Efficiency verbetering en verhoging productiviteit in het ink-model

1. Randvoorwaarden

De randvoorwaarden waarmee organisaties te maken krijgen zijn echter complex en vereisen een besturingsmodel dat de beslissers in staat stelt de voorwaarden te meten en te vergelijken met vooraf bepaalde normen. Daarnaast moet er een methode zijn die in staat is om de afwijkingen te registreren en te determineren welke informatie nodig is om beslissingen te nemen.
Wil een dergelijke methode succesvol zijn, dan moet het uitgangspunt het beleid en de strategie van de organisatie zijn en rekening houden met de middelen en competenties. De resultaten moeten gebruikt worden om de consequenties voor beleid, strategie, middelen en competenties af te kunnen leiden.(Zie het artikel ‘Competentiemanagement heeft alles te maken met het bedrijfsresultaat’. )
Om deze aspecten te kunnen beheersen is een methode noodzakelijk die geënt is op een model waar continu verbeteren tot de mogelijkheden behoort en zorgt dat de resultaten van een organisatie bijdragen tot verbetering van de efficiency en verhoging van de productiviteit. Het INK model geeft hiervoor de noodzakelijke handvatten. (Zie hiervoor ‘Hoe INK wel kan leiden tot verhoging productiviteit’.)

2. Het INK als model voor efficiency verbetering en productiviteitverhoging

2.1 INK als uitgangspunt voor optimalisatiemethode

Wanneer een verbetertraject leidt tot efficiency verbetering en productiviteitverhoging, dan zijn een aantal aspecten in een methode van belang:

• De beleidsuitgangspunten en strategie moeten in de methode centraal staan
  Om de doelstellingen van de procesonderdelen helder geformuleerd te krijgen is het noodzakelijk de beleidsuitgangspunten en de strategie duidelijk te krijgen waardoor de doelen van de processen duidelijk gedefinieerd kunnen worden.
• Er moet een koppeling zijn tussen beleid en middelen
  Om op de meest efficiënte wijze de doelen van de organisatie te kunnen bereiken, is het noodzakelijk om te weten welke middelen op welk moment binnen de organisatie noodzakelijk zijn bij het bereiken van deze doelstellingen.
• Er moet een koppeling zijn tussen beleid en competenties
  Wanneer de productiviteit verhoogd moet worden is het noodzakelijk te weten welke competenties nodig zijn om de strategie in te vullen. Door te weten over welke competenties medewerkers beschikken is het mogelijk een analyse te maken van de ontbrekende competenties waardoor corrigerende maatregelen te nemen zijn.
• De resultaten moeten helpen de organisatie te verbeteren
  Om lering te trekken uit het verleden, moeten de meetresultaten dusdanig gegroepeerd zijn dat ze meehelpen om verbeterpunten aan te geven en te blijven volgen.
• Het INK model geeft de mogelijkheid om al deze aspecten te monitoren en geeft hierdoor handvatten om verbeteracties in gang te zetten. Tevens zorgt het voor een waarborging van kwaliteit en het geeft mogelijkheden om ijkpunten in te bouwen om evaluatie en sturing te vereenvoudigen.

2.2 Methodische ondersteuning

Zoals in het INK de koppeling tussen beleid en strategie, middelen, medewerkers en processen vastligt, zo moet in de ondersteunende methode ook de koppeling tussen beleid en strategie, middelen, medewerkers en processen eenduidig vastgelegd worden.
Hiervoor is de OSIRIS methode ontwikkeld. Daarnaast is het noodzakelijk de beslispunten met de bijbehorende informatie te kunnen definiëren. Ook dit wordt door de OSIRIS methode ondersteund.

2.3 Optimalisatie processen

Processen worden binnen de OSIRIS methode gezien als de wijze waarop optimaal gebruik wordt gemaakt van middelen, competenties en informatie. Door de facetten middelen, competenties en informatie te koppelen aan processen kan op eenvoudige wijze geanalyseerd worden wat de gevolgen voor de voortgang van het proces zijn indien middelen niet beschikbaar zijn, de juiste competenties ontbreken of de beslisser niet of niet tijdig beschikt over informatie. Corrigerende maatregelen zijn op deze wijze te nemen en het wordt eenvoudiger om de effectiviteit van de inzet van middelen en competenties te verhogen. Omdat de relatie tussen de verschillende processtappen en de benodigde middelen vastligt, is te analyseren hoe beter middelenbeheer kan bijdragen tot verhoging van de effectiviteit.
De OSIRIS methode voorziet in de mogelijkheid om per proceseenheid vast te houden wat de doorlooptijd en de toegevoegde waarde is. Hierdoor is het mogelijk geworden om te simuleren of veranderingen in de procesgang of het beter inzetten van middelen daadwerkelijk bijdraagt tot de optimalisatie van het proces. Door de Ist situatie te vergelijken met de Soll situatie wordt het mogelijk om de voor de organisatie meest aantrekkelijke Soll situatie te schetsen en te implementeren.

2.4 Beheer competenties

Omdat in de OSIRIS methode de competenties van de medewerkers gekoppeld zijn aan de competenties die nodig zijn voor de betreffende processtappen, is het mogelijk om per medewerker een adequaat opleidingsplan op te stellen. Door invulling te geven aan het opleidingsplan wordt het kennisniveau van de medewerkers verhoogd en zijn zij beter in staat hun werkzaamheden te verrichten. Door het kennisniveau van de medewerker af te stemmen op de noodzakelijke kennis voor het uitvoeren van de processen is het mogelijk om de productiviteit te verhogen.
Tevens wordt het eenvoudiger om bij wijziging van de strategie te onderzoeken welke effecten dit heeft op de benodigde competenties en pro-actief te reageren door het tijdig bijstellen van opleidingsplannen, of, indien noodzakelijk, het tijdig werven van nieuwe competenties. Hierdoor blijft het mogelijk adequaat te reageren op veranderende omstandigheden en de productiviteit te optimaliseren.

2.5 Beheer informatie

Voor organisaties is het belang van informatie niet te onderschatten. Wanneer de medewerkers van de organisaties in staat worden gesteld sneller beslissingen te nemen, verhoogt dit de concurrentiekracht en slagvaardigheid. Juist het verhogen van concurrentiekracht en slagvaardigheid beïnvloedt de resultaten en daardoor de continuïteit van de organisatie positief.
Om te bewerkstelligen dat het mogelijk wordt de informatie voldoende te beheren en zorg te dragen dat de informatie op het juiste tijdstip ter beschikking van de gebruiker komt, voorziet de OSIRIS methode in een koppeling tussen beslispunten, informatie, middelen om de informatie te verschaffen en de gebruiker van deze informatie.
Het vastleggen van de middelen die nodig zijn om de informatie te verschaffen is van belang om de kritische systemen voor informatieverstrekking beter te kunnen beheren. Ook wordt het op deze wijze mogelijk om de verschaffing van informatie te optimaliseren.

3. Hoe efficiency verbetering en productiviteitverhoging te bereiken

3.1 Eisen aan de aanpak efficiency verbetering en productiviteitverhoging

Wil een organisatie in staat zijn om het maximale rendement te halen uit de verbetering van efficiency en verhoging van de productiviteit, dan moet een methode de eisen ondersteunen op het gebied van management van organisatie, procesbeheer, beheer middelen, beheer competenties en kwaliteit. Effectiviteit is het product van kwaliteit en acceptatie. Om het maximale uit een verbetertraject te halen is het noodzakelijk dat de kwaliteit bewaakt wordt en de acceptatie zo hoog mogelijk is.
De factoren kwaliteit en acceptatie stellen eisen aan de aanpak. De aanpak moet gebaseerd zijn op een goed en geaccepteerd kwaliteitssysteem. Om een maximale acceptatie te bewerkstelligen moet de aanpak helpen om de communicatie met de betrokkenen te vereenvoudigen.

3.2 Invulling van de eisen door OSIRIS

Om het maximale rendement van een optimalisatie te bewerkstelligen is de OSIRIS methode ontwikkeld. Deze methode zorgt voor de integrale kijk op processen, competenties en middelen. Ook het beheer van informatie heeft een duidelijke plaats gekregen. Door het vastleggen van processtappen met bijbehorende werkinstructies wordt de overdracht van werkzaamheden vereenvoudigd. Per procesonderdeel wordt de toegevoegde waarde bepaald, zodat inzichtelijk wordt of en hoeveel proceswijzigingen bijdragen tot verbetering.

3.2.1 Vervulling eisen aan het management van informatie

Om te zorgen dat het woud van informatie weer toegankelijk wordt, wordt in de OSIRIS methode onder informatie alleen die set van gegevens verstaan, die de gebruiker helpt beslissingen te nemen. Het moet duidelijk zijn welke informatie welke beslissing ondersteunt om te zorgen dat de tijdigheid en volledigheid niet in gevaar komt. Om de concurrentiekracht te verhogen is het van belang te zorgen dat de snelheid waarmee beslissingen genomen kunnen worden toeneemt. Dit vereist dat de beslisinformatie snel en volledig ter beschikking komt van de medewerkers.

3.2.2 Vervulling eisen aan procesbeheer

OSIRIS voorziet in het detailleren van processen vanuit hoofdprocessen. Dit zorgt ervoor dat bij herinrichten van processen niet alle hoofdprocessen opnieuw ingericht moeten worden maar alleen de noodzakelijke aanpassingen gevisualiseerd en verbeterd worden. Omdat deze opdeling in de OSIRIS methode bestaat, is het eenvoudiger de consequenties te zien welke afdelingen betrokken zijn bij de wijziging. Dit zorgt ervoor dat de snelheid van het verbetertraject verhoogd wordt en niet de totale bedrijfsvoering opnieuw geanalyseerd hoeft te worden.
Omdat er een koppeling is tussen de processen en de ondersteunende middelen, zijn op voorhand de eisen te definiëren waaraan het ICT systeem moet voldoen om de procesgang te blijven ondersteunen. Hierdoor wordt niet langer het ICT systeem bepalend voor de processen, maar bepalen strategie en beleid de eisen voor de processen en daardoor de eisen voor de ondersteunende ICT systemen.

3.2.3 Vervulling eisen aan beheer van middelen en competenties

De OSIRIS methode maakt een koppeling tussen processen, middelen en competenties, zodat de onderlinge invloeden zichtbaar zijn. Hierdoor is het mogelijk bij verstoring van een van de elementen de consequenties te bepalen en adequate maatregelen te nemen om de vertraging in bedrijfsvoering zo klein mogelijk te maken. Tevens is het mogelijk om de juiste competentie in te zetten daar waar deze het beste tot zijn recht komt.

3.2.4 Vervulling eisen aan kwaliteit en acceptatie

De effectiviteit van verbeteringsprocessen is het resultaat van kwaliteit en acceptatie. Dit betekent dat het kwaliteitsgehalte van de invulling van de eisen voor middelenbeheer, competentiebeheer, procesbeheer en informatiebeheer een voldoende gehalte moet hebben om effectief te zijn.
Om de kwaliteit te garanderen gebruikt de OSIRIS methode de uitgangspunten van het INK. Om de acceptatie zo hoog mogelijk te krijgen voorziet OSIRIS in een representatietechniek die een maximale ondersteuning biedt aan de communicatie met de diverse belangenpartijen. Tevens zorgt de methode ervoor dat de participatie van de diverse belangengroepen maximaal kan zijn.

4. OSIRIS en het INK

De gebieden middelen, competenties en processen zoals deze gebruikt worden in de OSIRIS methode, worden ook in het INK model onderscheiden. Daarnaast heeft het INK model resultaatgebieden gedefinieerd, waardoor metingen mogelijk zijn. Tevens is een van de doelstellingen van het INK het continu verbeteren van de organisatie, juist datgene wat met de OSIRIS methode ook beoogd wordt.
Deze elementen, samen met de hoge mate van kwaliteitsbewaking, maakte het INK model een geschikt model om de OSIRIS methode op uit te bouwen.
Juist de combinatie OSIRIS en INK heeft de ingrediënten in zich om het proces van verbetering van de efficiency en de verbetering van de productiviteit van organisaties tot een succes te maken. Een nadere beschrijving van de aanpak in die combinatie vindt u in het artikel ‘Aanpak efficiency verbetering met het INK-model’.