Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitvoeren

Ja, een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) is verplicht voor alle organisaties. Dat wil zeggen: verplicht voor alle organisaties met medewerkers in loondienst. Daarnaast is het officieel ook verplicht als je met ZZP’ers werkt, waarbij je als opdrachtgever de werkwijze voorschrijft. En het is vanaf 25 medewerkers verplicht om het RI&E ook te toetsen. Toetsing gebeurt altijd door een gecertificeerde kerndeskundige.

In het geval van de RI&E is er geen sprake van een bewaartermijn. Als werkgever in Nederland dien je te allen tijde te beschikken over een actuele RI&E.

Goede arbeidsomstandigheden, veilig en gezond kunnen werken, dat zijn de pijlers voor duurzame inzetbaarheid van werknemers. Hiermee creëer je een productieve en flexibele arbeidsorganisatie waarin jouw werknemers zich blijven ontwikkelen en prettig werken. De digitale RI&E van Kader speelt een belangrijke rol in dit geheel en geeft je grip op de arbeidsveiligheid

Met een digitale RI&E verminder je administratieve druk en kun je je sneller op risico’s en incidenten reageren. Geen gedoe meer met spreadsheets, maar een overzichtelijk digitaal dashboard met actuele inzichten. Met een digitale RI&E wordt zo de RI&E onderdeel van een duurzaam proces binnen jouw bedrijfsvoering.

Een digitale RI&E zorgt voor structuur
Dankzij het overzichtelijke digitale dashboard heb je alle veiligheidsinformatie bij elkaar, waardoor fouten minder snel optreden en je nog efficiënter een plan van aanpak kunt maken. Zo zijn al jouw arbo- en preventiezaken geborgd en kun je al je beheersmaatregelen op een systematische manier beheren. Je hebt realtime inzicht en bent altijd up-to-date over de laatste incidenten en risico’s. Zo zie je direct wat niet goed geregeld is, maar ook wat er wél goed geregeld is.

Een digitale RI&E tool biedt duidelijke structuur en samenhang in de veelheid van arbozaken waar organisaties mee te maken hebben. Ook geeft de software structuur en richting wanneer er medewerkers van verschillende afdelingen met de veiligheidssoftware werken. Voor iedere gebruiker is er een gepersonaliseerd overzicht, waardoor miscommunicatie verleden tijd is.

Ja, in veel gevallen moet de RI&E getoetst worden door één of meerdere gecertificeerde kerndeskundigen. Desondanks is er ook sprake van een uitzondering op de regel.

RI&E toetsing is een kwaliteitscontrole
Volgens de Arbeidsomstandighedenwet is het verplicht om de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde kerndeskundige. Hierbij is er geen sprake van goedkeuren of afkeuren van de RI&E. De kerndeskundigen toetsen op volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit. Daarmee is de toetsing een mooie kwaliteitscontrole. 

Voorwaarden voor vrijstelling van de RI&E toetsing
Werkgevers met maximaal 25 medewerkers hoeven de RI&E niet te laten toetsen, mits ze gebruik maken van een erkende branche RI&E. Concreet houdt dit in dat: 

Het RI&E-instrument binnen de branche is opgesteld door werkgevers- en werknemersorganisaties
Het instrument officieel erkend is 
De RI&E volledig volgens het branche-instrument is ingevuld.
Gebruik je geen erkend branche-instrument, of wijk je af van het instrument? Dan moet de RI&E alsnog getoetst worden door een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige. En heb je meer dan 25 medewerkers in dienst? Dan moet je RI&E sowieso getoetst worden.

RI&E toetsing verloopt in 3 stappen
Wil je de RI&E laten toetsen, maar weet je niet precies wat je kan verwachten? Bij Kader hebben we gecertificeerde kerndeskundigen in huis die de volledige toetsing, volgens de geldende richtlijnen, voor je oppakken. De toetsing van de RI&E verloopt eigenlijk altijd in drie stappen: 

Aanleveren van de RI&E: Je levert de volledige RI&E, inclusief plan van aanpak, bij ons aan. 
Inhoudelijke beoordeling: Onze kerndeskundigen komen een kijkje nemen op locatie en gaan graag in gesprek met de opsteller van de RI&E. Daarna nemen ze de RI&E in volledigheid door en gaan ze aan de slag met de beoordeling. 
Terugkoppeling: De kerndeskundigen stellen een toets- en adviesrapport op. Hier worden de bevindingen in opgenomen. Het kan voorkomen dat de kerndeskundigen nog knelpunten of tekortkomingen hebben geconstateerd. In dat geval worden er verbeteradviezen opgenomen in het toets- en adviesrapport. 
RI&E toetsing verhoogt de kwaliteit
De toetsing is geen kwestie van goed of fout. Het is écht een verlengde van de RI&E en draagt bij aan de kwaliteit van de RI&E en mate van risicobeheersing binnen de organisatie.

Je past de RI&E aan zodra hier aanleiding toe is, bijvoorbeeld bij:

• Wijzigingen in de werkomstandigheden of werkmethoden;

• Veranderingen in de organisatie van het werk;

• Nieuwbouw, verbouwing of herinrichting van werkplekken;

• Inzet van nieuwe machines, stoffen of technologie;

• Wijzigingen in wet- en regelgeving;

• Nieuwe inzichten vanuit de stand der wetenschap en professionele dienstverlening.

Vaak wordt gezegd: “met RI&E ben je nooit klaar”. Dat is niet helemaal waar. Want als:

1. de beschreven werkelijkheid aansluit op de praktijk

2. deze valt binnen de kaders van wet- en regelgeving

3. en deze bovendien past bij de ambities van de organisatie

Dan ben je voorlopig wél degelijk klaar met de RI&E.

Echter, zodra een van deze drie verandert, vergt dit aanpassing van de RI&E. Je begrijpt: het R&E is een actief, dynamisch document. Een document waarin de zaken die je beschrijft steeds in lijn moet liggen van de werkelijke gang van zaken in de organisatie. De RI&E raakt aan meer dan 10 onderwerpen rondom veiligheid en met regelmaat aan de orde zijn in verschillende soorten organisaties. Voordat je de RI&E aanpast, ga je de RI&E toetsen.

Het korte antwoord: om werknemers te beschermen tegen de risico’s van hun werk.

In organisaties waarin alleen geld verdienen telt, krijgt veiligheid (te) weinig kans. Daarom heeft de overheid het werken aan (oog voor) veiligheid verplicht gesteld via de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Branche-organisaties maken bovendien richtlijnen. Deze richtlijnen vind je terug in de Arbocatalogus. Bedrijven moeten laten zien dat ze deze voorschriften serieus nemen, door te werken met een actueel RI&E.

‘Actueel’ betekent in dit geval dat de werkzaamheden en de veiligheidsprocedures zo staan beschreven zoals ze in de praktijk worden uitgevoerd. Dat die beschrijving compleet is en binnen de kaders van de geldende richtlijnen. Want niet alleen het hebben van een RI&E is verplicht, ook het onderhouden van een RI&E is verplicht. 

Er is geen vaste richtlijn die bepaalt hoe vaak je de RI&E moet updaten. Toch kan de situatie op de werkvloer snel veranderen. Neem de RI&E dus goed onder de loep na veranderingen in de organisatie, bijvoorbeeld bij:  

• Nieuwe machines  

• Opening van een nieuwe afdeling

• Nieuwe (wettelijke) veiligheidsvoorschriften

• Verbeterpunten aan de hand van medewerkersfeedback

Een RI&E levert een werkend veiligheidsbeleid op. Dat is een wettelijk verplicht instrument dat elke organisatie moet hebben. Het is een set van documenten waarin elk proces rondom veiligheid beschreven staan, zoals in de praktijk worden uitgevoerd. Dit moet conform de voorschriften. Een getoetst RI&E levert een certificaat op bij Kader.

Wat het van jullie organisatie vergt hangt af van de situatie in de organisatie. In welke situatie bevindt jullie organisatie zich?

• Situatie 1: Als je in de dagelijkse praktijk veilig werkt maar (nog) maar weinig op papier heb staan, dan is het vooral veel schrijfwerk.

• Situatie 2: Als je al veel documenteert maar in de praktijk op de werkvloer niet altijd veilig werkt, dan is het vooral een kwestie van processen op de werkvloer veiliger maken.

• Situatie 3: Als je niet weet hoe het staat met de veiligheid op de werkvloer en je hebt bovendien weinig gedocumenteerd, dan zul je met beide aan de slag moeten.

Voor elke situatie geldt: Geen nood. In alle drie de gevallen kan Kader helpen. Wij helpen al 30 jaar uiteenlopende organisaties met het verbeteren van veiligheid.

Toetsing gebeurt altijd door een gecertificeerde kerndeskundige. Dat is iemand die gestudeerd heeft voor veiligheid en die weet wat er nodig is om risico's naar een acceptabel niveau te verkleinen. Binnen Kader hebben we kerndeskundigen beschikbaar in de vorm van Arbeids- en Organisatiedeskundigen, Hoger Veiligheidskundigen en Arbeidshygiënisten. We maken ze graag beschikbaar voor je.