ISO 9001 checklist: de tien punten

Voordat je begint: analyseer de huidige situatie

Breng eerst in kaart hoe kwaliteitsmanagement op dit moment in de organisatie is geregeld. Dit ontdek je door een GAP-analyse uit te voeren. Tijdens de analyse ontdek je in hoeverre het huidige kwaliteitsmanagementsysteem al aansluit op de verwachtingen van ISO 9001. Zijn er procedures voor klachtenafhandeling? Welke documentatie ontbreekt? En zijn er al duidelijke kwaliteitsdoelstellingen geformuleerd?

Een GAP-analyse leidt tot waardevolle kennis. Je identificeert niet alleen mogelijke pijnpunten in de huidige procedures, maar je ontdekt ook of bepaalde stappen voor ISO 9001 certificering al zijn volbracht. Dat scheelt tijd!

Beoordeling van de organisatiecontext: interne en externe factoren

Elke organisatie heeft specifieke uitdagingen in het kwaliteitsmanagement. Dat kunnen risico’s zijn, zoals gezondheidsklachten bij medewerkers of een negatieve klimaatimpact. Maar ook stakeholders, zoals klanten, leveranciers en toezichthouders hebben allemaal invloed op jouw kwaliteitsmanagementbeleid. Het beleid van een leverancier kan bijvoorbeeld effect hebben op de kwaliteit en levertijd van jouw productie. Daarom verplicht ISO 9001:2015 om een contextanalyse uit te voeren.  
 
Tijdens de contextanalyse identificeer je de relevante stakeholders binnen jouw procesketen. Ook breng je alle risico’s tijdens het productieproces in kaart. Zijn er al beheersmaatregelen voor deze risico’s bepaald? Noteer deze ook.

Dan nu: de ISO 9001 checklist

Met het inzicht van bovenstaande analyses weet je precies op welke kansen en risico’s je het kwaliteitsmanagementsysteem moet voorbereiden. Nu kun je de ISO 9001 checklist doorlopen. ISO 9001 is flexibel opgebouwd en kan dus prima gevormd worden naar de uitdagingen binnen jouw organisatie.

De interne audit: toegespitst op jouw type organisatie

Tijdens de interne audit beoordeel je of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan ISO 9001 én of dit systeem goed werkt in de praktijk. Ook deze interne audit kun je toespitsen op jouw organisatie. Hoe dat eruitziet in de praktijk? Dat lees je in de volgende voorbeelden.

Interne audit voor productiebedrijven

Voor productieorganisaties ligt de auditfocus op proceskwaliteit, het bijhouden van de levenscyclus van producten en het onderzoeken of de producten voldoen aan de kwaliteitsstandaarden. Bij de audit let je daarom extra op gedetailleerde procesbeschrijvingen, controle van de apparatuur en het beheersen en navolgen van grondstoffen.  

Bij een interne audit voor een productiebedrijf beantwoord je bijvoorbeeld vragen als: 

• Zijn alle processtappen vastgelegd én geborgd in de praktijk?

• Worden afwijkingen in de processen en producten systematisch geanalyseerd?
  
• Hoe wordt klantfeedback vertaald naar productverbetering? 

Interne audit voor dienstverlenende organisaties 

In dienstverlenende organisaties – zoals consultancy, IT of juridische dienstverlening – ligt de focus in de audit vooral op kennis en klantrelaties. Leg de focus dan op klantcontact, informatiebeheer en het behouden en opschroeven van expertise bij medewerkers en managers. Relevante auditvragen zijn dan bijvoorbeeld:

• Voldoen diensten aan de klantverwachting? 

• Hoe wordt kennis overgedragen en behouden, bijvoorbeeld bij nieuw of vervangend personeel? 

• Wordt klanttevredenheid gemeten en vertaald naar gerichte verbeteracties?

De checklist kun je verder toespitsen op klantcontact, het gebruik van CRM-systemen en het organiseren van trainingen of cursussen.

Interne audit voor publieke en non-profit organisaties 

Bij publieke organisaties, zoals overheidsinstellingen, onderwijs of de zorg, is de scope voor de interne audit wat breder. In het onderwijs let je bijvoorbeeld niet alleen op onderwijskwaliteit, maar ook of de sfeer op school veilig en betrokken is. Dit kun je in kaart brengen door vragen te beantwoorden als: 
 

• Is er transparantie over prestaties naar interne én externe stakeholders? 
   

• Worden beleidsdoelstellingen vertaald naar concrete actiepunten? 
   

• Hoe wordt publieke verantwoording (zoals een jaarverslag, audits van toezichtshouders zoals de inspectie) ondersteund vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem? 

De interne audit is maatwerk 

Een checklist biedt je een goede basis om aan de slag te gaan met de interne audit. Maar een audit is maatwerk: kijk dus goed hoe je de audit kunt aansluiten op jouw organisatie en welke uitdagingen je in de productie- en dienstprocessen moet aanpakken. Zo bouw je een uitstekende kennis op over de uitdagingen die in jouw organisatie spelen én leer je met deze uitdagingen omgaan tijdens jouw pad naar ISO 9001 certificering. 
 
Meer over ISO 9001 certificering >>