Voorbereiding interne audit
- De doelstellingen van de audit zijn duidelijk.
- De auditopdracht is afgestemd met de opdrachtgever.
- De geplande activiteiten (interviews, documentbeoordeling, groepsinterview, inspectie, observaties) en diepgang corresponderen met de auditdoelstellingen.
Interviews
Voorbereiding
- Betrokkenen tijdig informeren.
- Documentatiemateriaal verzamelen.
- Vragenlijsten, checklist of onderwerpenlijst opstellen.
Introductie
- Leg doelstellingen en omvang van de audit uit (verificatie naleving/werking procedures).
- Benadruk systeemaudit (geen persoonsbeoordeling).
- Stel wijze van communicatie en werkwijze vast.
Uitvoering
- Praat met de “doener”.
- Start met relatief open vragen.
- Laat gesprek natuurlijk verlopen (niet alleen ja/nee vragen).
- Bouw gesprek logisch op.
- Gebruik driehoekbenadering: vraag – neem waar – check.
- Toets of je het goed begrepen hebt.
- Koppel bevindingen terug.
- Blijf zelf objectief (feiten in plaats van meningen).
- Vraag om objectief bewijs.
- Kies zelf steekproef / selecteer zelf.
- Gebruik vragenlijst als geheugensteun in plaats van als dwangbuis.
- Vraag door bij constatering mogelijke tekortkomingen.
- Let op beschikbare tijd.
- Let op de auditee: indien hij/zij de aandacht er niet bij heeft om wat voor reden dan ook, plan een nieuwe afspraak.
Rol tijdens het interview
- Kom “open” en “positief ” over.
- Blijf flexibel, luister.
- Leg geen verwachtingen/vooroordelen op.
- Luister/kijk en reageer op wat je hoort/ziet.
- Wees assertief, niet agressief.
- Vermijd discussie (stick-to-the-facts).
- Luister naar “waarom”-argumenten (positief en negatief in verband met effectiviteit).
Afsluiting gesprek
- Stel open vraag naar eventuele problemen.
- Toets volledigheid audit van vragenlijst.
- Check of er geen “openstaande” items zijn.
- Registreer waarnemingen bij bevindingen.
- Registreer de tekortkomingen (per waarneming/bevinding).
- Vraag om corrigerende en preventieve maatregelen.
- Stel prioriteiten aan de afhandeling (van tekortkomingen / corrigerende maatregelen).
- Geef eerste indrukken.
- Spreek af “hoe nu verder”.
- Vraag naar ervaringen auditee.
- Bedank auditee voor zijn tijd/medewerking.
Verslaglegging
- Alle bevindingen zijn gebaseerd op feiten die afkomstig zijn uit interviews, documentbeoordeling, groepsinterview, inspectie, observaties etcetera.
- Bereik consensus over bevindingen.
- Het rapport bevat geen bevindingen die niet gebruikt worden voor de onderbouwing van een conclusie.
- De conclusies omvatten alle auditdoelstellingen.
- Conclusies komen logisch voort uit de bevindingen.
- Aanbevelingen zijn altijd gebaseerd op een conclusie.
- Aanbevelingen zijn geen koude verrassing, dat wil zeggen vooraf is aanbeveling getoetst op haalbaarheid en draagvlak.
- Aanbevelingen zijn actiegericht, dat wil zeggen het is duidelijk wie, wanneer, wat moet doen.
- Concept auditrapport is getoetst op inhoud en kwaliteit.
Opvolging
- Auditrapport is besproken.
- Auditrapport is vastgesteld, dat wil zeggen heeft formele status gekregen.
- Over elke aanbeveling is een besluit genomen (wel doen, niet doen, anders doen) en de aanbeveling is daarmee een corrigerende dan wel preventieve maatregel.
- Elke maatregel is uitgevoerd.
- Het effect van elke maatregel is vastgesteld (eventueel in volgende auditronde).