Dit document is een handleiding voor het opzetten, onderhouden en continu verbeteren van uw bedrijfshulpverleningsorganisatie en uw BHV-plan en gaat over de veiligheid en de gezondheid van medewerkers en bezoekers van uw organisatie, zoals de ARBO-wet dit voorschrijft.
Deze handleiding is opgesteld volgens een vast principe en is bedoeld voor alle niveaus binnen een organisatie. Basis is in feite een continue verbetercyclus, die periodiek doorlopen moet worden en die de volgende activiteiten omvat:
Bij wijziging van een probleem moeten mogelijk de doelstellingen worden gewijzigd en de maatregelen aangepast.
Aan de hand van een RI&E moet een organisatie bepalen wat de geïdentificeerde risico’s voor de organisatie zijn en welke van die risico’s zij als de belangrijkste classificeert. Op basis hiervan wordt vervolgens een Plan van Aanpak opgesteld. Na eliminatie (of beperking) van de meeste risico’s zullen er uiteindelijk een aantal geaccepteerde restrisico’s overblijven, die niet afgedekt worden door preventie. Niet alle calamiteiten kunnen tenslotte worden voorkomen. Voor deze restrisico’s stelt de organisatie het bedrijfshulpverleningsplan (BHV-plan) op. Om dit BHV-plan te kunnen uitvoeren, moet een BHV-organisatie worden opgezet en ingericht.
Voorwaarden voor een succesvolle BHV-organisatie zijn:
Op deze voorwaarden willen we in de volgende hoofdstukken nader ingaan.
Een organisatie moet een RI&E uitvoeren. In deze RI&E moet onder meer het volgende schriftelijk worden vastgelegd:
Wettelijk is vastgelegd dat een werkgever in eerste instantie de arbeid zodanig dient te organiseren, dat deze geen nadelige invloed heeft op de veiligheid en de gezondheid van de werknemer. Als uit de RI&E blijkt dat de arbeid die nadelige invloed toch heeft, dan moet de werkgever de gevaren en risico’s voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemer zoveel mogelijk bij de bron voorkomen of beperken. Pas als dit niet mogelijk is, mag de werkgever andere doeltreffende maatregelen nemen, waarbij maatregelen die gericht zijn op collectieve bescherming voorrang hebben op maatregelen die gericht zijn op individuele bescherming. Pas als laatste mogelijkheid mag de werkgever doeltreffende en passende persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) aan de werknemer ter beschikking stellen. Een Plan van Aanpak (PvA) waarin de risicobeperkende maatregelen zijn beschreven maakt onderdeel uit van de RI&E. In dit PvA moet tevens worden aangegeven binnen welke termijn de maatregelen zullen zijn genomen.
Over de RI&E als onderdeel van het ARBO-beleid moet de werkgever overleggen met de Ondernemingsraad (OR). In ondernemingen waarin minder dan vijftien personen werkzaam zijn, overlegt de werkgever met de belanghebbende werknemers zelf.
Deze RI&E is uitsluitend gericht op de veiligheid en gezondheid van werknemers en bezoekers. Als je het opstellen van een BHV-plan wilt combineren met het opstellen van een plan voor bedrijfscontinuïteit, dan heeft je een een uitgebreidere risicoanalyse nodig. (Zie ook ‘Inventarisatie diensten, dreigingen en processen in jouw Business Continuity Plan BCP’.)
Volgens artikel 20 van de ARBO-wet moet een (intern) deskundige die in het bezit is van een certificaat voor arbeids- en bedrijfsgeneeskunde, arbeidshygiëne, veiligheidskunde of arbeids- en organisatiekunde de RI&E toetsen en er advies over uitbrengen. De werkgever mag zich ook laten bijstaan door een gecertificeerde arbodienst. De OR moet een schriftelijke kopie van dit advies ontvangen. De RI&E en het PvA vallen namelijk onder het instemmingsrecht van de OR. Daar dit onderwerp zeer belangrijk is en de OR hiervoor de expertise vaak mist, is het verstandig dat de OR zich laat adviseren door een onafhankelijke interne of externe deskundige.
Op basis van de RI&E moeten de risico’s worden geïnventariseerd en geëvalueerd. Omdat de RI&E altijd actueel moet zijn, moet deze worden onderhouden. De RI&E moet zo vaak worden aangepast als gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden, de stand van de wetenschap en van professionele dienstverlening of de ermee opgedane ervaring daartoe aanleiding geven. Dit betekent dat bij elke verandering in de organisatie de impact moet worden bepaald voor de RI&E. Voorbeelden van veranderingen die impact kunnen hebben, zijn:
De BHV-organisatie moet zich voorbereiden op noodsituaties door de noodplannen, procedures en werkinstructies die aan de hand van de vooraf opgestelde risicoscenario’s zijn vastgelegd in het BHV-plan regelmatig te oefenen. Door de doelstellingen van het BHV-plan meetbaar te maken met prestatie-indicatoren, kan worden bepaald of de doelstellingen zijn bereikt. Tijdens (de evaluatie van) een inzet of oefening zal dan blijken of het BHV-plan geschikt, adequaat en doeltreffend is. Zo nodig moeten preventieve en/of corrigerende maatregelen ter verbetering worden geformuleerd en geïmplementeerd.
Het BHV-plan wordt dus opgesteld voor het beheersen van de restrisico’s binnen de organisatie en bevat alle informatie, maatregelen en voorzieningen om volgens van te voren opgestelde procedures bij ongevallen, calamiteiten en incidenten de directe schade te kunnen minimaliseren en adequate spoedeisende hulp te kunnen verlenen, totdat de externe hulpverleningsdiensten zijn gearriveerd.
Het BHV-plan moet zodanig worden opgesteld dat het gemakkelijk kan worden aangepast. Een goed BHV-plan is beknopt van omvang en is voor iedereen (ook voor externe hulpverlening) te begrijpen.
Om de actualiteit van het BHV-plan te waarborgen, moet een beheerder worden aangesteld.
Een BHV-plan bestaat uit de volgende onderdelen:
Op een aantal zaken willen we wat dieper ingaan, omdat deze vaak ontbreken.
Het algemene deel moet de algemene gegevens van de organisatie bevatten en de inbedding van de BHV-organisatie in de totale organisatie beschrijven. De uitgangspunten voor het BHV-plan en de scope van het plan kunnen hierin tevens kort worden aangegeven, waarbij beknopt wordt beschreven welke arbeid wordt verricht, wat de risico’s en de genomen maatregelen zijn, wat de alarmprocedure inhoudt, welke functie bepaalt dat een noodplan in werking treedt en wordt ingetrokken, door welke deskundige werknemers de bijstand wordt verleend, hoe afstemming plaatsvindt en afspraken luiden met de externe hulpverleningsdiensten en omliggende organisaties en hoe de gefaseerde opschaling is geregeld. Tevens moeten alle belangrijke telefoonnummers hier staan vermeld en moet er een procedure zijn opgenomen voor het documentenbeheer.
Adequate communicatie tijdens een crisissituatie zal beter verlopen als van te voren een communicatieplan is opgesteld. Dit houdt in dat de organisatie moet hebben vastgelegd hoe de interne en externe voorlichting zal worden verzorgd en hoe zal worden gecommuniceerd om van een bestaande (ongewenste) situatie naar een gewenste situatie te komen. Er moet daartoe een Crisis Management Team (CMT) worden samengesteld. Een belangrijke taak van het CMT is het zeker stellen van de continuïteit van de organisatie, zoals beschreven in het bedrijfscontinuiteitsplan of het Business Continuity Plan (BCP). (Zie ook ‘Integratie BHV-plan met Business Continuity Plan’.)
In het ontruimingsplan moeten alle maatregelen en procedures staan beschreven voor de ontruiming van een gebouw. Het ontruimingsplan dient een goedkeuringsstempel van de brandweer te hebben. Het moet zowel een situatietekening (ligging) bevatten, als een tekening waarop alle vluchtrichtingen, de alarmering, de spoedeisende hulpverleningsmaterialen en technische voorzieningen zijn aangegeven. Deze tekening kan ook in de bijlagen worden opgenomen.
In het nazorgplan staan alle maatregelen beschreven die in verband met nazorg genomen kunnen worden. Tevens wordt hierin vastgelegd welke functie hiervoor verantwoordelijk is.
De eerste stap in het maken van een BHV-plan is zoals gezegd het opstellen van een RI&E en het uitwerken van preventieve maatregelen in het Plan van Aanpak. Aan de hand van de restrisico’s en de doelstellingen die zijn geformuleerd, wordt een PvA opgesteld om de BHV-organisatie voor te bereiden op noodsituaties en om te zorgen dat zij hierop adequaat en doeltreffend kan reageren. De noodzakelijke maatregelen worden schriftelijk vastgelegd in het BHV-plan.
Als het gaat om het onderhoud van het BHV-plan is dit natuurlijk een zeer theoretische benadering. Bekende restrisico’s als een ongeval, brand, gifwolk, bommelding enzovoort zijn nooit uit te sluiten. Bij onderhoud van het plan moet dan ook vooral gekeken worden naar veranderingen zoals uitbreiding van bedrijfsactiviteiten, nieuwe beschikbare technologieën en nieuwe regelgeving, die aanleiding kunnen vormen tot aanpassing van het BHV-plan. In de praktijk bestaat er bij het onderhoud van het BHV-plan nauwelijks een relatie met de RI&E, behalve dat de RI&E de organisatie dwingt om het gehele BHV-plan nog eens na te lopen, zodat zij noodzakelijke aanpassingen automatisch tegenkomt. Hierbij vergeet men vaak te beoordelen of de aansluiting met het Business Continuity Plan (BCP) of het calamiteitenplan nog klopt. Door dit wel te doen kan veel dubbel werk worden voorkomen en kunnen misverstanden worden vermeden. (Zie ook ‘Integratie BHV-plan met Business Continuity Plan’.)
Door ook de resultaten van oefeningen te evalueren, leert de organisatie van die resultaten. Als de doelstellingen van het BHV-plan niet geheel zijn bereikt, kunnen indien nodig nieuwe maatregelen worden genomen.
Door een verbetercyclus dient dus continue verbetering te worden bereikt. Belangrijkste voorwaarde hierbij is, dat de directie of het management via een adequate rapportage de verbeteringen kan monitoren, zodat goede besluitvorming mogelijk is. (Zie ook ‘Managementrapportage risicoprofiel informatiebeveiliging ISO 27001 of 27002’.) Bij het opstellen van de rapportage moet er rekening mee worden gehouden, dat het management zich helemaal niet wil verdiepen in bedrijfshulpverlening, maar dat het adequate besluiten wil kunnen nemen, die passen in het geheel van geprioriteerde beleidsterreinen binnen de organisatie. Als men tracht het management in te wijden in de geheimen van de bedrijfshulpverlening, dan haakt het meestal in hoog tempo af. (Zie ook ‘Informatiebeveiligers verpesten iedere awareness’.)
Rondom het BHV-plan moet een BHV-organisatie worden opgezet en ingericht, welke een voorpostfunctie vervult voor de externe hulpverleningsdiensten. Daarbij wordt tevens vastgesteld hoeveel spoedeisende hulpverleners voor de beheersing van noodsituaties noodzakelijk zijn.
De BHV’ers moeten alle andere werknemers voorlichten, instrueren en informeren op het gebied van veiligheid en gezondheid. Reeds aanwezige expertise in een organisatie, zoals bijvoorbeeld expertise op het gebied van inkoop, budgetbeheer, leidinggeven, communicatie en voorlichting, ICT, preventie, risicomanagement, slachtofferhulp, crisismanagement, vaststellen van beleidsdoelstellingen, werken met gevaarlijke stoffen enzovoort moet bij het inrichten van een BHV-organisatie worden ingezet. Uiteraard kunnen taken worden uitbesteed aan de desbetreffende afdelingen. Ook is het mogelijk mensen van deze afdelingen op te leidenen tot BHV’er.
Als een organisatie meerdere vestigingen heeft, dan moet per vestiging een BHV-plan en een BHV-organisatie worden opgezet. Het zelfde geldt in feite voor een gebouwencomplex op een bedrijventerrein. In dat geval kunnen bepaalde functies, zoals bijvoorbeeld een alarmnummer of een bedrijfsarts, echter wel gemeenschappelijk zijn.
Het is zeer belangrijk dat duidelijk is wie beslissingen mag nemen over onder andere:
Voor basistaken die door de BHV-organisatie moeten worden uitgevoerd, volstaat in veel gevallen een interne taakinstructie met veiligheidstraining en oefening.
Een BHV-organisatie kan ondanks goede preventieve maatregelen altijd worden geconfronteerd met een probleem dat niet was voorzien. Daarna moet er dan indien mogelijk voor worden gezorgd, dat dit probleem zich in de toekomst niet meer kan voordoen. Dit soort incidenten moet daartoe een plaats krijgen in de onderhoudsprocedure; dat vormt de basis voor het verbetermechanisme. Stappen die hiervoor moeten worden genomen zijn:
Op deze wijze zal zich binnen de totale organisatie een leerproces afspelen met betrekking tot het veiligheids- en gezondheidsbeleid, in dit geval met betrekking tot de BHV-organisatie, dat resulteert in een continu verbeterproces, één van de grondslagen van ieder kwaliteitssysteem.
U moet zich er wel van bewust zijn, dat als je eenmaal bezig bent met het uitvoeren van een risico-inventarisatie (RI&E) of het opstellen van een BHV-plan, het in de behoefte om volledig te zijn verleidelijk en natuurlijk is, om steeds meer mogelijke risico’s te verzinnen. Ook moet je beseffen dat de uitvoering wordt gedaan door weldenkende en goed opgeleide mensen, die uitstekend in staat zijn om ook in crisissituaties beslissingen te nemen. Niet alles moet dan ook in procedures worden gevangen.
Het is vooral essentieel dat duidelijk is wie welke beslissing mag en moet nemen en hoe een ontruiming snel georganiseerd kan worden.
Verder dienen de draaiboeken per calamiteit ‘lean and mean’ zijn, opdat zij ook daadwerkelijk gebruikt zullen worden bij een calamiteit. Het slechtste BHV-plan is tenslotte een BHV-plan, dat niet gebruikt wordt, omdat het lezen tijdens de crisis te veel tijd kost.