Het is verplichte kost voor elke werkgever: het bijhouden van een actuele RI&E. Een digitale RI&E, beheerd via QHSE software, vermindert de administratieve last en helpt je om zo snel mogelijk op incidenten te reageren.
Oneindig groeiende spreadsheets, chaotische communicatie, nieuwe wetgeving: voor veel organisaties brengt de RI&E veel administratieve last met zich mee. Vooral in sectoren waar de werkdruk hoog is en de veiligheidsmaatregelen strikt zijn, is de RI&E een grote klus. Een RI&E opstellen in de zorg is bijvoorbeeld vaak uitdagend en tijdrovend.
Inmiddels is er QHSE software beschikbaar waarmee je delen van de RI&E kunt stroomlijnen en automatiseren, zoals Qnect AMS - RI&E van Kader. Met onderstaande vijf voordelen van een digitale RI&E is het bijhouden van eindeloze Excel-overzichten dus verleden tijd!
1. Grip op veiligheid met een digitaal dashboard
In een traditionele RI&E wordt veel informatie bijgehouden in spreadsheets. Je kunt je voorstellen dat deze methode tijdrovend en foutgevoelig is. Na een half uur kolommen bijwerken, kopieer je plots de verkeerde tekst en baseer je vervolgens de veiligheidsrisico’s op verkeerde informatie.
In een digitale RI&E heb je alle nodige veiligheidsinformatie toegankelijk op één overzichtelijk dashboard. Informatieoverzichten en actiepunten werken zichzelf automatisch bij en zijn inzichtelijk voor alle relevante partijen. Dat maakt het uitvoeren van het plan van aanpak een stuk efficiënter én minder foutgevoelig.
2. Digitale RI&E: altijd real-time informatie
Een RI&E draagt pas bij aan arbeidsveiligheid als je regelmatig checkt op ontwikkelingen en risico’s. Toch vinden veel organisaties het lastig om de RI&E actueel te houden. Vaak neemt de waan van de dag de overhand en blijft er weinig tijd over voor controle op veranderende risico’s of nieuwe wetgeving.
De digitale RI&E geeft je real-time inzichten in de arboveiligheid van de organisatie, zoals actuele risico’s en incidenten. Je weet direct wat er speelt binnen de organisatie, zodat je gemakkelijker de status van de RI&E kunt bijhouden.
3. Snelle reactie op incidenten en klachten
Je wilt zo snel mogelijk doorpakken op veiligheidsincidenten en -klachten. Maar wie is de verantwoordelijke persoon? Heeft iemand zijn contactgegevens? En is het incident wel netjes geregistreerd? Met QHSE software wordt opvolging automatisch geactiveerd naar de verantwoordelijke van het incident. Geen administratieve rompslomp meer, zodat je direct op incidenten kunt reageren.
4. Snelle overdracht tijdens verlof of verzuim
In de praktijk worden RI&E gegevens regelmatig bijgehouden door één persoon. Maar wat gebeurt er als de verantwoordelijke onverwachts ziek wordt of met verlof gaat? Zonder duidelijke overdracht loop je het risico dat niemand toegang heeft tot de administratie. Voor je het weet is de halve organisatie bezig om de RI&E gegevens in te zien en te ontcijferen. Zonde van de tijd!
Met QHSE software regel je op voorhand wie toegang heeft tot welke informatie. Handig tijdens verlof, een overdracht, of onverwacht verzuim.
5. QHSE software brengt structuur tussen afdelingen
Vaak hebben afdelingen te maken met verschillende veiligheidsuitdagingen. Daarom is het verstandig om in de RI&E een onderscheid te maken tussen afdelingen en locaties. Ook dit kun je gemakkelijk beheren met QHSE software. Beheer de rechten van specifieke gebruikers en registreer de locaties en afdelingen van de organisatie. Zo zien jouw collega’s automatisch alle informatie die relevant is voor hun afdeling. Geen chaotische over-en-weer communicatie dus, maar een gepersonaliseerd overzicht voor iedere gebruiker.
Meer over RI&E?
Wil je meer weten over RI&E? Of een RI&E opstellen?
Alles over RI&E
RI&E toetsen?
Hebben jullie al een RI&E? En wil jij jullie RI&E laten toetsen?
Zodat jullie RI&E binnenkort weer helemaal ‘up-to-date’ is. Dat kan met ons.
(binnen 24 uur contact)
