Wat is PDCA?

Sleutel tot structurele verbetering

De Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) is een krachtige methodiek voor continue verbetering. Of je nu werkt aan procesoptimalisatie, kwaliteitsverbetering of innovatie: PDCA helpt je gestructureerd en doelgericht te verbeteren. Deze cyclus wordt wereldwijd toegepast in bedrijven, ziekenhuizen, scholen en overheidsinstellingen.

De PDCA-cyclus werd oorspronkelijk ontwikkeld door de Amerikaanse statisticus Walter A. Shewhart en verder verspreid door kwaliteitsgoeroe W. Edwards Deming, onder andere via het prestigieuze Massachusetts Institute of Technology (MIT).

De oorsprong en betekenis van PDCA

De PDCA-cyclus is een iteratief model voor procesverbetering. Het staat centraal in methodieken als Lean, Six Sigma en Total Quality Management. Deming gebruikte het model intensief in de Japanse industrie na de Tweede Wereldoorlog, wat leidde tot spectaculaire productiviteitsgroei. In Europa en Nederland kreeg de cyclus brede toepassing binnen kwaliteitszorg, onder meer via de EFQM Excellence Model en de NEN-EN-ISO 9001-normen.

De vier fases uitgelegd

Elke stap in de cyclus heeft een duidelijke functie:

1. Plan – Stel doelen en bepaal een aanpak op basis van data.

2. Do – Voer het plan gecontroleerd uit.

3. Check – Meet en analyseer de resultaten.

4. Act – Veranker verbeteringen of stel bij.

Conclusie: Door deze vier stappen cyclisch te doorlopen, ontstaat een cultuur van leren en verbeteren.

De kracht van PDCA in de praktijk

Wat doe je in de Plan-fase?

De eerste stap is het definiëren van het probleem of de verbeterkans. Hiervoor gebruik je data-analyse, interviews of observaties. Een goed plan bevat concrete doelen (SMART) en meetindicatoren. Universiteiten als de TU Delft en de Erasmus Universiteit gebruiken deze fase binnen hun interne audit- en kwaliteitszorgsystemen.

Praktijkvoorbeeld: In een ziekenhuis blijkt de overdracht tussen verpleegkundigen fouten te bevatten. Het team stelt als doel: “Binnen drie maanden een overdrachtsprotocol invoeren dat de foutkans met 50% vermindert.”

Kunnen we jullie helpen?

PDCA implementeren

(En continu kwaliteit verbeteren.)

Wat gebeurt er in de Do-fase?

De geplande verbetering wordt in deze stap uitgevoerd, bij voorkeur op kleine schaal. Dit verkleint het risico van ongewenste effecten. Tegelijk verzamel je meetgegevens. Volgens het Lean Enterprise Institute (LEI) is juist deze fase cruciaal om realistische feedback te krijgen uit de praktijk.

Praktijkvoorbeeld: In het ziekenhuis wordt de nieuwe overdrachtsmethode getest op één afdeling. Gedurende vier weken vullen verpleegkundigen het nieuwe digitale formulier in. Er wordt actief gemonitord.

Samenvatting: De Do-fase is geen proefballonnetje, maar een gecontroleerde test.

Evaluatie en bijsturing

Wat gebeurt er in de Check-fase?

Nu volgt de vergelijking tussen het beoogde resultaat en de werkelijkheid. Dit kan via kwantitatieve analyse (bijvoorbeeld foutpercentages) en kwalitatieve evaluatie (zoals medewerkersfeedback). TNO adviseert deze fase expliciet te structureren met dashboards of evaluatiegesprekken.

Praktijkvoorbeeld: De foutkans bij overdracht is met 40% gedaald, wat veelbelovend is. Medewerkers waarderen de helderheid van het nieuwe formulier. Toch blijkt dat de tijdsinvestering iets hoger ligt dan gedacht.

Wat als het resultaat niet aan de verwachting voldoet?

Dat is geen mislukking, maar een waardevolle leerkans. De cyclus moedigt aan tot reflectie: misschien moet het plan bijgesteld worden of is extra scholing nodig. Volgens de Rijksuniversiteit Groningen is dit één van de sterkste kanten van PDCA: het stimuleert lerend vermogen binnen teams.

Conclusie: Succes of mislukking — beide leiden tot nieuwe inzichten.

De actie: verankeren of herstarten

Wat doe je in de Act-fase?

In deze fase neem je een beslissing: breder uitrollen of terug naar de planfase. Bij positieve resultaten worden verbeteringen geborgd in procedures of beleid. Dat gebeurt vaak via procesbeschrijvingen, instructies en training. In ISO-omgevingen is deze stap essentieel voor ‘continue compliance’.

1. Verankeren – Leg de nieuwe werkwijze vast in beleid.

2. Opschalen – Breid uit naar andere afdelingen of teams.

3. Beheersen – Houd periodiek toezicht op blijvende werking.

Praktijkvoorbeeld: Het ziekenhuis besluit het nieuwe overdrachtsprotocol ziekenhuisbreed in te voeren en op te nemen in de accreditatiedocumentatie.

Wat als het plan onvoldoende werkt?

Dan begin je opnieuw. De inzichten uit Check en Act vormen de basis voor een nieuw verbeterplan. Zo ontstaat een lerende organisatie. Volgens de Harvard Business Review is deze iteratieve werkwijze een van de belangrijkste succesfactoren van moderne organisaties.

Veelgestelde vragen over PDCA

Is PDCA alleen voor bedrijven?

Nee. PDCA wordt ook veel gebruikt in het onderwijs (bijvoorbeeld door de Hogeschool Utrecht), de zorg, de overheid en zelfs in sport of persoonlijke ontwikkeling. Het is breed toepasbaar, omdat het gebaseerd is op logisch denken en herhaling.

Is één PDCA-cyclus voldoende?

Zelden. PDCA is een continu proces. Elke cyclus levert nieuwe inzichten op, wat leidt tot nieuwe plannen. Dit sluit aan bij het Kaizen-principe uit de Lean-filosofie: kleine stapjes, groot effect.

Wat zijn veelgemaakte fouten?

1. Check overslaan – Geen evaluatie betekent geen leren.

2. Geen concrete doelen – Zonder heldere doelstellingen is verbetering niet meetbaar.

3. Te groot beginnen – Begin klein en schaal op.

Conclusie: De grootste valkuil is onvolledige toepassing van de cyclus.

Hoe past PDCA binnen Lean en ISO?

De PDCA-cyclus is de ruggengraat van kwaliteitsmanagementsystemen zoals ISO 9001. Daarin is expliciet opgenomen dat processen planmatig, toetsbaar en bijsturend moeten worden ingericht. Ook binnen Lean vormt PDCA de basis voor kaizen, value stream mapping en root cause analysis. Door PDCA te integreren in je dagelijkse werkcultuur, leg je een basis voor systematische groei, wendbaarheid en innovatie.

Kunnen we jullie helpen?

PDCA implementeren

(En continu kwaliteit verbeteren.)