Bedrijfsnoodplan en Bedrijfshulpverlening (BHV) noodzaak

1. Business Continuity, calamiteitenplan, ontruimingsplan

Een calamiteitenplan, ontruimingsplan of BHV-plan is een onderdeel van de bedrijfsstrategie. Ondernemen is veelal afhankelijk van een grondige voorbereiding om de concurrentie een stap voor te blijven, ook tijdens calamiteiten. In dat licht bezien wordt de meerwaarde van een Business Continuity Plan (BCP) oftewel van ‘continuity management’ direct duidelijk. Het beste resultaat krijgen we uiteraard als de invulling van het BHV-beleid vanuit de organisatie zelf komt. Daarmee creëren we draagvlak en risicobewustzijn binnen de organisatie, hetgeen de mogelijke kans op incidenten reduceert, wat de continuïteit weer ten goede komt. 

1.1 Business Continuity Plan als management tool en PR

Een bedrijfsspecifiek Business Continuity Plan dient dan ook als management tool te worden gezien; behalve dat het fungeert als leidraad gedurende een calamiteit, kan het ook het managementteam ondersteunen bij het nemen van juiste en maatschappelijk verantwoorde beslissingen. Bestuurders kunnen er achteraf mee aantonen dat zij al het mogelijke hebben gedaan met betrekking tot hun verplichtingen en verantwoordelijkheden jegens personeel, organisatie en samenleving. Maar ook voor de toekomst kan een Business Continuity Plan van grote waarde zijn, namelijk in de vorm van een marketing tool, welke de organisatie kan gebruiken om (potentiële) klanten te overtuigen dat zij zaken (gaan) doen met een organisatie die veiligheidsbewust is en tevens heeft nagedacht over continuïteitsgaranties in geval van een calamiteit.
Binnen een bedrijfsnood organisatie richt een Business Continuity Plan zich op de volgende aandachtgebieden: 

• handhaving van de bestaande situatie;
• verbetering;
• herstel na stagnatie

Daarbij dient een Business Continuity Plan een masterplan te zijn voor het opstellen van een bedrijfsnood organisatie. 

1.2 Veiligheid is containerbegrip

Als er gesproken wordt over continuïteitsmanagement is veiligheid een belangrijk proces, dat in bedrijfsleven, samenleving en politiek opzicht volop in de schijnwerpers staat. Veiligheid is echter ook een containerbegrip waarmee je alle kanten uit kunt, en in het kader waarvan ondernemingen en/of instellingen vaak onbewust risico’s nemen: “Het gebeurt bij ons toch nooit”.
In feite is continuïteitsmanagement een verzameling van begrippen: ‘Security’ – ‘Safety’ –’Veiligheidsbewustzijn’ – ‘Veiligheidsgevoel’. Door een projectmatige aanpak middels een paraplu model als het Business Continuity Plan kunnen bestaande riskmanagement disciplines en/of aanwezige informatie binnen een bedrijf integreren. Hierdoor wordt het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden, maar ontstaat synergie tussen en draagvlak bij de diverse disciplines. 

1.3 Voorbeeld Business Continuity Plan

Het zal duidelijk zijn dat door training en verspreiden van het Business Continuïteitsplan alleen het gewenste draagvlak niet wordt gerealiseerd. Voor de ideale integratie dient het Business Continuity Plan ook getest te worden. Een dergelijke test dient ondersteund en geïnitieerd te worden door het hoger management op basis van een reëel vastgesteld scenario. 

2. Ontruimingsplan en BHV-plannen met test indicatoren

Ingrijpende zaken als een ontruimingsplan en BHV moeten inzichtelijk zijn via indicatoren, die getest kunnen worden. Onderstaande matrix geeft een aantal test indicatoren voor het inschatten van maximale schaden: 

 De maximale schade die een onderneming kan lijden in de sfeer van bedrijfsschade bestaat uit de aanvullende kosten die gemaakt moeten worden voor tijdelijk hulpbronnen of faciliteiten om de activiteiten van de onderneming te kunnen voortzetten, plus netto verlies aan inkomen dat kan worden toegeschreven aan de stagnatie. 

3. Wettelijke eisen BHV gaan niet over Business Continuity

Een belangrijk onderdeel van het Business Continuïteitsplan is de bedrijfshulpverlening. Het is bekend uit de verzekeringswereld dat de meeste bedrijven met grote brandschade, verzekerd of niet, uiteindelijk failliet gaan. De reden is dat de meeste bedrijven niet voorbereid zijn op een crisis. Ze kunnen daarom in crisisomstandigheden niet flexibel genoeg inspelen op de situatie om daarmee toch hun klanten te behouden. Zo’n crisis kan te maken hebben met brand of een ongeval, maar ook met zaken als productterugname of productiefouten. Een goede voorbereiding betekent bijvoorbeeld het hebben van een back-up vestiging van waaruit de bedrijfsactiviteiten kunnen worden voortgezet. Een grote aanslag is niet het voor de hand liggende ‘maatscenario’ waarop een bedrijfsnood organisatie zich moet voorbereiden, maar grote stroomstoringen of een brand die tot langdurige ontruiming van een gebouw leidt, hebben soortgelijke effecten. 

3.1 Arbo

Hoe vervelend het ook is aan bedrijfshulpverlening zijn wettelijke eisen gesteld voor de veiligheid van personeel en aanwezige derden. Veel BHV-organisaties zijn dan ook alleen daarop ingericht.Aan het presteren van een BHV-organisatie worden geen wettelijke eisen gesteld ten behoeve van de bedrijfscontinuïteit.Vanuit het oogpunt van de wetgever middels de Arbowet (zie Arbo-piramide) is dat een keus van de ondernemer. Er is hier een directe parallel te zien met de bouwregelgeving voor brandveiligheid: vanuit het oogpunt van de wetgever is het alleen zaak dat de aanwezigen kunnen vluchten. Wie wil voorkomen dat zijn bedrijf vertraagd afbrand via brandscheidingen moet daar zelf in investeren. De consequentie is vaak dat de verplichte BHV-organisatie helemaal losstaat van de in principe bredere maar vrijwillige bedrijfsnood organisatie. Vanuit het oogpunt van efficiency en effectiviteit is dat vanzelfsprekend niet optimaal, maar het is geen reden om BHV-personeel niet te gebruiken als de kern van een flexibele bedrijfsnood organisatie. Het is behalve motiverend voor de BHV’ers ook kosteneffectief.  

Een binnen de verzekeringswereld gehanteerde vuistregel is dat er in een productiebedrijf tenminste eenmaal in de dertig jaar een grote brand uitbreekt. Wie als bedrijf goede kans wil hebben dertig jaar te overleven moet investeren in een bedrijfsnood organisatie oftewel in bedrijfshulpverlening. 

3.2 Brand: onverschilligheid, onvoorzichtigheid en onwetendheid

De oorzaken van brand zijn vrijwel altijd terug te voeren op onverschilligheid, onvoorzichtigheid en onwetendheid (3 O’s).
In onderstaande tabel wordt een overzicht van 2002 gegeven op welke plaatsen statistisch de meeste branden voorkomen met de financiële schade. 

Figuur 4: Plaatsen van brand en schade 

De belangrijkste oorzaken van brand in bedrijfsgebouwen zijn in de onderstaande tabel aangegeven.

 Figuur 5: Oorzaken van brand en schade 4.

4. Hoe een versnipperde bedrijfshulpverlening voorkomen?

Bij gedifferentieerd reguleren van de bedrijfshulpverlening verliest een onderneming snel het overzicht of men nog voldoet aan de gestelde eisen van wie doet wat. Binnen crisismanagement dient een gezegde, “Before the emergency nobody cares. During the emergency nobody knows. After the emergency everyone’s an expert”. Hoe kan een versnipperde en ineffectieve bedrijfshulpverlening worden voorkomen?
Dit is alleen maar mogelijk door bedrijfsveiligheidbeleid op te nemen in het primaire bedrijfsbeleid van een organisatie. De schakels van de veiligheidsketen vormen de basis van dit beleid: 

 Figuur 6: Schakels van de veiligheidsketen

4.1 Overzicht bedrijfsbeveiligingsorganisatie

Vanwege de toenemende concurrentie dienen managers zich primair te richten op hun core business. Daarbij moeten ze vaak moeilijke beslissingen nemen, zoals welke bedrijfsprocessen betreffende bedrijfsbeveiliging kunnen we uitbesteden? Men stuit daarbij op de complexiteit van de regelgeving. Wat moet ik doen en wat kost het mij om te realiseren wat de wetgever en/of verzekering mij oplegt? Als ik dit onvoldoende nakom, dan krijg ik een boete, omdat de arbeidsinspectie verklaart dat mij grove nalatigheid kan worden verweten.
Als ondernemer zie je al snel door de bomen het bos niet meer en stel je jezelf de vraag: Wat kan ik zelf doen en wat kan ik door derden laten uitvoeren? Het niet nemen van deze primaire beslissing kan door inefficiëntie van bedrijfsbeveiligingsprocessen leiden tot grote kostenposten en tot: 

• onverantwoorde risico’s voor het personeel en aanwezige bezoekers;
• stagnatie in de supply-chain-cyclus;
• aansprakelijkheid door derden, zoals personeel, bezoekers, toeleveranciers;
• boetes door de arbeidsinspecties;
• het intrekken van vergunningen, zoals gebruikersvergunning, milieuvergunning;
  faillissement.

4.2 Gevolgen brand

De gevolgen van brand zijn voor een bedrijf vaak desastreus. Onderzoek toont aan dat de gevolgen van een uitslaande brand in 71% van de gevallen op termijn leidt tot stopzetting van het bedrijf. Door doeltreffende, planmatig voorbereide acties kunnen de gevolgen van brand aanzienlijk worden beperkt. Gebleken is dat de schade bij een succesvolle actie (in eerste 5 minuten) tot 20 keer lager is. Het juist melden van brand, vrijhouden van vluchtwegen en het verlenen van eerste levensreddende handelingen zijn belangrijke taken van een bedrijfshulpverlener. 

4.3 Schadeclaims en faillissement

Een onvolledige bedrijfsnood organisatie kan in een worse case scenario leiden tot een faillissement. De uiteindelijke verantwoordelijkheid gaat verder dan die voor het ontstaan van immateriële schade, zoals persoonlijk letsel, gedeeltelijke invaliditeit of zelfs de dood. In navolging van wat in de Verenigde Staten gebeurt, snellere financiële genoegdoening als men vindt dat men daar recht op heeft, bestaat ook hier tegenwoordig minder de neiging om terughoudend te zijn met claims jegens de overheid, de werkgever, de arts, de advocaat of andere willekeurige schadeveroorzakers. Er wordt vaker en hoger geclaimd en ‘no cure no pay’-systemen hiervoor hebben hun intrede gedaan. 

5. Keuzes bij BHV-beleid en bedrijfsnoodplan

Er zijn verschillende manieren om met bedrijfshulpverlening (BHV) en een bedrijfsnoodplan om te gaan: 

• Bedrijfshulpverlening laten voor wat het is en hopen dat er niets gebeurt.
• De verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitvoeren en deze laten voor wat ze zijn.
• Conform wetgeving voldoende mensen opleiden als bedrijfshulpverlener en er verder geen aandacht aan schenken.
• Ervoor zorgen dat de juiste bedrijfsnoodplannen op papier worden gezet en daarna de documenten in een la laten verdwijnen.

5.1 Opzetten BHV en bedrijfsnoodplan

Een bedrijfshulpverlening organisatie en bedrijfsnoodplan moeten zo worden opgezet dat: 

• iedereen binnen de organisatie zich hierin herkent;
• bovenstaande knelpunten op een juiste wijze worden aangepakt;
• de organisatie voor het behoud van de continuïteit professioneel bezig kan zijn met haar core business;
• een juist evenwicht wordt gerealiseerd tussen kosten en baten.

Om een bedrijfsnood organisatie in te richten kan men zichzelf de onderstaande vragen stellen: 

• Is ons bedrijfshulpverleningsplan volledig?
• Hebben we een ontruimingsplan en is dit volledig?
• Zijn onze plattegronden up-to-date?
• Is het personeel goed opgeleid en geoefend?
• Zijn wij gebruikersvergunning verplicht?

Binnen een bedrijfsnood organisatie dient een bedrijfsnoodplan (BHV-plan ) te worden voorzien van verschillende modules en gecontroleerde opschaling om ellende te voorkomen. Een bedrijfsnoodplan moet geoefend en getraind worden. Iedere calamiteit gaat gepaard met chaos, en hoe langer het duurt overzicht te krijgen en de chaos te reduceren, hoe groter de schade. 

Het doel van een BHV-plan of bedrijfsnoodplan is de in het plan opgenomen maatregelen, instructies en richtlijnen hanteerbaar te maken, teneinde bij een calamiteit: 

• de veiligheid van de medewerkers en/of bezoekers te waarborgen;
• de verliezen op de goederenvoorraad te beperken;
• de bedrijfspanden met de daarin aanwezige bedrijfsmiddelen te beschermen.

Een standaard voor het opzetten van een bedrijfshulpverleningsplan of BHV-plan vindt je in het artikel ‘Opzetten BHV-organisatie en BHV-plan’. 

5.2 Actueel houden BHV-plan

Ten behoeve van het bedrijfshulpverleningsproces dient men het bedrijfshulpverlening plan conform het handhavingtraject actueel te houden. Het verdient aanbeveling het bedrijfshulpverlening plan tweemaal per jaar te controleren en waar nodig aan te passen. Denkt je hierbij aan mutaties van het personeel, telefoonnummers, adressen enzovoort. 

5.3 Beveiligingsadvies

Vanwege de complexiteit van de BHV-regelgeving is het van belang om vast te stellen welk niveau van de bedrijfsnood organisatie ingericht moet worden. Voor het vaststellen hiervan dient een veiligheidsschouw plaats te vinden, waarbij de facilitair manager en de KAM-coördinator een rondgang dienen te maken binnen de organisatie c.q. instelling. Uiteraard kan men ook kiezen voor beveiligingsadvies door een externe beveiligingsadviseur. 

De doelstelling van de veiligheidsschouw zijn de volgende: 

• het in kaart brengen van de aanwezige (rest) risico’s, conform het risicoprofiel;
• het vaststellen van de ‘Wettelijke Taken (WT)’ en ‘Niet-Wettelijke Taken (NWT)’;
• het vaststellen van ter plaatse aanwezige bouwkundige en elektronische maatregelen;
• het vaststellen van noodzakelijke acties op het private terrein;
• het vaststellen van wenselijke acties op het private terrein.

6. Uitbesteden bedrijfshulpverlening (BHV)

De concurrentiedruk die veel ondernemingen noodzaakt om de kosten, en dan vooral de kosten van niet-kern activiteiten, permanent onder controle te houden pleit voor het uitbesteden van bedrijfshulpverlening (BHV). Vaak kiest men voor uitbesteding als het gaat om de facilitaire, ondersteunende processen, die doorgaans niet tot het primaire proces van de onderneming behoren en die bovendien grote en moeilijk te beheersen kostenposten vormen. 

6.1 Beveiliging en veiligheid gaan over Business Continuity

Als het management onvoldoende aandacht besteedt aan de veiligheid, dan bestaat het risico dat er onjuiste accenten worden gelegd met schade aan de vitale bedrijfsprocessen. De materie van de veiligheidsprocessen is doorgaans complex en ondoorzichtig, echter de veiligheidsactiviteiten zijn van vitaal belang voor de continuïteit van de organisatie. Beveiliging en veiligheid gaan ook over Business Continuity!
Het uitbesteden van de veiligheidsactiviteiten of een deel daarvan aan een beveiligingsadviseur kan een manier zijn om verantwoorde kostenbesparingen te realiseren. De deskundigheid van een beveiligingsbureau staat borg voor een ongestoorde en efficiënte continuïteit van de veiligheidsprocessen. 

Voordelen van uitbesteden: 

• kostenbesparing;
• meer aandacht voor de kerncompetenties;
• beheersbaarheid van de complexiteit van regelgeving;
• meer controle, minder zorgen.

6.2 Voorbeeld BHV-outsourcing pakket

Een praktisch outsourcing pakket BHV (voor bijvoorbeeld een periode van drie jaar) kan bestaan uit: 

• telefonisch advies (eventueel ook advies via E-mail) 
• risico-inventarisatie en evaluatie BHV;
• houden van een bedrijfshulpverlening Audit;
• opstellen van BHV-procedures;
• beheren van het opleidingsprogramma;· beheren van de technische brandveiligheidinstallaties;
• houden van BHV-oefeningen;
• toetsing van BHV-offertes;
• aanspreekpunt voor de brandweer of overige instanties.