Ondersteuning bij Functionaris Gegevensbescherming?
Een Kader-adviseur kan deze rol op zich nemen. Vraag gerust een vrijblijvende offerte aan.
Consulting
Functionaris Gegevensbescherming: regel het via Kader
De AVG verplicht bepaalde organisaties om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Lees hier wat een Functionaris Gegevensbescherming precies doet en of de verplichting ook voor jouw organisatie geldt. Behoefte aan ondersteuning van een FG? Kader regelt het voor je.
Wat doet een Functionaris Gegevensbescherming?
Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) is dé specialist binnen een organisatie op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens, onze nationale toezichthouder, beschikt een FG over de volgende kennis en vaardigheden:
- Grondige kennis van nationale en Europese wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Inzicht in de gegevensverwerkingen binnen de organisatie.
- Expertise op het gebied van IT en informatiebeveiliging.
- Kennis van de organisatie en de sector waarin deze actief is.
- Vaardigheid om binnen de organisatie een cultuur van gegevensbescherming te bevorderen.
Wat zijn de taken van de Functionaris Gegevensbescherming binnen een organisatie?
De FG speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy binnen een organisatie. De belangrijkste taken zijn:
- Het in kaart brengen van alle gegevensverwerkingen binnen de organisatie.
- Het analyseren en beoordelen of deze verwerkingen voldoen aan de wet- en regelgeving.
- Het geven van adviezen en aanbevelingen over privacygerelateerde onderwerpen.
- Namens de organisatie fungeren als eerste aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens.
De FG heeft een vertrouwensfunctie en houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, klanten, leveranciers en andere betrokkenen. De onafhankelijkheid van de FG is vergelijkbaar met die van leden van de ondernemingsraad (OR).
Een goed gefaciliteerde FG werkt preventief. Met de juiste kennis, mandaat en middelen kan de FG veel privacyproblemen voorkomen en de organisatie behoeden voor boetes en reputatieschade.
Tip van Kader
Waarvoor kun je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming?
De FG is het aanspreekpunt binnen je organisatie voor verschillende privacy- en gegevensbeschermingsvragen, zoals:
- Datalekken: Het melden en begeleiden van datalekken, inclusief communicatie met de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
- Vragen over privacy: Informatie en ondersteuning over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt binnen de organisatie.
- Verwerkersovereenkomsten: Beoordelen en adviseren over overeenkomsten met leveranciers die persoonsgegevens verwerken.
- Privacyverklaringen: Toezicht op transparantie en naleving van de AVG in privacyverklaringen.
- Monitoring en rapportages: Jaarlijkse rapportages over privacyverzoeken, datalekken en andere gerelateerde onderwerpen met aanbevelingen voor verbetering.
- Trainingen en bewustwording: Verhogen van privacybewustzijn via presentaties, kennissessies en samenwerking met informatiebeveiliging.
Is een Functionaris Gegevensbescherming verplicht?
Het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming is vanuit de AVG verplicht voor bepaalde organisaties:
- Overheidsinstanties en publieke organisaties, ongeacht het type gegevens dat zij verwerken. Het kan gaan om de rijksoverheid, gemeenten en provincies, maar ook om bijvoorbeeld zorg- en onderwijsinstellingen. Voor deze partijen is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid ook interessant om te bekijken;
- Organisaties die vanuit hun kernactiviteiten op grote schaal individuen volgen, bijvoorbeeld de profilering van mensen voor het maken van risico-inschattingen of cameratoezicht. Relevant is het aantal mensen dat een organisatie volgt, de hoeveelheid gegevensverwerking en hoe lang de organisatie mensen volgt;
- Organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over iemands gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijke verleden en waarbij dit een kernactiviteit is;
- Kleinere partijen in de zorg. Kader biedt voor deze partijen een abonnementsvorm aan, zodat je niet zelf iemand in dienst hoeft te nemen.
Ook als een Functionaris Gegevensbescherming niet verplicht is, kan het handig zijn om een zogenaamde Data Protection Officer aan te stellen. Hiermee ben je verzekerd van een continue en goede bescherming van de persoonsgegevens die je verwerkt.
Wat is het verschil tussen een Functionaris Gegevensbescherming en een Privacy Officer?
Binnen veel organisaties werken de FG en Privacy Officer nauw samen. Maar hun rollen verschillen wel op een aantal punten:
| Kenmerk | Functionaris Gegevensbescherming (FG) | Privacy Officer |
|---|---|---|
| Wettelijke verplichting | Soms verplicht volgens de AVG | Niet verplicht, vrijwillige rol |
| Onafhankelijkheid | Onafhankelijk, geen instructies van management | Geen onafhankelijke positie |
| Taken | Toezicht, advies, contact met Autoriteit Persoonsgegevens | Operationele en ondersteunende privacytaken |
| Rapportage | Rechtstreeks aan het hoogste management | Aan leidinggevende, afhankelijk van rol |
| Belangenverstrengeling | Geen conflicterende functies toegestaan | Kan andere functies vervullen |
| Aanspreekpunt voor AP | Ja | Nee, tenzij specifiek benoemd |
In kleinere organisaties kunnen beide rollen door één persoon worden vervuld, mits er geen wettelijke verplichting is tot een onafhankelijke FG.
Hoe ondersteunt een organisatie de Functionaris Gegevensbescherming in deze rol?
Om de FG optimaal te laten functioneren, is het belangrijk dat de organisatie zorgt voor:
- Actieve steun vanuit het management;
- Voldoende tijd om de werkzaamheden uit te voeren;
- Praktische ondersteuning, zoals geschikte tools en faciliteiten;
- Heldere communicatie naar alle medewerkers over de benoeming en rol van de FG;
- Voldoende budget, tijd en ruimte voor scholing en ontwikkeling.
Wat zegt de AVG over de Functionaris Gegevensbescherming?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt duidelijke regels voor de FG. De FG moet:
- Onafhankelijk zijn en geen instructies ontvangen over de uitvoering van zijn taken.
- Geen belangenverstrengeling hebben: een CFO, HR-directeur, hoofd IT of CISO mag niet ook de rol van FG invullen.
- Directe toegang hebben tot de hoogste bestuurders, zonder tussenkomst van anderen.
Meer weten over Kader en een Functionaris Gegevensbescherming?
Bij Kader kun je een praktisch ingestelde en ervaren adviseur informatiebeveiliging inhuren die als Functionaris Gegevensbescherming opereert. Hiermee houd je toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en geeft je invulling aan het privacybeleid. Neem gerust contact op voor meer informatie.
Actueel
Gerelateerd nieuws
Persoonlijk
Innovatief
Pragmatisch
