Functionaris Gegevensbescherming

De AVG verplicht bepaalde organisaties om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Lees hier wat een Functionaris Gegevensbescherming precies doet en of de verplichting ook voor jouw organisatie geldt. Behoefte aan ondersteuning van een FG? Kader regelt het voor je.

Vraag offerte aan Plan een gesprek

Functionaris gegevensbescherming

Wat doet een Functionaris Gegevensbescherming?

Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) is dé specialist binnen een organisatie op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens, onze nationale toezichthouder, beschikt een FG over de volgende kennis en vaardigheden:

Grondige kennis van nationale en Europese wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Inzicht in de gegevensverwerkingen binnen de organisatie.
Expertise op het gebied van IT en informatiebeveiliging.
Kennis van de organisatie en de sector waarin deze actief is.
Vaardigheid om binnen de organisatie een cultuur van gegevensbescherming te bevorderen.

Wat zijn de taken van de Functionaris Gegevensbescherming binnen een organisatie?

De FG speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy binnen een organisatie. De belangrijkste taken zijn:

Het in kaart brengen van alle gegevensverwerkingen binnen de organisatie.
Het analyseren en beoordelen of deze verwerkingen voldoen aan de wet- en regelgeving.
Het geven van adviezen en aanbevelingen over privacygerelateerde onderwerpen.
Namens de organisatie fungeren als eerste aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

De FG heeft een vertrouwensfunctie en houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, klanten, leveranciers en andere betrokkenen. De onafhankelijkheid van de FG is vergelijkbaar met die van leden van de ondernemingsraad (OR).

Waarvoor kun je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming?

De FG is het aanspreekpunt binnen je organisatie voor verschillende privacy- en gegevensbeschermingsvragen, zoals:

Datalekken

Het melden en begeleiden van datalekken, inclusief communicatie met de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Vragen over privacy

Informatie en ondersteuning over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt binnen de organisatie.

Verwerkersovereenkomsten

Beoordelen en adviseren over overeenkomsten met leveranciers die persoonsgegevens verwerken.

Privacyverklaringen

Toezicht op transparantie en naleving van de AVG in privacyverklaringen.

Monitoring en rapportages

Jaarlijkse rapportages over privacyverzoeken, datalekken en andere gerelateerde onderwerpen met aanbevelingen voor verbetering.

Trainingen en bewustwording

Verhogen van privacybewustzijn via presentaties, kennissessies en samenwerking met informatiebeveiliging.

Is een Functionaris Gegevensbescherming verplicht?

Het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming is vanuit de AVG verplicht voor bepaalde organisaties:

Overheidsinstanties en publieke organisaties, ongeacht het type gegevens dat zij verwerken. Het kan gaan om de rijksoverheid, gemeenten en provincies, maar ook om bijvoorbeeld zorg- en onderwijsinstellingen. Voor deze partijen is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid ook interessant om te bekijken;
Organisaties die vanuit hun kernactiviteiten op grote schaal individuen volgen, bijvoorbeeld de profilering van mensen voor het maken van risico-inschattingen of cameratoezicht. Relevant is het aantal mensen dat een organisatie volgt, de hoeveelheid gegevensverwerking en hoe lang de organisatie mensen volgt.
Organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over iemands gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijke verleden en waarbij dit een kernactiviteit is;

Kleinere partijen in de zorg. Kader biedt voor deze partijen een abonnementsvorm aan, zodat je niet zelf iemand in dienst hoeft te nemen.

Ook als een Functionaris Gegevensbescherming niet verplicht is, kan het handig zijn om een zogenaamde Data Protection Officer aan te stellen. Hiermee ben je verzekerd van een continue en goede bescherming van de persoonsgegevens die je verwerkt.

Wat is het verschil tussen een Functionaris Gegevensbescherming en een Privacy Officer?

Binnen veel organisaties werken de FG en Privacy Officer nauw samen. Maar hun rollen verschillen wel op een aantal punten:

Wettelijke verplichting

FG: Soms verplicht volgens de AVG
PO: Niet verplicht, vrijwillige rol

Onafhankelijkheid

FG: Onafhankelijk, geen instructies van management
PO: Geen onafhankelijke positie

Taken

FG: Onafhankelijk, geen instructies van management
PO: Geen onafhankelijke positie

Rapportage

FG: Rechtstreeks aan het hoogste management
PO: Aan leidinggevende, afhankelijk van rol

Belangenverstrengeling

FG: Geen conflicterende functies toegestaan
PO: Kan andere functies vervullen

Aanspreekpunt voor AP

FG: Ja
PO: Nee, tenzij specifiek benoemd

In kleinere organisaties kunnen beide rollen door één persoon worden vervuld, mits er geen wettelijke verplichting is tot een onafhankelijke FG.