvoeren. De volgende fasen worden gehanteerd in zo’n geïntegreerde omgeving:

• informatie analyse,
• realisatie,
• invoering.

Criterium bij de keuze voor de fasering van PSI is dat de ontwikkeling in andere omgevingen op eenvoudige wijze ingepast moeten kunnen worden in de methode. Afhankelijk van de projectsituatie kan van de PSI-fasering worden afgeweken. 

4. Beschrijving per fase

Opdeling van het pakketselectie en -implementatietraject in fasen zorgt er voor dat er mijlpalen (meetpunten) ontstaan op basis waarvan beslissingen genomen worden over de verdere uitvoering van het project. Het hele traject wordt opgedeeld in fasen die verder onderverdeeld worden in taken en activiteiten. Op basis van deze taken en activiteiten kan er gedetailleerd gepland worden per uit te voeren fase en worden concreet werkopdrachten opgesteld en uitgevaardigd.

PSI onderkent de volgende fasen:

• Bepalen eisen en wensen
• Pakketselectie
• Functioneel ontwerp
• Technisch ontwerp
• Bouw
• Testen
• Invoering

In de volgende hoofdstukken van dit handboek wordt een beschrijving gegeven van de fasen en de taken die daar binnen worden uitgevoerd. De beschrijving van de fasen bevat:

• de doelstellingen van de fase;
• de uitgangssituatie;
• de te bereiken resultaten;
• de aandachtspunten voor uitvoering;
• de relatie tussen taken;
• de inhoud van de taken van de fase.

Bij elke fase is een takendiagram opgenomen. Dit diagram geeft een overzicht van de ‘verplichte’ en ‘optionele’ taken. De verplichte taken zijn taken die onafhankelijk van de projectsituatie minimaal worden uitgevoerd. De optionele taken zijn projectafhankelijk. De meest logische volgorde van uitvoering van de taken is aangegeven door verbindingslijnen tussen de taken. Daarnaast is in het diagram de doorgaande fase in de vervolgfase aangegeven.

Per taak wordt een beschrijving gegeven van de doelstelling, de inhoud en de belangrijkste op te leveren producten. Daarnaast is in ‘Methode en checklist pakket selectie en -implementatie deel 4 het procesmodel van PSI weergegeven. In dit model wordt op schematische wijze de samenhang tussen de fasen, taken en activiteiten weergegeven. Tevens worden hierin van elke taak de benodigde producten, de uit te voeren activiteiten, de op te leveren producten en de betrokken verantwoordelijken en hun rol weergegeven. 

5. Fase 1. Bepalen eisen en wensen

De doelstellingen van het bepalen van de eisen en wensen zijn:

• bepalen van de bedrijfsdoelstellingen (systeem- en organisatiedoelstellingen) en potentiële mogelijkheden voor verbetering;
• bepalen van de gedetailleerde eisen en wensen ten aanzien van het nieuwe systeem’
• toetsen van de resultaten van inventarisatie, kosten/baten en risico analyse met het voorgaande plan uit de voorstudie;
• zorgen voor een basis voor onwikkeling, training conversie en implementatie;
• bevestigen van de haalbaarheid van het project.

Tijdens de fase ‘Bepalen eisen en wensen’ wordt de nadruk gelegd op wat het toekomstige systeem moet gaan doen. Het is essentieel dat de opdrachtgever de eisen en wensen grondig toetst, om onjuiste interpretaties te voorkomen. Onvolledige of inconsistente eisen of wensen kunnen resulteren in een ontoereikend ontwerp.

Een goed uitgevoerde bepaling van eisen en wensen geeft een solide basis voor een beoordeling van de belangrijkste onderwerpen:

• Worden de bedrijfsdoelstellingen gerealiseerd?
• Zijn de wijzigingen voor de organisatie acceptabel?
• Is het voorgestelde systeem technisch haalbaar?
• Zijn de verwachte kosten en baten haalbaar?

Bij de bepaling van eisen en wensen zijn de volgende elementen gedefinieerd en/ of gedetailleerd:

• systeemdoelstellingen;
• systeemeisen en -wensen;
• basisprocessen en daaraan gerelateerde gegevens;
• systeemgrenzen en relaties met andere systemen;
• bestaande onderdelen die moeten worden uitgebreid of vervangen;
• noodzakelijke organisatiewijzigingen.

De meeste zorg gaat uit naar het definiëren van de systeemeisen en -wensen en het maken van een referentiemodel, waarin de bedrijfsstructuur, gegevens, processen en gebruikerstaken van het applicatiegebied zijn opgenomen. Hierbij wordt nog weinig of geen rekening gehouden met de ontwikkel/ implementatie beperking. Indien echter reeds, bijvoorbeeld vanuit strategische overwegingen, een keuze is gemaakt voor een specifiek pakket, dan blijft het noodzakelijk de systeemeisen en wensen vast te stellen. Dit om uiteindelijk tot de meest ideale oplossing te komen en te bepalen welke behoeften door het pakket worden gedekt en welke door middel van additionele maatwerkontwikkeling of organisatorische aanpassing worden gerealiseerd. De projectmanager heeft de verantwoording om resultaten te verkrijgen, die de opdrachtgever in staat stellen beslissingen te nemen over de wenselijkheid voor continuering van de pakketselectie- en implementatie.

Er zijn vier verplichte taken in deze fase, te weten:

• opstellen projectkwaliteitsplan ( 1.01 );
• bepalen systeemeisen en -wensen (1.02);
• opstellen shortlist (1.05);
• opstellen referentiemodel (1.06).

Documenten die door deze taken worden voortgebracht zijn respectievelijk:

• projectkwaliteitsplan,
• definitie van systeemeisen en -wensen,
• de shortlist van pakketten en 
• het referentiemodel.

Als de omvang van de eisen en wensen beperkt is, worden taken (1.03 en 1.04) afhankelijk van de situatie. Ze zijn daarom optioneel.

Het projectkwaliteitsplan is een actief plannings- en controledocument waarin de projectmanager het operationele raamwerk voor het project uiteenzet. Het projectkwaliteitsplan bevat:

• de scope, doelstellingen en randvoorwaarden voor zowel project als systeem;
• het globale projectplan en de belangrijkste op te leveren producten;
• de projectorganisatie en de verantwoordelijkheden;
• het ontwikkelproces (fasering, taken en activiteiten);
• het projectmanagement proces, waarbij speciale aandacht wordt besteed aan de wijze waarop derden/ pakketleverancier worden aangestuurd;
• het controleproces inclusief configuratiemanagement, wijzigingenbeheer en kwaliteitsbeheer.

Een taak van de projectmanager is om elk van de projectdeelnemers te informeren over de inhoud van het plan en in het bijzonder over de rol van elk van de deelnemers in het project. Daarnaast wordt ook de organisatie op de hoogte gebracht vaan het projectkwaliteitsplan.

Bij het opstellen van het projectkwaliteitsplan wordt aandacht besteed aan:

• consistentie tussen de workbreakdown structuur, op te leveren producten en de overall planning;
• verplichtingen van de betrokkenen;
• te gebruiken technieken en tools;
• juiste allocatie van medewerkers en vaardigheden;
• procedures voor onder andere configuratiemanagement, wijzigingenbeheer, kwaliteitsbeheer en beveiliging;
• afstemming van het project met andere lopende projecten;
• beoordeling van uitgangsdocumentatie.

Taak 1.02 Bepalen systeemeisen en -wensen

Het doel van deze taak is het opstellen van een definitieve lijst met prioriteiten van de eisen en wensen voor het geprojecteerde toekomstige systeem. Bij het samenstellen van de eisen en wensen voor het toekomstige systeem worden de volgende activiteiten uigevoerd:

• vaststellen van de noodzakelijke systeemkenmerken ( in termen van bedrijfsstructuur, processen, gegevens, autorisatie, interfaces en performance ) en operationele behoeften ( gerelateerd aan organisatiewijzigen, implementatie centraal/ decentraal, geografische spreiding) of aan kwaliteitseisen (zoals overdraagbaarheid en hergebruik);
• toekennen van prioriteiten aan de behoeften.

De systeemeisen en -wensen worden door de opdrachtgever getoetst op consistentie met de bedrijfs- en systeemdoelstellingen, volledigheid en prioriteitsstelling.

Taak 1.03 Analyseren huidige systemen

In veel gevallen worden pakketten geïmplementeerd om bestaande systemen geheel of gedeeltelijk te vervangen. In deze taal worden de bestaande systemen in het applicatiegebied geanalyseerd, met als doel een bijdrage te leveren aan het samenstellen van de eisen en wensen ten aanzien van het toekomstige systeem. De uitvoering van de taak kan achterwege blijven indien deze reeds is uitgevoerd in het vooronderzoek, er sprake is van een volledig nieuwe opzet, of de functionaliteit en het gegevensmodel van het pakket bepalend is voor het nieuwe systeem.

In de beschrijving van de huidige systemen worden de volgende zaken opgenomen:

• bepalen van de huidige systeemdoelstellingen;
• beschrijvingen van het data- en procesmodel;
• beschrijvingen van interfaces en autorisatiestructuur;
• vaststellen van operationele kenmerken van het huidige systeem, zoals knelpunten, efficiency, kosten enz.

Taak 1.04 Analyseren huidige organisatie

Deze taak omvat het bestuderen en analyseren van de huidige bedrijfsdoelstellingen, van de organisatiestructuur en van bedrijfsfuncties, verantwoordelijkheden en operationele kosten. De doelstelling is het reduceren van de risico’s van het nieuwe systeem, om tegemoet te komen aan de bedrijfsdoelstellingen en het verhogen van het vertrouwen in het projectteam.

Indien als gevolg van de invoering van het pakket de toewijzing van kosten wordt geherstructureerd, is het noodzakelijk in deze fase inzicht te verkrijgen in de kostentoerekening.

Het onderzoek resulteert in een model dat de effectiviteit van de organisatie belicht met betrekking tot het ondersteunen van de huidige systemen, en dat ook de bereidheid en de geschiktheid van het personeel aangeeft om zich aan te passen aan de toekomstige veranderingen en een bijdrage te leveren aan de definitie van de systeemeisen -wensen.

Taak 1.05 Samenstellen shortlist

De doelstelling van deze taak is om te komen tot een shortlist van pakketleveranciers, die vervolgens een uitnodiging ontvangen voor het uitbrengen van een voorstel voor een pakketoplossing, gebaseerd op de eisen en wensen van het systeem. In het ideale geval bevat de lijst niet meer dan drie leveranciers.

Hieraan voorafgaand worden de volgende activiteiten uigevoerd:

• opstellen van een document voor het verkrijgen van pakket/ leverancier informatie;
• opstellen pakket/ leverancier evaluatiecriteria.

Daarnaast wordt een globale pakketstrategie opgesteld, waarin de aanpak wordt vastgelegd met betrekking tot zaken als:

• installatie van hard- en software;
• proeftesten;
• training van geschikte medewerkers voor het uivoeren van de test;
• bepaling van de gegevens die nodig zijn voor uitvoering van de test;
• meting van de geschiktheid van het pakket voor de organisatie.

Op basis van de evaluatiecriteria worden de pakketten en leveranciers beoordeeld.
Leveranciers die bij deze evaluatie afvallen, worden hiervan op de hoogte gebracht.

Taak 1.06 Opstellen referentiemodel

De systeemeisen en -wensen zijn geïdentificeerd tijdens de taak ‘Bepalen systeemeisen en -wensen’. Nadat deze zijn geaccordeerd door de opdrachtgever, moeten deze worden gemodelleerd om een geconsolideerde en consistente beschrijving van het systeem te verkrijgen, inclusief de gevolgen voor de organisatie en de pakketimplementatie.

Het referentiemodel bevat de volgende onderdelen:

• de toekomstige bedrijfsstructuur;
• het gegevensmodel;
• het procesmodel (van bedrijfsprocessen);
• de gebruikerstaken.

Daarnaast wordt een beschrijving opgenomen van de interfaces, de operationele kenmerken, de implicaties en de organisaties.

Omdat het pakketselectieproces uitsluitsel moet geven over de mate waarin het pakket aansluit bij de eisen en wensen, is het van belang dat het referentiemodel volledig is en voldoende diepgang heeft, alvorens gestart wordt met dit proces.