BHV-plan en RI&E als onderdeel van het arbo-beleid

1. ARBO-beleid in jouw organisatie

Veiligheid en gezondheid moeten dus zijn geïntegreerd in het totale beleid van de organisatie. Uitgangspunt hiervoor is de ARBO-wet. Deze wet verplicht de werkgever zich te laten bijstaan door medewerkers die deskundig zijn op het gebied van preventie, bescherming en bedrijfshulpverlening. Die medewerkers moeten hiervoor speciaal worden opgeleid en kunnen dan worden ingezet als preventiemedewerker en als verantwoordelijke bedrijfshulpverlener.
Veiligheid en gezondheid kunnen alleen worden gerealiseerd, als er voor het veiligheidsbeleid van de organisatie draagvlak bestaat bij zowel de werkgever als de werknemers. Voor het realiseren van dit beleid worden enerzijds een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitgevoerd op grond waarvan preventieve maatregelen worden vastgelegd en wordt anderzijds, als onderdeel van het totale ARBO-beleid, BHV-beleid geformuleerd om voorbereid te zijn en adequaat te kunnen reageren op noodsituaties binnen de organisatie. Het BHV-beleid wordt, nadat het is goedgekeurd door de werkgever en de instemming heeft verkregen van de ondernemingsraad (OR) aan alle werknemers bekend gemaakt. Om effectief op noodsituaties te kunnen reageren, wordt het bedrijfshulpverleningsplan (BHV-plan) schriftelijk vastgelegd en zo nodig periodiek herzien, zodat continue verbetering wordt bereikt.

1.1 Opzetten van een BHV-organisatie

Voor de beheersing van noodsituaties moet een BHV-organisatie worden opgezet, die wordt bemand door werknemers die in staat zijn op adequate wijze zo nodig spoedeisende hulp te verlenen. Deze werknemers worden hiervoor opgeleid en zijn daarna verplicht tot het volgen van aanvullende cursussen (minimaal tweejaarlijks 8 uur cursus). Ieder jaar beoordeelt de directie (de werkgever) in een management review of het beleid continu geschikt, adequaat en doeltreffend is en wordt het beleid opnieuw geformuleerd. De TBV (Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden) van functies in de BHV-organisatie worden schriftelijk vastgelegd. De leden van de BHV-organisatie worden schriftelijk aangesteld. De BHV-organisatie is ingebed in de totale organisatie en is opgenomen in het organogram.

1.2 Verantwoordelijkheden van de werkgever

De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat op de organisatie afgestemde preventieve, preparatieve en repressieve maatregelen genomen worden, zodat een adequate preventie, bescherming en bedrijfshulpverlening gewaarborgd zijn en goede nazorg wordt verleend. De werkgever laat zich ten aanzien hiervan bijstaan door deskundige werknemers en andere deskundige personen. De arbeid moet zo zijn georganiseerd, dat daarvan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en de gezondheid van de werknemers. Hiertoe moeten doeltreffende maatregelen worden getroffen en doeltreffende verbindingen worden onderhouden. Elke werknemer moet bij ernstig en onmiddellijk gevaar voor zijn eigen veiligheid of die van anderen, passende maatregelen kunnen nemen om de gevolgen van een dergelijk gevaar te voorkomen.

1.3 De veiligheidsketen

De BHV-organisatie functioneert dus op basis van de volledig geïmplementeerde veiligheidsketen, die een vijftal veiligheidsgebieden kent:

• pro-actie of proactieve preventie;
• preventie;
• preparatie;
• repressie;
• nazorg.

De werkgever dient er zorg voor te dragen dat de gevaren en risico’s zo veel mogelijk bij de bron worden aangepakt (pro-actie) en als dat niet mogelijk is, dat andere doeltreffende maatregelen worden genomen om gevaar te voorkomen en risico’s te elimineren (preventie). De werkgever moet ervoor zorgen dat deskundige werknemers die belast zijn met bedrijfshulpverlening zich door oefening en scholing goed voorbereiden (preparatie), waardoor zij bij calamiteiten en incidenten in staat zijn de gevolgen van ongevallen te beperken door adequate spoedeisende hulp te verlenen (repressie), waarna zij medewerking kunnen verlenen aan maatregelen die gericht zijn op de terugkeer naar de normale situatie (nazorg). 

2. Aanpak en resultaat van het BHV-plan

Het opstellen van een BHV-plan is geen eenmalige zaak, maar dient ingericht te worden als een proces inclusief een verbetercyclus. Dit proces kent de volgende stappen:

• inventariseren van de risico’s door het uitvoeren van een RI&E;
• bepalen van de maatregelen (preventief en repressief) om deze risico’s te reduceren;
• maken van een Plan van Aanpak (PvA) met een tijdslijn, waarbinnen de preventieve maatregelen geïmplementeerd moeten worden;
• uitvoeren van het PvA (actie);
• controleren en evalueren van het resultaat van de actie en vaststellen of de doelstellingen zijn bereikt.

Omdat een organisatie niet statisch is, zal deze exercitie periodiek herhaald moeten worden. Aanleidingen voor een herhaling kunnen zijn:

• nieuwe of gewijzigde bedrijfsprocessen;
• nieuwe apparatuur of bedrijfsmiddelen;
• een nieuwe locatie, uitbreiding of verbouwing;
• veranderingen in de omgeving;
• veranderingen in de regelgeving;
• voortschrijdend inzicht.

Dit betekent natuurlijk niet, dat iedere keer een volledige RI&E uitgevoerd moet worden.

2.1 Inhoud van het BHV-plan

Naast preventieve maatregelen moet ook een BHV-plan worden opgesteld voor die gevallen waarin er toch een incident optreedt. Meestal bestaat dit plan uit een aantal draaiboeken waarin beschreven staat hoe een organisatie en haar bedrijfshulpverlening reageert in geval van een ongeval (al dan niet met letsel), brand, dreiging via explosieven, bezetting enzovoort. Naast deze acties moeten verder vastgelegd zijn:

• de veiligheidsprocedures bij normale werkzaamheden;
• de preventieve werkzaamheden;
• de uitvoering van spoedeisende hulp;
• het leiding geven aan een inzet;
• de werkzaamheden van het Crisis Management Team (CMT);
• het opstellen en onderhouden van het BHV-plan;
• de opzet en het onderhoud van de BHV-organisatie.

Hierdoor wordt veiligheid geïntegreerd in de totale organisatie en vindt aansluiting plaats bij het ARBO-beleid van de totale organisatie.

2.2 Draagvlak en verbetering

Van alle werknemers wordt verwacht dat zij het (preventieve) veiligheids- en gezondheidsbeleid van de organisatie ondersteunen en zich bewust zijn van de risico’s van de organisatie. Van alle werknemers, maar met name van de deskundige werknemers die belast zijn met preventie, bescherming en bedrijfshulpverlening, wordt verwacht dat zij initiatieven nemen voor de verbetering van dit beleid, inclusief het BHV-plan en de BHV-organisatie.
Een gezamenlijk draagvlak, gebruikmaking van gezamenlijke expertise en toepassing van gezamenlijke kennis en vaardigheden maken het niet alleen mogelijk dat de BHV-organisatie continu leert en zich verbetert, maar bevorderen ook een pro-actieve houding van zowel het management als de werknemers, waardoor de veiligheid binnen de totale organisatie verbetert. 

3. De BHV-organisatie

Voor een goede uitvoering moeten voldoende deskundige werknemers aanwezig zijn, die beschikken over de benodigde uitrusting en die zo zijn georganiseerd, dat zij de bijstand naar behoren kunnen verlenen. Het aantal deskundige werknemers moet zijn gebaseerd op de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Daarom is een organisatie wettelijk verplicht bij het opzetten van een BHV-organisatie te beginnen met het verrichten en opstellen van een RI&E.
Behalve met de RI&E, moet bij de organisatie van de bedrijfshulpverlening ook rekening worden gehouden met de volgende maatgevende factoren:

• de aard, de grootte en de ligging van het bedrijf of de instelling;
• de in het bedrijf / instelling aanwezige gevaren (ook gevaren in de omgeving) en voor het bedrijf / instelling maatgevende brandscenario’s;
• het redelijkerwijs te verwachten aantal aanwezige werknemers en andere personen alsmede de tijdstippen waarop zij aanwezig zijn;
• het redelijkerwijs te verwachten aantal personen dat zich bij een ongeval of brand niet zelfstandig in veiligheid kan brengen;
• de opkomsttijd en mogelijkheden van brandweer en andere hulpverleningsorganisaties;
• de aanwezigheid van een infrastructuur op het gebied van de arbeidsomstandigheden;
• de mogelijkheid om met andere arbeidsorganisaties samen te werken;
• de aantoonbare deskundigheid van deskundige werknemers en andere personen.

Meestal wordt als uitgangspunt genomen 1 BHV’er per 50 medewerkers. Natuurlijk zijn hierin belangrijke afwijkingen mogelijk, zoals bijvoorbeeld bij:

• een vuurwerkfabriek, die gezien het risico meer BHV’ers heeft;
• een voetbalclub en een pretpark, die vanwege de grote aantallen bezoekers meer BHV’ers hebben;
• een consultancy organisatie die minder BHV’ers heeft, omdat de meeste consultants bij de klant zitten.

Naar aanleiding van de RI&E wordt bepaald wat de geïdentificeerde risico’s van de organisatie zijn en welke daarvan als de belangrijkste risico’s worden geclassificeerd, op basis waarvan de organisatie een Plan van Aanpak moet opstellen. Na eliminatie (of beperking) van de meeste risico’s zullen uiteindelijk een aantal geaccepteerde restrisico’s overblijven, die niet afgedekt worden door preventie. Niet alle calamiteiten zijn tenslotte te voorkomen.
Voor een adequate reactie op deze restrisico’s moet het bedrijfhulpverleningsplan (BHV-plan) worden opgesteld en de BHV-organisatie opgezet en ingericht.
Voorwaarden voor een succesvolle BHV-organisatie zijn:

1. De organisatie moet een RI&E hebben uitgevoerd.
2. De organisatie moet een BHV-plan hebben opgesteld.
3. De organisatie moet een BHV-organisatie hebben opgezet en ingericht, bemand met hiervoor opgeleide medewerkers.
4. De organisatie moet aan de hand van de dynamische verbetermethode de BHV-organisatie, inclusief het BHV-plan, continu verbeteren.

In het artikel ‘Opzetten BHV-organisatie en BHV-plan‘ zijn deze voorwaarden verder uitgewerkt. 

4. Draagvlak bij de directie

Een bekend misverstand bij specialisten als beveiligers en bedrijfshulpverleners is, dat draagvlak bij de directie pas mogelijk is, als de directie alle ‘ins en outs’ van het aandachtsgebied begrijpt. (Zie ook ‘Informatiebeveiligers verpesten iedere awareness’.) Draagvlak heeft echter weinig te maken met kennis, maar vooral met een goede rapportage. Als de directie wettelijk verplicht is om een RI&E uit te voeren, een BHV-plan te maken en een BHV-organisatie op te tuigen, dan zijn voor haar de belangrijkste issues:

• Hoeveel risico lopen we?
• Hoeveel budget kennen we toe?
• Welke prioriteit krijgt dit onderwerp?

Dat betekent dat in de rapportage aan de directie niet allerlei kennis overgedragen moet worden zoals in dit artikel, maar dat de directie inzicht moet krijgen in de voor haar relevante issues. Kies daarom voor een stoplichtmodel als rapportage aan de directie, zoals onder andere is beschreven in ‘Managementrapportage risicoprofiel informatiebeveiliging ISO 27001 of 27002’. 

4.1 Aansluiting bij het Business Continuity Plan

Bij het opstellen van het BHV-plan is het van belang om samen te werken met de opstellers of beheerders van het Business Continuity Plan of calamiteitenplan. Het BHV-plan stopt als iedereen in veiligheid is, de slachtoffers zijn afgevoerd en de autoriteiten de bestrijding van de calamiteit en dus de directe schade hebben overgenomen. Voor deze directe schade zijn organisaties doorgaans verzekerd. Vervolgens echter ontstaat vaak ook indirecte schade in de vorm van gemiste orders, niet kunnen leveren en imagoschade. Hiervoor kunnen organisaties zich niet verzekeren. Hier komt dus de continuïteit aan de orde. Het BHV-plan en het Business Continuity Plan moeten op elkaar aansluiten. Ze vertonen ook nogal wat overlap. Daarom is afstemming nodig. Meer over de afstemming en waarom de plannen niet geïntegreerd moeten worden is beschreven in het artikel ‘Integratie BHV-plan met Business Continuity Plan’.
Tot slot nog een opmerking over het standaard BHV-plan, zoals dit vaak wordt geleverd door de bekende aanbieders. Omdat er geen risicoanalyse wordt uitgevoerd en alleen het wettelijk verplichte plan wordt gemaakt, worden alle redelijke risico’s afgedenkt. Vaak is dit overdreven. De directie kan namelijk ook gebruik maken van haar recht om niet verzekerde risico’s te accepteren. Als er geen standaardplan wordt gebruikt, is uiteraard het  opstellen van het plan wat duurder, maar het beheer van het plan wordt dan vaak een stuk goedkoper. En de beheerkosten zijn doorgaans een stuk hoger dan de kosten voor het maken van een plan. (Zie ook ‘Business Continuity Plan: jouw dekking voor onverzekerde schade’).