5 tips om je bedrijfscontinuïteit veilig te stellen

Tip 1: Maak structureel tijd voor bedrijfscontinuïteit

Dit lijkt misschien een open deur, maar veel organisaties onderschatten het belang van bedrijfscontinuïteit tot het te laat is. Het is natuurlijk logisch dat de dagelijkse bedrijfsprocessen hoog op de agenda staan. Maar: tijdens een onverwachte kritieke gebeurtenis wil je snel kunnen handelen. Als je bij brand of stroomuitval eerst nog moet nadenken over wat, wie en hoe, ben je al te laat!

Juist daarom is het belangrijk om als managementteam structureel tijd vrij te maken voor het bespreken, toetsen en evalueren van de bedrijfscontinuïteit. Meer inzicht vooraf betekent namelijk een sneller herstel, minder financiële en reputatieschade én minder ontevreden klanten.

Tip 2: Breng de bedrijfsimpact en bedreigingen in kaart

Om je bedrijfscontinuïteitsmanagementsysteem (BCMS) goed in te richten, is het uitvoeren van een bedrijfsimpactanalyse (BIA) cruciaal. Uit zo'n analyse wordt namelijk direct duidelijk welke activiteiten onmisbaar zijn voor de bedrijfsvoering. Wat gebeurt er als bepaalde processen uitvallen? Hoe lang mogen deze maximaal stilliggen voordat de situatie kritiek wordt? En: welke preventieve maatregelen kun je nu al nemen?

Daarnaast is een risicobeoordeling zinvol: welke bedreigingen zijn er überhaupt voor de bedrijfscontinuïteit en hoe groot is de kans dat een dergelijke situatie voorkomt? Welke processen zijn in dat geval kwetsbaar, en in welk opzicht? Voor hoeveel scenario's moet je dus een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) opstellen? En wie is in welk scenario aan zet?

Tip 3: Bepaal de strategische focus van jullie bedrijfscontinuïteit

Is het belang van een BCP voldoende geland bij het managementteam én hebben jullie inzicht in de impact en risico's? Dan is het tijd om een strategische focus te bepalen. Wat proberen jullie te beschermen met het BCP? Is het belangrijkste dat de verschillende activiteiten kunnen blijven doorgaan, om (een selectie van) producten of diensten te kunnen blijven leveren, of stellen jullie juist klanten en andere afnemers op de eerste plaats?

Bij een focus op zakelijke activiteiten bepaal je als eerste in welke volgorde de verschillende processen hersteld worden. Deze volgorde heeft directe invloed op welke producten en diensten nog geleverd kunnen worden én aan welke afnemers.
Als jullie aanbod van producten en diensten leidend is, dan bepaalt dat welke activiteiten als eerste hersteld moeten worden om die te kunnen leveren, en welke afnemers jullie in dat geval kunnen bedienen.
Is jullie prioriteit het kunnen blijven bedienen van (bepaalde) afnemers? Dan heeft dat invloed op welke producten of diensten daarvoor nodig zijn. Vervolgens kijk je naar de volgorde waarop de bedrijfsprocessen hersteld moeten worden om te zorgen dat je aan deze afnemer(s) kunt leveren.

Welke focus je kiest voor je BCP, heeft dus niet alleen effect op de managementaanpak bij een kritieke situatie, maar beïnvloedt ook de inspanningen op de werkvloer.

Tip 4: Volg de PDCA-cyclus voor continue verbetering

Een essentieel onderdeel van een BCMS is de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus. Deze methodiek zorgt voor een systematische aanpak voor continue verbetering. Het begint met de vraag: welke doelstellingen en maatregelen zijn er nodig om risico's te minimaliseren en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen (Plan)? Vervolgens voer je de geplande acties uit (Do). Na de uitvoering is het cruciaal om te evalueren hoe effectief deze acties blijken (Check). Op basis van deze evaluatie voer je de nodige aanpassingen door (Act) om je bedrijfscontinuïteitsmanagement te verbeteren.

Deze cyclische benadering zorgt ervoor dat je BCMS dynamisch blijft en zich aanpast aan nieuwe bedreigingen of veranderingen in de organisatie, waardoor het weerstandsvermogen en de veerkracht van je bedrijf voortdurend verbetert.

Tip 5: Krijg meer inzicht in kritieke processen dankzij ISO 22301

De belangrijkste reden om aan de slag te gaan met een BCMS is intrinsiek: je wilt niet dat je bedrijf stil komt te liggen als er onverwachts iets ernstigs gebeurt. Als je níét voorbereid bent en daardoor verrast wordt en de controle verliest, zou het wel eens kunnen gebeuren dat het bedrijf de (financiële) gevolgen niet kan dragen. Zeker voor het mkb is dit een reëel risico, omdat kleinere bedrijven vaker te maken hebben met beperkte financiële en operationele middelen.

Maar er is ook een extrinsieke reden om met bedrijfscontinuïteitsmanagement aan de slag te gaan. Een certificatie volgens ISO 22301 (de internationale norm voor bedrijfscontinuïteit) laat klanten namelijk zien dat je je bewust bent van mogelijke bedreigingen en verstoringen, daar voldoende op bent voorbereid en dus zo nodig snel kunt schakelen om de risico's tot het minimum te beperken. Dit maakt je in hun ogen een serieuze zakelijke partner waar ze met een gerust hart op kunnen vertrouwen.