LOTOTO, tips uit de praktijk

Lock Out – Tag Out – Try Out (LOTOTO) 

Het toepassen van LOTOTO is gericht op het beschermen van personen die werkzaamheden uitvoeren aan installaties, machines of apparatuur, die zijn voorzien van energiebronnen (elektriciteit, hydraulische of pneumatische systemen), die opgeslagen energie bevatten (avvumulatoren, veersystemen) of bewegende onderdelen bevatten. Dit gebeurt door het creëren van een fysieke afschermingen waardoor onbedoeld vrijkomen van energie of gevaarlijke stoffen.   

De LOTOTO nulmeting 

De eerste stap waarvoor gekozen kan worden is een soort nulmeting, waarin de machines, productielijnen en procesinstallaties in beeld worden gebracht met de daarbij horende risicovolle onderhoudswerkzaamheden. Voor lang niet alle werkzaamheden is het opzetten en uitvoeren van een LOTOTO-werkinstructie noodzakelijk en zinvol. Bij eenvoudige, kortdurende werkzaamheden kan soms, onder voorwaarden, een aanwezige  veiligheidsfunctie worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld een functie-blokkerende deurschakelaar. 

Daarnaast wordt besproken wat er op het gebied van LOTOTO reeds is opgezet en wat de positieve en minder positieve ervaringen daarmee zijn. Het is belangrijk om de ervaringen van zowel operators, verstrekkers, houders, Technische Dienst enz. te beluisteren en mee te nemen in de nieuw op te zetten LOTOTO-procedure, -instructies en best practices  om de acceptatie te bevorderen. Met andere woorden, wat past het beste bij jouw organisatie. 

LOTOTO procedure 

Voordat begonnen wordt met het opstellen van LOTOTO-werkinstructies is belangrijk om de corporate LOTOTO procedure op te stellen. Het doel van deze procedure is het vastleggen van passende LOTOTO afspraken. Deze procedure betreft een overkoepelend document waarin onderwerpen worden vastgelegd zoals: 

• Definities en begrippenlijst; 
• Eisen uit Wet- regelgeving; 
• Soorten gevaarlijke energiebronnen;
• Hoe om te gaan met een shiftwissel;
• De wijze van veiligstellen;
• Kleuren van hangsloten;
• Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een organisatie (RACI tabel);
• Trainingsbeleid, toezicht en audits;
• Enzovoorts 

De LOTOTO procedure vormt de basis voor veiligstellen van machines en procesinstallaties binnen jouw bedrijf waaraan eenieder zich dient te conformeren, inclusief de contractors. Daarna kunnen de LOTOTO-werkinstructies opgesteld worden, die specifiek zijn voor een procesdeel of machine. 

Weerstand van medewerkers beperken 

In de praktijk wordt LOTOTO veiligstellen soms als belastend ervaren. Veel gehoorde uitspraken zijn: “Het is tijdrovend en we kennen de gevaren wel” en “We doen het veilig of we doen het in de avonduren als het management er niet is”. De weerstand tegen LOTOTO veiligstellen kun je beperken door technische en organisatorische maatregelen. 

5 tips voor het werken met een LOTOTO-werkinstructie 

Vermeld op de LOTOTO-werkinstructie de tijd die nodig is om veilig te stellen en de ingebruikname. Dan kan dit meegenomen worden in de planning en voorkomt stress door tijdsdruk; 

Tip 1. Vermeld op de instructie hoeveel Lock-out vergrendelingssystemen er per type nodig zijn voor het veiligstellen, dit bespaart heen en weer geloop omdat je dan alles bij je hebt. De kans is namelijk groot dat bundelbandjes gebruikt worden als alternatief om te vergrendelen, omdat men geen zin heeft om  de juiste vergrendelingsmiddelen te halen; 

Tip 2. Zet de uit te voeren stappen op de instructie in de loopvolgorde, zodat je niet onnodig heen en weer moet lopen. 

Tip 3. Integreer de sleutel-afvinklijst en de werkinstructie, dat werkt sneller en prettiger; 

Tip 4. Maak er geen administratieve rompslomp van, vraag steeds af wat het doel is. Het administratief bijhouden wie welke Lock-Out vergrendelingsmiddelen heeft meegenomen kost veel tijd. Accepteer dat er zo nu en dan iets kwijtraakt, dat is goedkoper dan de kosten om alles administratief bijhouden. Vaak wordt ook niet alles weer ingeleverd, maar direct gebruikt voor de volgende klus, dat werkt sneller.

Tip 5. Er zijn ook snellere veiligstelmethoden met universele sleutels zonder Tag-Out etiketten, die veelal net zo veilig werken. 

Werken met de lockbox en onderaannemers 

Bepaal middels de te verstrekken werkvergunning welke delen veiliggesteld dienen te worden om veilig aan te kunnen werken. Kies de juiste LOTOTO-werkinstructie om dit te realiseren. Het is niet verstandig om contractors zelf hangsloten te laten bijplaatsen in installatie, omdat zij het proces niet kennen en zeer waarschijnlijk onvoldoende hangsloten bijplaatsen of niet op de juiste plek. Een contractor kan ook niet weten of een gevarenbron Double Block & Bleed veiliggesteld dient te worden of dat er een ander veiligheidsniveau vereist is. 

  
Beter is het om een ervaren team, dat bekend is met de gevaren van de installatie, het veiligstellen te laten uitvoeren. De sleutels worden in de Lockbox opgeborgen. Iedere werknemer of contractor die werkzaamheden gaat verrichten aan de installatie hangt een hangslot met ingevuld Tag-out etiket aan de Lockbox. 

Het TAG-OUT etiket 

Op een tag-out etiket vul je die gegevens in die van belang zijn voor de identificatie. Denk daarbij aan de naam van de uitvoerende, de bedrijfsnaam, het mobiele nummer en wanneer verwacht wordt dat de werkzaamheden van de uitvoerende zijn afgerond. Met name het mobiele nummer is van belang om het onderhoudspersoneel bij elkaar te kunnen roepen om bijvoorbeeld tussentijds te kunnen testen. Er komen meerdere varianten in uitvoering voor. 

Tussentijds testen 

Als van te voren bekend is dat er op bepaalde installatiedelen regelmatig tussentijds getest moet kunnen worden, kan het zinvol zijn om het veiligstellen te verdelen over meerdere Lock-boxen. Daardoor hoeven niet alle onderhoudsmedewerkers de werkzaamheden gedurende het testen te onderbreken. Dit kan veel tijd besparen. 

Regel van te voren wie eindverantwoordelijk is voor de klus (supervisor). Een verzoek tot het tussentijds testen dient bij de supervisor ingediend te worden. Hij kan alle werknemers bij elkaar roepen om te bepalen of al dan niet op een gedeelte getest kan worden. Hiervoor zal een ieder zijn hangslot van de Lockbox moeten verwijderen. Vervolgens dient de supervisor de hangsloten van de betreffende installatiedelen waaraan getest moet worden te verwijderen. Vervolgens kan de test uitgevoerd worden, al dan niet na een LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse). Na het testen zal de installatie weer veiliggesteld moeten worden, eventueel met spoelen van de leidingen. 

Ingebruikname van de installatie 

Het weer in gebruik nemen van een installatie vergt bijzondere aandacht. Er wordt met vele personen aan een onderhoudsklus gewerkt en niet iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het in de juiste staat terugbrengen van de installatie. Denk daarom aan de volgende stappen: 

• Controleer of alle afschermingen teruggeplaatst zijn; 
• Controleer op beschadigingen; 
• Test alle veiligheid gerelateerde functies (SIF loops voor procesinstallaties); 
• Controleer het proces de eerste uren op lekkages, vreemde geluiden, trillingen en andere onvolkomenheden;
• Controleer scherp op de procesparameters. 

Geen LOTOTO werkinstructie aanwezig 

Er zijn bedrijven die geen vooraf opgestelde LOTOTO-werkinstructies maken, maar liever per storing of shut down de P&ID er bij pakken en dan met een team bepalen hoe er veiliggesteld dient te worden. Nadeel hiervan is dat je er op dat moment pas achter komt dat bepaalde delen van de installatie niet volgens een veilige isoleermethode veiliggesteld kunnen worden. Bijvoorbeeld enkel Block & Bleed in plaats van double Block & Bleed of geen mogelijkheid om een steekflens veilig te kunnen plaatsen zonder grote delen van overige installaties af te schakelen. Resultaat is dat de overige productie ook ongewenst hinder ondervindt en daarmee productie/omzet-verlies.  

Daarnaast is het in de praktijk te verwachten, zeker bij een storing die snel verholpen dient te worden, dat er met een minder veilige isoleermethode gewerkt gaat worden. Beter is het daarom om deze knelpunten vooraf in beeld te brengen en daar alternatieven voor de bedenken. Stel een stappenplan op dat doorlopen moet worden als er geen LOTOTO werkinstructie aanwezig is. Hierop staan diverse aandachtspunten om mee te nemen bij het opstellen van een goede instructie. 

Span of control 

Het is tijdbesparend om voor frequent te onderhouden installatiedelen een separate korte LOTOTO-werkinstructie op te stellen. Denk hierbij aan filters of pompseals die frequent gereinigd of vervangen moeten worden. Het is dan niet prettig als een veel te groot deel van een installatie veiliggesteld moet worden dan nodig is. Dit kost onnodig tijd en wekt weerstand tegen LOTOTO op. 

Isoleermethoden 

Stel een lijst op met isoleermethoden passend bij de gevarenbronnen die binnen een organisatie aanwezig zijn. Dit voorkomt herhaaldelijke discussies. D&F heeft per gevarenbron een methodiek waarmee bepaald kan worden welk isoleerniveau daarbij hoort. Alleen als de risicosetting uitwijst dat een lager niveau volstaat, kan hiervan afgeweken worden. Vermeld zaken die na het veiligstellen niet meer mogelijk zijn. 

Realiseer je dat na het spanningsloos maken, er geen storingslog meer uitgelezen kan worden van bijvoorbeeld frequentieregelaars. Ook de machineverlichting werkt veelal niet meer en pas op voor het uitharden van hars of lijmreservoirs. Bij sommige PLC’s verdwijnt het softwareprogramma als deze te lang zonder spanning is (bufferbatterij heeft beperkte levensduur). 

Inkoopspecificaties en ingebruiknamekeuring nieuwe installaties 

Veelal worden machines en procesinstallaties opgeleverd zonder dat deze aan de wettelijke verplichting voldoen om veilig te kunnen stellen. Veelal worden in de P&ID afsluiters geschrapt om nog iets van de prijs af te halen. Vergeet niet dat de kosten voor onderhoud gedurende de gehele levenscyclus aanmerkelijk hoger uit kunnen vallen en daarmee het behaalde prijsvoordeel tijdens de inkoop weer teniet doen. 

Spoelen van procesleidingen 

Veelal is de LOTOTO-werkinstructie niet voorzien van stappen die gezet moeten worden om leidingwerk te spoelen. Er moeten dan afsluiters geopend worden, die mogelijk later voor het veiligstellen weer gesloten moeten worden. Geef ook aan hoe lang er gespoeld moet worden. Het is beter om aan te geven dat er gespoeld moet worden totdat het lakmoespapiertje PH neutraal aangeeft dan een tijd te benoemen. Dit noemen we de zogenaamde Try-out. Controleer vooraf ook of de afvoer van de gespoelde vloeistof op een veilige manier geschiedt. Drainage, putje, opvangbak? 

Neem in de instructie ook mee als het proces in storing valt tijdens een CIP-fase. Het is belangrijk om te weten hoe er dan gespoeld moet worden. 

Try-Out en verificatie 

De meest vergeten stap op een LOTOTO-werkinstructie is de Try-out en verificatie. Vermeld heel duidelijk wat hier verwacht wordt, zoals: 

• Controleer of het handwiel nog gedraaid kan worden; 
• Controleer of de manometer 0 Bar aangeeft; 
• Controleer of de spanning aan de bovenzijde van de hoofdscheider tussen alle fasen, nul en aarde 0V is;
• Vermeld de resultaten op de instructie. 

Live testen 

Het is van groot belang dat er na het opstellen van een LOTOTO-werkinstructie een live test wordt uitgevoerd. Lang niet altijd zijn P&ID en besturingsschema’s up to date en vaak zien we in de praktijk dat een deel van een elektrische installatie wegens ruimtegebrek uit een andere besturingskast wordt afgetakt. Ook komt het voor dat bepaalde afsluiters wel op de P&ID staan, maar er in werkelijkheid niet zijn. Het gevolg is gevaarlijke situaties soms met (blijvend) letsel. We raden dan ook aan om totdat de live test is uitgevoerd alert te zijn op onverwachte situaties. Geef daarom ook op de LOTOTO werkinstructie aan of deze testfase na de visuele inspectie is uitgevoerd. Een goede MOC  kan deze situaties voorkomen. 

Knelpunten en statuslijst 

Stel tijdens de inventarisatie en het uitwerken van de LOTOTO-werkinstructies een knelpunten- en statuslijst op. Zo houd je overzicht van de status van de werkinstructie en welke knelpunten en daaraan verbonden risico’s er zijn. Vermeld deze risico’s en de te nemen maatregelen eveneens op de werkinstructie. 

Eindsituatie van vergrendelingssysteem na vergrendelen 

In de praktijk komen we veel exotische uitvoeringen tegen van  vergrendelen. Door het niet zorgvuldig aanbrengen van bijvoorbeeld draadspanners, kunnen handafsluiters soms toch nog een kwartslag opengedraaid worden, waardoor de gevaarlijke vloeistof naar het te onderhouden punt kan stromen. Het is aan te raden om een foto op te nemen van de eindsituatie, zodat de veiligsteller kan zien hoe de vergrendeling op de juiste wijze aangebracht dient te worden. 

Bepaal bij de aanschaf van vergrendelingssystemen of je kiest voor universele systemen met een bepaalde range of specifieke systemen. De voorraad kan namelijk flink oplopen. Dezelfde keuze dient gemaakt te worden voor de opslag van deze vergrendelingssystemen. Kies je voor een centrale opslag en uitgifte of zijn de systemen per lijn op een Lock-Out station voorzien. 

Wat nog meer.. 

• Let ook op luchtcircuits met 5/3 ventielen met gesloten middenstand. Het afschakelen van de toevoerlucht met bleedvoorziening neemt de luchtdruk tussen ventiel en cilinder niet weg. Het tijdens onderhoud losschieten van een luchtslang kan een gevaarlijke beweging van de cilinder veroorzaken met alle gevolgen van dien. Omdat kogelkranen vaak ‘lekken’ is een blijvende bleed die vergrendeld kan worden erg belangrijk. 
• Stoomafsluiters bij ingebruikname altijd eerst een kwartslag opendraaien en daarna wachten totdat de druk is opgebouwd. Daarna langzaam volledig opendraaien. 
• Omdat stoomleidingen vaak zijn geïsoleerd, zie je dat tevens de bleedafsluiter geheel omkapseld is. Hierdoor moet de isolatie verwijderd worden om de stoom af te kunnen laten. 
• Zorg voor voorzieningen bij het aanbrengen van een steekflens. Een steekflens zorgt voor een veilige scheiding, echter er is niet altijd rekening gehouden met de aanvullende voorzieningen die nodig zijn alvorens de steekflens aangebracht kan worden. 
• Zorg er verder voor dat de veiligstellers goed opgeleid zijn en herhaal deze training periodiek. Denk hierbij ook aan nieuw personeel. Kies voor duidelijke foto’s op de werkinstructie, een foto zegt vaak meer dan alleen tagnummers, die overigens vaak ontbreken op de installatie. Zoom een foto niet te ver in, zodat je snel de veilig te stellen positie kunt vinden.  

Houd verder toezicht en spreek elkaar aan op onveilig gedrag. 

Neem de tijd voor het opstellen van goede LOTOTO procedures en instructies. Kies methodieken die passen bij jouw organisatie. Succes! 

Dit artikel is geschreven door Harry Krosse