Wat is het arbomanagementsysteem?

• Een RI&E dossier met (maatwerk) vragenlijsten
• Een dynamisch plan van aanpak
• Een managementinformatie module
• Een ongevallen & incidenten module
• Een medewerkeronderzoek module
• Een toetsing module
• Een (arbo) documenten beheer module
• VCA module
• BHV module *nieuw*
• Een App
• Een internationale module

Ik wil graag meer weten over het AMS

Voordelen van het AMS

Het AMS kent vele voordelen als webbased applicatie. Enkele voordelen van de applicatie zijn:

Vragenlijsten en risicobeoordeling

De basis van het AMS wordt gevormd door standaardvragenlijsten of door vragenlijsten uit de branche of die op maat ontwikkeld worden voor de klant met specifieke vragen over bijzondere onderwerpen binnen de organisatie. De vragenlijsten kunnen digitaal worden ingevuld, zo nodig wordt ten behoeve van het invullen een zogenaamde looplijst (printbaar in Word) gemaakt om te gebruiken tijdens een rondgang of tijdens een bespreking met andere medewerkers binnen de organisatie.

De vragen uit de vragenlijsten zijn per stuk voorzien van een toelichting die de invuller helpt bij het bepalen van het antwoord. Dit kan informatie uit de wet- en regelgeving betreffen, maar kan ook specifieke informatie betreffen zoals huisregels van de klant. Aan iedere vraag is, bij een negatief antwoord, ook een oplossingsrichting geformuleerd ten behoeve van het Plan van Aanpak.

Beheersmaatregelen

Daar waar nodig is een beheersactie gekoppeld aan een vraag in de RI&E-vragenlijst; dit is een actie die periodiek terugkeert op basis van een instelbare periodiciteit. Tevens is het mogelijk om zelfstandig beheersmaatregelen in te voeren, waaronder: werkplekinspecties, toolboxmeetings, beschikbaarheid van de vluchtwegen en specifieke controles en acties.

Kinney & Wiruth

Een methodiek voor risicobeoordeling is integraal aanwezig in het AMS op basis van Kinney & Wiruth. Het AMS is een gevalideerd systeem en wordt periodiek getoetst op wet- en regelgeving door een team van kerndeskundigen en door meerdere brancheorganisaties. 

Plan van Aanpak

De antwoorden op de vragenlijsten zijn bepalend voor de input van het Plan van Aanpak. Bij sommige positieve antwoorden is geen directe actie nodig maar wel een vervolgactie met een bepaalde periodiciteit in de zin van “Controleer of...”. Deze beheersactie kan specifiek ingeregeld worden voor een klant. Negatieve antwoorden leiden tot maatregelen en soms ook tot beheersacties met de eerder genoemde periodiciteit. In het actiescherm staan de maatregelen in volgorde van datum. Er kunnen filters worden ge(de)activeerd zoals de planning waarover het actiescherm informatie geeft, de verantwoordelijke medewerkers, budget en de locaties. De acties kunnen worden gekoppeld aan een verantwoordelijke medewerkers die een mail krijgt op het moment dat de actiedatum wordt overgeschreden. De actie komt na die datum dan als ‘te laat’ in het scherm te staan.

Ongevallen & Incidenten

Het AMS maakt het mogelijk om ongevallen & incidenten te registeren, analyseren en te voorzien van een actie. De actie wordt integraal opgenomen in het Plan van Aanpak en is te allen tijde traceerbaar. Lees meer over de ongevallen en incidenten module.

Toetsmodule

Het periodiek uitvoeren van een interne audit kan worden uitgevoerd met de toetsmodule die integraal aanwezig is in het AMS.

Management-info

De optionele managementinfo is een uitkomst voor organisaties, auditors of adviseurs die graag op een overstijgend niveau de resultaten willen vergelijken. Data, acties, personen, afdelingen, enz. kunnen met elkaar worden vergeleken om zodoende al dan niet maatregelen te nemen.

Documentenmodule

Het AMS bevat een module waarin documenten geplaatst kunnen worden die relevant zijn voor alle AMS-gebruikers binnen een bepaalde organisatie. Dit is te beschouwen als een soort Handboek voor Arbozaken en is volledig op maat in te richten.

AMS-app

Met de AMS-app kunnen tijdens rondgangen of inspecties de bevindingen via de smartphone aan het AMS worden toegevoegd, bijvoorbeeld ten behoeve van een LMRA. Ook kunnen kleine vragenlijsten worden beantwoord (bijvoorbeeld een inspectielijst voor het magazijn) en kunnen incidenten worden gemeld.

Dossier-opbouw

Op de geplande datum ontvangt de betreffende verantwoordelijke een email ter herinnering aan de openstaande actie. Ter ondersteuning kan er bijvoorbeeld nog een extra checklist worden toegevoegd (bijvoorbeeld bij een BHV-rondgang voor de nooduitgangen), deze kan worden ingevuld en vervolgens als bijlage aan de afgeronde actie worden gekoppeld. De beheerder van het AMS ziet in het dossier dat de actie is afgerond en kan de bijlage openen om vast te stellen wat de bevindingen zijn. Ook naar externe partijen, zoals auditoren en de Nederlandse Arbeidsinspectie, is dit van belang om ‘goed-werkgeverschap’ aan te tonen.

Vergelijkingen RI&E en Plan van Aanpak

Het Plan van Aanpak van de verschillende bedrijfsonderdelen kunnen worden vergeleken met elkaar waarbij in één overzicht de stand van zaken kan worden afgelezen van openstaande en uitgevoerde maatregelen. Dit kan ook op onderdelen van de RI&E. Van de actieschermen is per RI&E- locatie een overzicht te printen als rapportage. Daarnaast is van de overzichten een print te maken. Op deze manier kan zowel lokaal als centraal stuurinformatie worden gegenereerd ten behoeve van overleg en beoordeling door het management.

Foto’s en documenten

Tijdens de onderzoeken voor de RI&E en alle overige acties kunnen foto’s van specifieke situaties worden genomen of zijn checklijsten aanwezig die reeds in gebruik zijn in de organisatie. AMS maakt het mogelijk om foto’s, documenten en verwijzingen op te slaan bij de desbetreffende acties. Ook reeds uitgevoerde onderzoeken kunnen met terugwerkende kracht in het AMS worden ingevoerd zodat de dossiervorming in stand wordt gehouden.

VCA, ISO, OHSAS

Het AMS is het ideale instrument om gestructureerd aan de slag te gaan en om, een of meerdere, arbozorgsystemen binnen een organisatie te borgen. Met behulp van de leesfunctie kan de auditor voorafgaande aan de audit de status van het arbozorgsysteem inzien.

V&G-plannen

Het uitvoeren van een RI&E in de ontwerpfase blijft voor veel opdrachtgevers een onoverzichtelijke klus. Met behulp van de digitale vragenlijsten in het AMS is het mogelijk om vanaf de initiatieffase tot aan de gebruikersfase het gehele proces te monitoren. Inclusief de opmerkingen en acties die vrijkomen uit de vele overlegstructuren tussen opdrachtgever, opdrachtnemer, onderaannemers en overheden.

Veiligheid van dataverkeer

Het systeem is een webbased softwareapplicatie en is maximaal beveiligd door een versleuteling van de data. Het AMS is ook beveiligd tegen uitval of storingen. Over de beveiliging van het AMS is een apart document op te vragen.

Gemakkelijk in gebruik te nemen

Het opzetten van een organigram is gemiddeld binnen 30 minuten voltooid. Het invoeren van ca. dertig gebruikers is na een half uur afgerond. Kortom, het in gebruik nemen van het AMS kan binnen een dag na opdracht plaatsvinden. De instructie van het AMS aan de gebruikers neemt ca. 2 uur in beslag, daarna worden overwegend telefonisch of via email vragen beantwoord. Uiteraard blijft fysieke ondersteuning mogelijk.

Referenties

Het AMS kent zeer tevreden gebruikers, die al jaren een licentieovereenkomst hebben. Waaronder branche-organisaties, zorginstellingen, bouw- en infrabedrijven, installatietechniek, de procesindustrie, grootwinkelbedrijven, ziekenhuizen, MKB-bedrijven, logistieke bedrijven, bouwmaterialenhandel, en de (semi)overheid. Een opgave sturen wij je graag op verzoek toe.

Ook internationale bedrijven maken gebruik van het AMS, de digitale RI&E van Kader. Het AMS is ook beschikbaar in de Engelse taal.