In 4 jaar van re-actief naar pro-actief

Oorzaak

Vijf jaar geleden was het aantal ongevallen binnen de organisatie te hoog en besloten ze aan de slag te gaan om dit aantal terug te dringen. In eerste instantie werd door Kader Group (voorheen D&F) gestart met het verder opzetten van de veiligheidsafdeling en werden veiligheidskundige aspecten aangepakt zoals, basisveiligheidsregels, veiligheidsdialoog ronden, incident meldingen systeem, werkvergunningstelsel, Taak Risico Analyse systematiek, Laatste minuut risicoanalyse, VCA opleidingen, bedrijfsnoodplan. Uit de ongevallenanalyse bleek dat met name gedrag een belangrijke oorzaak was van de ongevallen. Daarom besloten ze anderhalf jaar geleden om echt met gedrag aan de slag te gaan. Om het veiligheidsgedrag te verbeteren werd gekozen voor de Brainsafe® aanpak van D&F Consulting, zoals beschreven in het gelijknamige boek. De Brainsafe® aanpak omvat het stimuleren van een proactieve cultuur waarbij vooraf wordt nagedacht over mogelijke fouten, precies dat wat ze nodig hadden.

Op zoek naar regels

Er werd vier jaar geleden gestart met het spelen van het veiligheidscultuurspel door een pilotgroep welke bestond uit een goede afvaardiging van de verschillende fabrieken. Het SHEQ (Safety Health Environment Quality) veiligheidscultuurspel werkt op basis van metaforen en werd speciaal op maat gemaakt met metaforen uit de Food branche. Het spel helpt om te komen tot formulering van de gewenste SHEQ veiligheidscultuur en de gewenste gedragsregels.  

De pilotgroep beantwoorden middels opdrachtkaartjes vragen als: 

• Wat is onze missie (de Droom)? Ofwel een heldere visie ‘waar gaan we naartoe’, ‘hoe ziet dat er dan uit’, ‘wat doen we dan anders’?
• Wat houdt ons tegen om de visie te realiseren (de Spiegel)?
• Waar gaan wij Afscheid nemen? Van welke oude gewoonte? (de Dood).
• Welke stappen zijn nodig om dit te bereiken, welke concreet specifieke gedragsregels spreken we met elkaar af (het Nieuwe begin).   

De metaforen werken inspirerend en leren op een andere manier te kijken naar de situatie. Een van de doelen van het spel is om een set concreet specifieke gedeelde overtuigingen, waarden en gedragingen voor de toekomst te bepalen. In het geval van deze organisatie resulteerde dit in 12 gedragsregels in de vorm van do’s en don’ts, allen geformuleerd vanuit de ‘ik-vorm’. Een goed voorbeeld hiervan is ‘Ik werk altijd met werkinstructies’. De werkinstructies waren nog niet altijd beschikbaar, dus werden er nieuwe (extra) werkinstructies geschreven.
Dit veiligheidscultuurspel werd in 2014 door elke productieploeg gespeeld. Voor iedere ploeg vormt dit vervolgens de basis van het Team Ontwikkel Plan (TOP). In het TOP staan de specifieke doelen voor de ploeg, de basis voor de ontwikkeling van de ploeg voor het gehele jaar.

Toolboxmeetings

Om voldoende aandacht te geven aan alle gedragsregels werd er voor gekozen om ‘slechts’ twee regels tegelijk te introduceren tijdens toolbox meetings. Het doel van een toolbox meeting is aandacht te krijgen voor veiligheid en het belang van veilig werken te onderstrepen door hier met elkaar over te praten en te discussiëren.
Er werden 9 toolbox meetings georganiseerd, onder andere over:`

• De 12 Basisveiligheidsregels;
• Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s);
• ‘Awareness’ (bewustzijn);
• Taak Risico Analyses (TRA’s;
• Laatste Minuut Risico Analyses (LMRA’s);
• Werkvergunningensysteem.         

De PBM’s waren niet afdoende waardoor zich regelmatig ongevallen voordeden zoals het stoten van het hoofd met als gevolg hoofdletsel. Tijdens één van de toolboxen werd gesproken over het niet kunnen verhogen van het dak en het dragen van stoothelmen. ‘Met name dat laatste riep veel bezwaren op, maar door daar goed naar te luisteren en samen te kijken naar verschillende stoothelmen hebben we draagvlak gecreëerd en hebben we nu vier soorten stoothelmen in gebruik’, aldus de Site Manager.

Veiligheid vóór productie

Alle in gebruik zijnde fabrieken zijn voorzien van rode brievenbussen die door de medewerkers gebruikt worden voor het (anoniem) melden van onveilige situaties, dit wordt Signalering Onveilige Situatie (SOS) genoemd. Eens per week wordt de brievenbus geleegd, de melding wordt besproken en daarna vindt er terugkoppeling plaats van wat er aan de situatie gedaan wordt. Wanneer het risico te hoog is dan wordt het werk direct stopgezet! Zoals de Site Manager zegt: ‘Veiligheid gaat hier heel duidelijk vóór productie!’. 
 
Binnen de organisatie wordt gewerkt volgens het Total Productive Maintenance (TPM). Total Productive Maintenance betekent dat de medewerkers continue bezig zijn met het verbeteren van het productieproces en daar ook zelf verantwoordelijk voor zijn (eigenaarschap). 

Veiligheid 2.0

Alleen al door veiligheid tijdens iedere vergadering als eerste agendapunt te nemen ontstaat er verandering’, aldus de Site Manager. De volgende fase van het verandertraject wordt Veiligheid 2.0 genoemd waarin ze met verschillende initiatieven is gaan werken zoals de veiligheidsdriehoek©.

De veiligheidsdriehoek bestaat uit de:

1. Veiligheidstrainer  : een medewerker uit de ploeg
2. Veiligheidsadviseur : een medewerker uit de ploeg
3. Veiligheidsleider  : de ploegleider.

De veiligheidsdriehoek is een nieuw fenomeen binnen het veiligheidsdomein en het kostte tijd om duidelijk te krijgen hoe één en ander vorm te geven. Hiervoor komt een vastomlijnd trainingsprogramma voor alle onderdelen uit de driehoek. We verwachten hiermee dat elke deelnemer aan de driehoek meer handvatten krijgt om zijn/haar rol te kunnen uitvoeren. Het doel van de Veiligheidsdriehoeken is het verbeteren van de veiligheidscultuur door te focussen op veiligheidsgedrag. Communicatie was hierbij een belangrijk aandachtspunt. De veiligheidstrainer traint nieuwe procedures in de ploeg en zorgt dat nieuwe medewerkers, maar ook contractors getraind zijn in het veilig uitvoeren van hun taak. De veiligheidsadviseur is de vraagbaak binnen de ploeg en het eerste aanspreekpunt als het om veiligheidsissues gaat. Daarnaast is hij de spiegel van de ploeg en ondersteunt hij de veiligheidsleider (ploegleider).

Terugkomdagen

Vijf keer per jaar vindt er een terugkomdag plaats voor de medewerkers, waarbij het ochtenddeel in het teken staat van kwaliteit. De middag is altijd gereserveerd voor veiligheid. Het afgelopen jaar hebben de medewerkers op deze terugkomdagen door middel van rollenspellen geleerd elkaar feedback te geven. Ook het accepteren van feedback was een belangrijk onderdeel van deze trainingen. Inmiddels worden er tijdens vergaderingen uitspraken gedaan als: ‘Ik ben bezorgd want ik zie onveilig gedrag, kan ik je daarmee helpen?’. Dit is gewenst gedrag wat ze graag zien binnen de organisatie. Verschillende veiligheidsthema’s worden behandeld in deze  terugkomdagen. Zo werden er al samen met acteurs rollenspellen gespeeld, is er geoefend met het herkennen van gevaarlijke situaties en vond er een workshop plaats over communicatie.
 
Ook het vergroten van het eigenaarschap was een doel waaraan moest worden gewerkt. Daarom zijn op de terugkomdagen in oktober twee spellen gedaan, het chemicaliënspel en het sinaasappelspel. Tijdens deze spellen kreeg een ploeg een bepaald scenario voorgelegd en moest deze tot uitvoer brengen, waarbij met name de veiligheidsdriehoek een belangrijke rol speelde. Door een andere ploeg werd dit spel geobserveerd en geëvalueerd. Door specifiek te evalueren op ieders gedrag werd inzicht gegeven in ieders rol en voorbeeldgedrag.
 
In het veiligheidsprogramma is ook een belangrijke rol weggelegd voor de Stuurgroep die bestaat uit de drie productiemanagers, hoofd TD, de SHE Manager en de Site Manager. Zij hebben als taak om de voortgang te bewaken en de doelstellingen in de vorm van thema’s een vervolg te geven.
 

Tot slot

Tenslotte: de opgestelde regels vormen een kapstok en ze kunnen nu heldere keuzes maken. Dit komt ten goede aan hun managementstijl. “We denken nu na voordat we het doen, we acteren minder vanuit ons gevoel, maar denken vooruit!”.