Interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen? Zo kies je.

Deze eigenschappen moet een vertrouwenspersoon hebben

Een goede vertrouwenspersoon praat gemakkelijk met uitvoerenden én managers. De rol vraagt immers ook om bepaalde karaktereigenschappen zoals goed kunnen luisteren, de goede vragen weten te stellen en tactvol reageren in complexe situaties. De ideale vertrouwenspersoon is nieuwsgierig, zonder te oordelen. De grote vraag: waar vind je zo iemand?

Hierom is kiezen voor een interne vertrouwenspersoon handig...

Een interne vertrouwenspersoon aanstellen is een laagdrempelige oplossing voor het melden van kleine incidenten. Denk bijvoorbeeld aan ongemakkelijke interacties met collega’s, of een naar gevoel overhouden aan een gesprek met je leidinggevende. De stap zetten om zoiets te melden voelt minder groot dan om daarvoor speciaal een externe organisatie te benaderen. Dit helpt ook om problemen in een vroeg stadium te signaleren en aan te pakken.

Nadeel van deze oplossing: de nabijheid van de interne vertrouwenspersoon kan soms ook leiden tot belangenconflicten of het gevoel van partijdigheid, vooral in situaties waarin leidinggevenden betrokken zijn. Bij zulke interacties is de vraag hoe blanco zij erin staan als er een melding wordt gedaan. Hoe anoniem is de melder dan nog?

...en hierom kies je beter voor een externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon betekent een hogere mate van onpartijdigheid, omdat diegenen niet rechtstreeks betrokken is bij de organisatie. Dit kan vooral waardevol zijn bij ernstige incidenten waarbij medewerkers zich zorgen maken over mogelijke represailles of bias. De anonimiteit en neutraliteit van een externe vertrouwenspersoon kunnen medewerkers meer vertrouwen geven in het meldproces. Verder werkt extern beleggen goed bij kleine bedrijven met minder dan 30 medewerkers, waar collega's erg nauw samenwerken.

De uitdaging bij het aanstellen van zo'n externe vertrouwenspersoon? Juist doordat de vertrouwenspersoon geen onderdeel uitmaakt van de organisatie, heeft diegene minder diepgaande kennis van de bedrijfscultuur. De minder persoonlijke benadering kan prettig zijn, maar je zult sommige zaken ook extra moeten toelichten om het volledige plaatje te kunnen schetsen.

Interne en externe vertrouwenspersonen combineren

Of een interne of externe vertrouwenspersoon het beste is, hangt dus af van de situatie binnen jouw organisatie. Een derde optie is om het te combineren. Er is dan zowel een interne als externe vertrouwenspersoon. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als er een melding wordt gedaan waarbij zowel de 'klager' als de 'aangeklaagde' ondersteuning nodig heeft. De ene vertrouwenspersoon kan dan de klager bijstaan en de andere de aangeklaagde. Plegers hebben namelijk óók vaak behoefte aan begeleiding. Dat kan begeleiding zijn bij het omgaan met de emoties die komen kijken bij (de nasleep van) een incident of begeleiding bij het veranderen van gedrag. Goed om te weten: dezelfde vertrouwenspersoon mag nooit het slachtoffer én de pleger begeleiden.

De vertrouwenspersoon als signaal van een veilige werkomgeving

Of je nou kiest voor een interne of externe vertrouwenspersoon, een duidelijke rolbeschrijving is cruciaal. Hierin definieer je wat je verwacht van de vertrouwenspersoon in termen van de behandeling van meldingen, voorlichting en preventie, én de ondersteuning bij het signaleren van terugkerende problemen.

Door dit goed in te richten, help je niet alleen de vertrouwenspersoon om zo effectief mogelijk te functioneren binnen jouw organisatie, maar zet je als werkgever ook concrete stappen naar een gezonde en sociaal veilige werkomgeving.