Methode en checklist pakketselectie en -implementatie deel 3

1. Inleiding vierluik PSI

In vier delen publiceren wij een methodiek voor een complexe pakketselectie en -implementatie, aangevuld met een checklist. Deze methode is primair geschreven voor de externe projectleider, maar is zeker in combinatie met de checklist ook toepasbaar voor intern gebruik.

De methode is gemaakt voor omvangrijke trajecten, waarbij sprake is van aanvullend maatwerk en integratie met andere systemen, die ook deels maatwerk zijn. Schroomt dus niet om activiteiten te schrappen, maar checkt je wel of daarmee geen belangrijke controles verloren gaan, ook al vergt de uitvoering daarvan maar enkele minuten.

Dit handboek sluit goed aan op Voorbeeld opzet handboek voor ICT kwaliteit deel 1 (2 en 3).

De opbouw van de delen is als volgt:

• Deel 1 omvat de inleiding en het vooronderzoek
• Deel 2 omvat de pakketselectie en het functioneel ontwerp 
• Deel 3 omvat de pakketimplementatie
• Deel 4 omvat de checklist per activiteit 

2. Inleiding pakketselectie en -implementatie methode

De pakketselectie en -implementatie methode (PSI) verdeelt een project waarmee een pakket wordt geselecteerd en geïmplementeerd in een aantal fasen, die op hun beurt weer verder onderverdeeld zijn in respectievelijk taken en activiteiten. Bovendien zijn beslis- en rapportage momenten gedefinieerd. Dit handboek geeft op globaal niveau aan hoe het selectie- en implementatietraject opgedeeld wordt in fasen, taken en activiteiten en is met name bestemd voor degenen die de selectie en implementatie daadwerkelijk uitvoeren.

In deel 1 van dit handboek werd allereerst ingegaan op de fasering van het totale selectie- en implementatietraject. Vervolgens werd iedere fase met bijbehorende taken kort beschreven. De nadruk lag hierbij op het doel en de belangrijkste resultaten van de taak. Daarna werd het vooronderzoek beschreven.
Vanaf deel 2 wordt dieper ingegaan op de afzonderlijke volgende fasen. 

3. Fase 4. Technisch Ontwerp

De doelstelling van het technisch ontwerp is het opleveren van technische specificaties voor het bouwen en testen van de pakketmodificaties en -uitbreidingen en voor wijzigingen in andere systemen.

In de technisch ontwerp fase worden de functionele specificaties vertaald naar technische specificaties. Deze specificaties vormen de basis voor de bouw- en testfase. Prototyping kan in deze fase gebruikt worden voor het demonstreren van de technische mogelijkheden, kenmerken en ontwerpen. In deze fase worden ook de systeem- en acceptatietestplannen en testspecificaties opgesteld. Ter voorbereiding op het in productie nemen van het systeem wordt een invoeringsplan opgesteld en worden handmatige procedures en trainingen gespecificeerd. Alle op te leveren producten uit deze fase worden getoetst op onder andere volledigheid, consistentie en haalbaarheid. De resultaten van deze fase worden vastgelegd in het technisch ontwerp rapport.

De verplichte taken zijn:

• bijwerken projectkwaliteitsplan (4.01);
• opstellen technische pakketspecificaties (4.02);
• ontwikkelen invoeringsplan (4.03);
• plannen en specificeren systeemtesten (4.04);
• controleren technisch ontwerp (4.05);
• plannen en specificeren acceptatietesten (4.06).

De belangrijkste producten die in deze fase technisch ontwerp worden opgeleverd zijn:

• bijgewerkt projectkwaliteitsplan;
• gedetailleerd technisch ontwerp voor pakket en maatwerk;
• testplannen en specificaties;
• invoeringsplan.

Taak 4.01 Bijwerken projectkwaliteitsplan

Binnen deze taak wordt het projectkwaliteitsplan nader gedetailleerd voor de fase technisch ontwerp.
Het uitgangspunt voor deze fase is een goedgekeurd functioneel ontwerp. Hiervan moeten de volledigheid en de consistentie worden vastgesteld. Tevens dient een technische omgeving beschikbaar te zijn ter ondersteuning van het opstellen van de technische specificaties. Binnen de gekozen aanpak worden vervolgens de uit te voeren taken bepaald, alsmede volgorde hiervan en de resources die erbij betrokken zijn.
In het projectkwaliteitsplan wordt tevens vastgelegd welke standaards, procedures, technieken en hulpmiddelen gebruikt worden bij het technisch ontwerp.

Taak 4.02 Opstellen technische pakketspecificaties

De functionele specificaties van de pakketwijzigingen (taak 3.03) worden in deze taak vertaald naar technische specificaties. De eerste taak die hierbij wordt uitgevoerd is het beoordelen van de technische architectuur en het procesmodel en het verfijnen hiervan op basis van de functionele specificaties. Hierbij wordt op basis van de hard/software configuratie aangegeven op welke wijze de pakketwijzigingen of -uitbreidingen worden ondergebracht en hoe de relatie is van het pakket met de maatwerkontwikkelingen.

Tegelijkertijd wordt het functionele datamodel omgezet in een technisch datamodel, dat is toegespitst op de file of het database management systeem van het pakket.

De netwerkarchitectuur en de ondersteunende processen worden beoordeeld en zonodig aangepast om de communicatie te realiseren en eventuele bottlenecks te signaleren.

De autorisatie- en beveiligingsfaciliteiten worden ingericht en zonodig uitgebreid.

Tenslotte wordt in het technisch ontwerp aandacht besteed aan het ontwerpen van de interfaces met betrekking tot de systeem software utilities en systeem- en userinterfaces.

Taak 4.03 Opstellen gedetailleerde technische specificaties

De gedetailleerde functionele specificaties voor de additionele functionaliteit (uit taak 3.04) worden in deze taak vertaald naar technische specificaties. De activiteiten die binnen deze tak worden uitgevoerd zijn gelijk aan die van taak 4.02 ‘Opstellen technische pakketspecificatie’, met dien verstande dat hierbij het zwaartepunt ligt op het realiseren van additionele functionaliteit op het pakket.

Taak 4.04 Ontwikkelen invoeringsplan

In het invoeringsplan wordt het proces beschreven voor de overgang naar het nieuwe systeem. Bij het opstellen van het plan dient rekening te worden gehouden met de synchrone activiteiten voor wijzigingen in andere systemen, voor data conversie, voor organisatiewijzigingen en voor training.

Ook worden de volgende aspecten in ogenschouw genomen:

• aanpassingsvermogen van de gebruikerorganisatie;
• gevolgen voor de gebruikers in de tweede lijn;
• tijdelijke beperkingen en overbruggingen;
• mogelijke herinstallatie van het oude systeem;
• opslag en archivering van de oude systeemgegevens.

Voor het opstellen van het invoeringsplan worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

• opstellen van een definitieve aankooplijst voor hard- en software;
• beschrijving van het overgangsproces;
• bepalen van de hardware-, software- en pakketinstallatie;
• verwerken van het conversieplan;
• opstellen van procedures en verantwoordelijkheden;
• verwerken van een trainingsplan;
• uitwerken van applicatiebeheer, gegevensbeheer en technisch beheer.

Taak 4.05 Plannen en specificeren systeemtesten

Uitvoering van de systeemtesten houdt onder andere in:

• uitgebreide functionele test (over de verschillende functiegebieden heen);
• test van complexe transactievolgorde (tijdsaspect);
• test van gedistribueerde functies en data;
• presentatie van alle uitzonderingscondities die in het ontwerp zijn voorzien;
• volumetest (data en transacties);
• stress test (piekverweking);
• security test (beveiliging programmatuur en gegevens);
• performance test (responsetijden);
• storage test (intern en extern geheugengebruik);
• configuratie test;
• compatibility/ conversion test ( aansluiten van nieuw systeem op het bestaande);
• reliability test (betrouwbaarheid van het systeem);
• recovery test (technische onderhoudbaarheid);
• documentation test (beoordelen en accepteren technische documentatie);
• proceduretest.

De systeemtest heeft betrekking op het gebruik en het beheer van het pakket, de pakketuitbreidingen en -wijzigingen, de interfaces en de wijzigingen in ander systemen.

Het plan van de systeemtest omvat de testaanpak, de hulpmiddelen die daarbij worden gebruikt, de aandachtsgebieden en de wijze waarop de resultaten moeten worden gedocumenteerd. De specificaties omvatten de doelstelling van de systeemtest, het afbakenen van het testgebied en van de specifieke onderdelen die worden getoetst en het vaststellen van de succes- en afbreukcriteria. Hiertoe wordt een testscript opgesteld en worden de testdata bepaald. Ook worden de afhankelijkheden tussen de verschillende testen vastgelegd. In het plan is ook aangegeven wie betrokken worden bij de uitvoering van de systeemtest. Dit zijn in principe medewerkers van het projectteam.

Taak 4.06 Specificeren wijzigingen andere systemen

De functionele specificaties voor de wijzigingen in andere systemen en interfaces ( taak 3.05 ) worden in deze taak vertaald naar technische specificaties. De activiteiten die binnen deze taak worden uitgevoerd zijn gelijk aan die van een technisch ontwerptraject voor maatwerk ontwikkeling.

Taak 4.07 Specificeren handmatige procedures

In deze  taak worden de procedures gespecificeerd die niet door het geautomatiseerde proces worden verzorgd. De handmatige procedures hebben enerzijds betrekking op het systeemgebruik en anderzijds op het systeembeheer.

Taak 4.08 Controleren technisch ontwerp

De controle van het technisch ontwerp is noodzakelijk om vast te stellen of het ontwerp een goede basis biedt voor de verder ontwikkeling van het systeem. Hierbij wordt aandacht besteed aan de volgende zaken:

• controleren of het technisch ontwerp aan de eisen uit het functioneel ontwerp voldoet, waarbij aandacht wordt besteed aan de achterhaalbaarheid, volledigheid en consistentie;
• de mogelijke conflicten tussen test- en invoeringsplan, gerelateerd aan organisatiewijzigingen, wijzigingen in andere systemen, dataconversie, training enzovoort;
• technisch haalbaarheid in termen van architectuur, data- en procesmodellen, netwerken, interfaces, performance enzovoort;
• operationele haalbaarheid in termen van organisatie, commitment aan de oplossing, trainingsfaciliteiten enzovoort;
• economische haalbaarheid (in het bijzonder de verwachte kosten/ baten en de balans tussen enerzijds pakket en anderzijds pakketwijzigingen en ander modificaties).

Na controle van het technisch ontwerp wordt dit ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd.

Taak 4.09 Plannen en specificeren acceptatietesten

De doelstellingen van de acceptatietest zijn:

• toetsen of het gerealiseerde systeem aan de acceptatiecriteria voldoet;
• kennismaken met het systeem en de gebruiker vertrouwen geven dat het systeem werkbaar is voor de toekomstige situatie, in samenhang met de administratieve procedures en andere informatiesystemen;
• toetsen van de juistheid en bruikbaarheid van de handleidingen.

Het plan van de acceptatietest omvat de testaanpak, de hulpmiddelen die daarbij worden gebruikt, de aandachtsgebieden en de wijze waarop de resultaten moeten worden gedocumenteerd.

De specificaties omvatten de doelstelling van de acceptatietest, het afbakenen van het testgebied, de specifieke onderdelen die worden getoetst en het vaststellen van de succes- en afbreukcriteria. Hiertoe worden een testscript opgesteld en de testdata bepaald. Ook worden de afhankelijkheden tussen de verschillende testen vastgelegd. In het plan wordt ook aangegeven wie betrokken worden bij de uitvoering van de acceptatietest. Dit zijn in principe alle disciplines die in de toekomst gebruik gaan maken van het systeem.

Taak 4.10 Specificeren dataconversie tools

Deze taak omvat het opstellen van een technisch ontwerp voor software, van procedures en testen voor het ondersteunen van het dataconversieproces en voor het testen van de juistheid van de geconverteerde data. De basis hiervoor is aangegeven in het conversieplan (taak 3.09).

Bij de specificatie van dataconversie tools wordt er naar gestreefd het ontwerp aan te laten sluiten bij de ontwerpfilosofie van het pakket. Naast de specificaties van de conversie tools wordt ook een inschatting gemaakt van verwachte run tijden en data volumes. Tevens wordt aandacht besteed aan de herstartbaarheid van de conversieprocessen.

Taak 4.11 Specificeren training

Op basis van het trainingsplan (taak 3.10) worden in deze taak de specificaties van de training nader uitgewerkt. Activiteiten zijn: het specificeren van de trainingmodules, van de documentatie, van de faciliteiten en van het trainingtestplan. 

4. Fase 5. Bouw

De doelstellingen van deze fase zijn:

• realiseren van alle operationele systeemprocessen voor zowel de pakketuitbreidingen en -wijzigingen als ook voor de additionele functionaliteit en de wijzigingen in andere systemen;
• uitvoeren van de afzonderlijke testen;
• ontwikkelen conversie tools en trainingsmateriaal;
• ontwikkelen invoeringsprocedures;
• testen van de pakketuitbreidingen en -wijzigingen die door de pakketleverancier zijn aangebracht.

In de bouwfase worden de  gedetailleerde technische specificaties omgezet naar operationele programma’s en data. Elke opgeleverde eenheid wordt afzonderlijk getest.

Daarnaast worden de systeemhandleidingen gemaakt, de handmatige procedures afgerond en het trainingsmateriaal ontwikkeld.

De verplichte taken in deze fase zijn:

• bijwerken projectkwaliteitsplan (5.01);
• specificeren pakketwijzigingen (5.02);
• inrichten ontwikkelomgeving (5.05);
• ontwikkelen pakketwijzigingen (5.06);
• ontwikkelen invoeringsprocedures (5.10);
• testen pakket (5.11).

Indien wijzigingen en / of uitbreiding in het pakket of in andere systemen zijn voorzien, worden de betreffende taken opgenomen.

De belangrijkste producten die in deze fase worden opgeleverd zijn:

• bijgewerkt projectkwaliteitsplan;
• invoeringsprocedures;
• specificaties en gerealiseerde pakketwijzigingen;
• resultaten van de hertest.

Uitvoering van de overige taken is afhankelijk van de projectsituatie.

Taak 5.01 Bijwerken projectkwaliteitsplan

Binnen deze taak wordt het projectkwaliteitsplan nader gedetailleerd voor de fase bouw. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan  programmeerstandaards, technieken, hulpmiddelen en aan de inrichting van de verschillende omgevingen.

Taak 5.02  Specificeren pakketwijzigingen

In deze taak worden op basis van de technische specificaties van de pakketwijzigingen (taak 4.02) de programma- en testspecificaties opgesteld. De stijl van het structureren van de programma’s en testen moet consistent zijn met de standaard van het pakket. De uitvoering van de taak is verder conform het traditionele bouwproces dat behoort bij de betreffende omgeving. In verband met toekomstige releasewisselingen van het pakket is het noodzakelijk de wijzigingen in het pakket te herkennen. Dit vereist speciale procedures.

Taak 5.03 Plannen en specificeren integratietesten

De integratietest heeft betrekking op de relatie tussen het pakket en zijn uitbreiding / wijzigingen.

Het plan van de integratietest omvat de testaanpak, de hulpmiddelen die daarbij worden gebruikt, de aandachtsgebieden en de wijze waarop de resultaten moeten worden gedocumenteerd.

De specificatie omvat de doelstelling van de integratietest, het afbakenen van het testgebied, de specifieke onderdelen die moeten worden getoetst en het vaststellen van de succes- en afbreukcriteria. Hiertoe wordt een testscript opgesteld en worden de testdata bepaald. Ook worden de afhankelijkheden tussen de verschillende testen vastgelegd.

Taak 5.04 Opzetten systeemhandleidingen

De set van handleidingen is gericht op het gebruik en het beheer van het systeem en kan de volgende elementen omvatten:

• een systeemoverzicht;
• de gebruikershandleiding voor het gebruik van het systeem;
• de operators manual voor het technisch beheer van het systeem;
• online- helpfaciliteiten.

Taak 5.05 Inrichten ontwikkelomgeving

Deze taak omvat het inrichten en het beheren van een omgeving voor het uitvoeren van de bouwactiviteiten aan het pakket en andere systemen. Hierbij wordt aandacht besteed aan het creëren van een fysieke werkomgeving, aan het installeren en beheren van hardware en software en aan het inrichten en beheren van de ontwikkelingsomgeving.

Taak 5.06 Ontwikkeling pakketwijzigingen

Deze taak omvat het programmeren en testen in het pakket, op basis van de programmaspecificaties voor de pakketwijzigingen die zijn opgesteld in taak 5.02.

Taak 5.07 Specificeren programma’s

Op basis van de gedetailleerde technische specificaties voor additionele functionaliteit ( taak 4.03  ) worden in deze taak de programma- en testspecificaties opgesteld.

Taak 5.08 Wijzigen andere systemen

Binnen deze taak worden de programmaspecificaties opgesteld en uitgewerkt voor de gewijzigde interfaces en de wijzigingen in andere systemen, die het gevolg zijn van de pakketimplementatie. Ook hierbij wordt het klassieke bouwtraject gevolgd. De specificaties voor de wijzigingen in andere systemen zijn opgesteld in taak 4.06.

Taak 5.09 Ontwikkelen handmatige procedures

Deze taak omvat het ontwikkelen van handmatige procedures voor het beheer en het gebruik van het systeem, op basis van de specificaties die in taak 4.07 zijn gegenereerd.

Taak 5.10 Ontwikkelen invoeringsprocedures

Deze taak omvat het in detail uitwerken van de invoeringsprocedures zoals beschreven in taak 4.04 ‘Ontwikkelen invoeringsplan’. Hierbij moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:

• aflevering en installatie van de hardware, pakket en aanpassingen / uitbreidingen;
• configuratie van de technische installatie;
• tijdelijke overbruggingen tussen oude en nieuwe systemen;
• dataconversie en het creëren van nieuwe databases;
• gebruikerstraining;
• multi-site synchronisatie;
• afsluiten oude systeem;
• beveiligingsmechanismen;
• back-up en recovery;
• uitwijkscenario.

Als de invoering van het nieuwe systeem in verschillende fasen wordt uitgevoerd, worden voor elke fase de bovengenoemde aspecten beschreven.

Taak 5.11 Hertesten pakket

De doelstelling van deze taak is het afsluiten van het testtraject voor het pakket met de aangebracht pakketwijzigingen. Hierbij wordt met name aandacht besteed aan de wijzigingen en de invloed die de wijzigingen hebben op het pakket. In deze test worden de additioneel gerealiseerde functionaliteit en de wijzigingen in andere systemen buiten beschouwing gelaten. Het plan voor uitvoering is grotendeels analoog aan het plan voor testen van het pakket ( taak 2.05 ), met dien verstande dat speciale aandacht wordt besteed aan de pakketwijzigingen.

Taak 5.12 Ontwikkel integratietestprogrammatuur

De in taak 5.07 gespecificeerde software en de testdatabase om het pakket in samenhang met de omgeving te testen, wordt nu gebouwd nadat in taak 5.11 is vastgesteld, dat het pakket zelf correct werkt.

Taak 5.13 Ontwikkelen dataconversietools

De doelstelling van deze taak is het ontwikkelen en testen van conversieprogrammatuur op basis van de specificaties uit taak 4.10. Hiervoor kan speciaal programmatuur worden ontwikkeld of kan gebruik worden gemaakt van systeem utilities of van aanpassing van bestaande interfaces.

Taak 5.14 Ontwikkelen trainingsmateriaal

Deze taak omvat het genereren en testen van alle trainingsmaterialen, zoals visuele hulpmiddelen, hand-outs, zelfstudiemateriaal, casestudies, voorbeelden, evaluatieformulieren, coachrichtlijnen enzovoort. Er worden trainingen opgezet voor het gebruik en het beheer van het systeem, voor het conversieproces en voor de training zelf. De specificaties voor de ontwikkeling van het trainingsmateriaal zijn gegenereerd in taak 4.11. 

5. Fase 6. Testen

De doelstelling van deze fase is het pakket in een dusdanige staat van gereedheid te brengen dat het projectteam het vertrouwen krijgt dat het pakket met zijn wijzigingen en uitbreidingen, en de systemen die in relatie staan met het pakket, voldoen aan de gestelde eisen en wensen.
Binnen deze fase worden de systeem- en integratietesten uitgevoerd. In de teststrategie is de basis voor het testen vastgelegd ( taak 3.08 ) In de planning en in de specificaties voor het testen ( taken 4.05 en 5.03 ) is deze verder uitgewerkt. Fouten die tijdens de testen naar voren komen, worden in deze fase opgelost.

De resultaten van de systeem- en integratietesten kunnen gevolgen hebben voor het invoeringsplan. Indien dit het geval is, worden ze verwerkt in het plan.

Er zijn twee verplichte taken in deze fase, te weten:

• Inrichten testomgevingen (6.01);
• Uitvoeren systeemtesten (6.02).

De bovenstaande taken leveren respectievelijk een systeemtestrapport en een integratietestrapport op. De uitvoering van de integratietesten is afhankelijk van de aangebrachte pakketwijzigingen en -uitbreidingen.

Taak 6.01 Inrichten testomgevingen

Deze taak voorziet in het inrichten van een omgeving voor het testen van het nieuwe systeem ( pakket en wijzigingen en uitbreidingen ) en zijn externe interfaces en van wijzigingen in ander systemen.
Hierbij wordt aandacht besteed aan het creëren van een fysieke werkomgeving, aan het installeren en beheren van testhardware en -software, aan het inrichten en beheren van de testomgeving en aan het definiëren en installeren van gebruikersprocedures en operationele procedures.

Systeemtesten zijn per definitie bedoeld om de juiste werking van het complete systeem te demonstreren. Dit houdt in een demonstratie van de gerealiseerde functionele specificaties, van de technische specificaties, van de gebruikershandleiding, van de operators handleiding, en van de operationele omgeving en de acceptatiecriteria.

Tijdens de systeemtesten kunnen de verschillende aspecten parallel worden getest. Bij het optreden van fouten worden de consequenties met grote zorg geëvalueerd.

Uitvoeren van de systeemtest omvat de volgende activiteiten:

• genereren van testdata;
• uitvoeren van de systeemtest volgens de voorgeschreven testspecificaties (taak 5.03);
• analyseren van testresultaten;
• uitvoeren van correctieve acties;
• opstellen van het integratietestrapport.
   

6. Fase 7. Invoeren

De doelstellingen van deze fase zijn:

• verkrijgen van systeem- en projectacceptatie;
• vullen van het systeem met operationele data;
• beschikbaar stellen van de applicatie voor beheer en gebruik;
• in gebruik nemen van de applicatie door de gebruikers;
• projectteam dechargeren van verantwoordelijkheden.

De invoering vindt plaats in drie stadia, te weten:

• ten eerste:
  De acceptatietest wordt uitgevoerd in een omgeving die zo goed mogelijk aansluit bij de toekomstige productieomgeving. Parallel daaraan kunnen de dataconversie en training plaatsvinden.
• ten tweede:
  Het productiesysteem wordt geïnstalleerd en alle benodigde hardware, software en gegevens zijn gereed om in productie te nemen.
• ten derde:
  Gebruikers en beheerders gaan over naar het nieuwe systeem, waarbij de overdracht van het projectteam naar beheer plaatsvindt.

De invoering van het nieuwe systeem vindt plaats op basis van het invoeringsplan dat is opgesteld in taak 4.04. Binnen deze fase moet een formele acceptatie verkregen worden van de opdrachtgever. Deze acceptatie kan in diverse stappen plaatsvinden, bijvoorbeeld na de acceptatietest, na de invoering en na de garantieperiode.

De verplichte taken in deze fase zijn:

• inrichten invoeringsomgeving (7.01);
• uitvoeren acceptatietesten (7.02);
• inrichten productiesysteem (7.05);
• overdragen systeem (7.06);
• uitvoeren projectevaluatie (7.07);
• ondersteunen tijdens garantieperiode (7.08).

De belangrijkste producten die in deze fase worden opgeleverd zijn:

• acceptatietestrapport;
• systeeminstallatierapport;
• projectevaluatierapport.

Taak 7.01 Inrichten invoeringsomgeving

De invoeringsomgeving wordt ingericht voor uitvoering van de acceptatietest, voor de data conversie en voor training. Voor elk van deze drie kunnen aparte omgevingen worden ingericht. Bij het inrichten van de omgevingen worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

• inrichten applicatiebeheer en technisch beheer voor productiefase;
• completeren en verspreiden systeemdocumentatie;
• inrichten accommodatie en administratie;
• inrichten beveiliging en toegangscontrole;
• installeren hard- en software;
• inrichten acceptatietestomgeving;
• inrichten data conversieomgeving;
• inrichten trainingsomgeving.

Taak 7.02 Uitvoeren acceptatietesten

De acceptatietest  valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruikersorganisatie, waarbij ondersteuning geleverd kan worden door het projectteam. De doelstelling van de acceptatietest is te verifiëren of het op te leveren systeem voldoet aan de opgestelde specificaties en gereed is voor in-productiename.

Het uitvoeren van de acceptatietest omvat de volgende activiteiten:

• genereren van (geconverteerde) data voor acceptatietest;
• installeren gebruikersprocedures en operationele procedures;
• uitvoeren van de acceptatietest volgens de voorgeschreven specificaties (taak 4.09);
• analyseren testresultaten;
• uitvoeren van correctieve acties;
• opstellen van acceptatietestrapport.

Taak 7.03 Converteren data

De doelstelling van deze taak is het uitvoeren van alle activiteiten, handmatig of geautomatiseerd, die zijn gespecificeerd (taak 3.09 en 4.10) voor het converteren van alle noodzakelijke data van het oude systeem naar het nieuwe systeem. De activiteiten die bij het converteren worden uitgevoerd zijn:

• installeren conversiesoftware;
• definiëren van conversieprocedures;
• uitvoeren van dataconversie;
• controle van geconverteerde data;
• ondersteunen van correctieve acties;
• opstellen conversierapport.

Taak 7.04 Verzorgen training

Deze taak omvat het verzorgen van trainingen voor het toekomstig gebruik en beheer van het systeem, zoals vastgelegd in het trainingsplan (taak 3.10).

Het doel van de training moet zijn dat:

• de gebruikersorganisatie overtuigd raakt van het nut van het systeem en gemotiveerd raakt om het te gebruiken;
• de gebruikers en beheerders zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid ten aanzien van het systeem;
• de gebruikers weten op welke wijze het systeem hen bij de uitvoering van hun werkzaamheden ondersteunt.

Taak 7.05  Inrichten productiesysteem

Deze taak gaat direct vooraf aan de overgang naar het nieuwe systeem en vereist daarom strakke controle vanwege het kritische karakter, de tijdsbeperkingen en het risico van verstoring van de dagelijkse operaties.
Alle benodigde hardware en operatingsysteemsoftware moet voorbereid zijn, data geladen, programma’s geladen, netwerk geïnstalleerd, systeemparameters gezet en alle betrokken medewerkers worden geïnformeerd ter bevestiging van hun verantwoordelijkheid en uitvoering van de invoeringsprocedures.

Taak 7.06 Overdragen systeem

Nadat het productiesysteem is geïnitieerd en gecontroleerd door een aantal vooraf opgestelde opstartactiviteiten, kunnen de systeemdocumentatie en de verantwoordelijkheden van het projectteam worden overgedragen aan de gebruikers en de beheerders.

Taak 7.07 Opstellen projectevaluatierapport

De doelstelling van deze taak is het vastleggen van de ervaringen die opgedaan zijn in het project in termen van:

• uitvoering van de fasen;
• gebruik van standaards, procedures, technieken en hulpmiddelen;
• kwalitatieve en kwantitatieve informatie van de betrokken partijen.

De evaluatie is ook bedoeld om inzicht te krijgen in de mate van tevredenheid van de klant over het uitgevoerde project en hieruit lering te trekken voor vervolgprojecten.

Taak 7.08 Ondersteunen tijdens garantieperiode

Het pakket en zijn wijzigingen kunnen om economische redenen niet voor 100 % worden getest. Door het testen kan de aanwezigheid van fouten worden aangetoond, maar niet de afwezigheid. De doelstelling van deze taak is dan ook om storingen of onjuist gerealiseerde specificaties te verhelpen. Dit betreft niet alleen het pakket, maar ook de wijzigingen, de additionele functionaliteit en de hardware. Het is van belang dat de opdrachtgever duidelijke afspraken maakt met de betrokkenen over de inhoud van de garantieondersteuning en de duur van de garantieperiode.