Interne audit ISO 9001: dit levert het op

Interne audit maakt knel- en verbeterpunten zichtbaar

Met de interne audit ISO 9001 kijk je verder dan alleen naar het voldoen aan de norm. Naast dat de interne audit vanuit de ISO 9001-norm verplicht is, is het een instrument dat voordelen oplevert voor je organisatie. Met de interne audit ISO 9001:

Beoordeel je processen op toegevoegde waarde én risico’s;

Signaleer je belangrijke knel- en verbeterpunten;

Ontdek je de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem;

Toets je in hoeverre het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de ISO 9001-norm, wetgeving, klanteisen en/of eisen van je organisatie.

Leg bevindingen interne audit vast in rapport

Het is belangrijk om de bevindingen en afwijkingen van de interne audit vast te leggen in een auditrapportage. Zo kun je de resultaten altijd gemakkelijk terugvinden. Kader Group kan je ook ondersteunen bij de invulling van verbetermaatregelen.

Verplichtingen interne audit vanuit ISO 9001 norm

De ISO 9001-norm verplicht het uitvoeren van de interne audit. De norm beschrijft ook hoe deze verplichting er uitziet. Je moet als organisatie:

(Een) auditprogramma(‘s) plannen, vaststellen, implementeren en onderhouden. Hierin moeten ook de frequentie, methoden, verantwoordelijkheden, planningseisen en rapportage worden opgenomen. Daarbij moet je rekening houden met het belang van de betrokken processen, veranderingen die van invloed zijn op de organisatie en resultaten van voorgaande audits;

De criteria van de audit definiëren;

De reikwijdte van elke audit definiëren;

Auditoren selecteren en audits uitvoeren waarbij de objectiviteit en onpartijdigheid van het auditproces wordt gegarandeerd;

De resultaten van de audits rapporteren aan het relevante management;

Zonder onnodig uitstel passende correcties en (corrigerende) maatregelen doorvoeren;

Gedocumenteerde informatie bijhouden als bewijs van de implementatie van het auditprogramma en de auditresultaten.

Aanbevelingen interne audit via de root cause (oorzaak) analyse

De aanbevelingen die de interne auditor geeft, moeten de nodige diepgang hebben. Ze moeten niet alleen oplossingsgericht zijn, maar ook de oorzaak van de afwijking wegnemen. Dit is een belangrijk onderdeel van een managementsysteem. Een ‘root cause analysis’, in het Nederlands oorzaakanalyse, hoort daarbij.

Voorbeeld: als uit de interne audit blijkt dat een nooddeur vaak open staat, wordt van de interne auditor een aanbeveling verwacht. Die moet verder gaan dan het eenvoudigweg dichtdoen van de deur of het kopen van een deurklem.

In drie stappen naar de juiste aanbevelingen

Om tot goede aanbevelingen te komen, moet de interne auditor in drie stappen werken: voorbereiding van de audit, uitvoering van de audit en toetsing van conclusies.

Voorbereiding van de audit

Begin met het inventariseren van structurele afwijkingen tijdens het intakegesprek.
Bespreek met betrokkenen of de afwijkingen een risico vormen en wat er eerder is gedaan om ze op te lossen.

Uitvoering van de audit

Ga verder dan alleen het beoordelen van compliance. Stel verdiepende vragen aan medewerkers, zoals:
- Waarom nemen jullie dat risico?
- Onder welke condities zou je niet meer hoeven afwijken?

Trek voorlopige conclusies en stel aanbevelingen op op basis van de oorzaakanalyse.

Toetsing van conclusies

Bespreek voorlopige bevindingen en aanbevelingen met één tot drie leidinggevenden. Inventariseer hun feedback en aanvullende suggesties.

Presentatie aanbevelingen aan directie

Bij de presentatie van de audituitkomsten is het belangrijk dat de focus ligt op de beoogde verbeteringen. En niet op de audit zelf. Geef complimenten over positieve bevindingen en bespreek afwijkingen kort en bondig.

Voor complexe problemen is directiebetrokkenheid cruciaal. Alleen dan kun je de voorwaarden scheppen voor succesvolle verbeteringen. Zorg voor consensus over verbeterpunten in het verbeterplan en maak deze zichtbaar met duidelijke actiehouders en deadlines.

Lees meer over ISO 9001 certificering: