Checklist Interne Kwaliteitsaudit

Voorbereiding interne audit

De doelstellingen van de audit zijn duidelijk.
De auditopdracht is afgestemd met de opdrachtgever.
De geplande activiteiten (interviews, documentbeoordeling, groepsinterview, inspectie, observaties) en diepgang corresponderen met de auditdoelstellingen.

Leg doelstellingen en omvang van de audit uit (verificatie naleving/werking procedures).
Benadruk systeemaudit (geen persoonsbeoordeling).
Stel wijze van communicatie en werkwijze vast.

Praat met de “doener”.
Start met relatief open vragen.
Laat gesprek natuurlijk verlopen (niet alleen ja/nee vragen).
Bouw gesprek logisch op.
Gebruik driehoekbenadering: vraag – neem waar – check.
Toets of je het goed begrepen hebt.
Koppel bevindingen terug.
Blijf zelf objectief (feiten in plaats van meningen).
Vraag om objectief bewijs.
Kies zelf steekproef / selecteer zelf.
Gebruik vragenlijst als geheugensteun in plaats van als dwangbuis.
Vraag door bij constatering mogelijke tekortkomingen.
Let op beschikbare tijd.
Let op de auditee: indien hij/zij de aandacht er niet bij heeft om wat voor reden dan ook, plan een nieuwe afspraak.

Kom “open” en “positief ” over.
Blijf flexibel, luister.
Leg geen verwachtingen/vooroordelen op.
Luister/kijk en reageer op wat je hoort/ziet.
Wees assertief, niet agressief.
Vermijd discussie (stick-to-the-facts).
Luister naar “waarom”-argumenten (positief en negatief in verband met effectiviteit).

Stel open vraag naar eventuele problemen.
Toets volledigheid audit van vragenlijst.
Check of er geen “openstaande” items zijn.
Registreer waarnemingen bij bevindingen.
Registreer de tekortkomingen (per waarneming/bevinding).
Vraag om corrigerende en preventieve maatregelen.
Stel prioriteiten aan de afhandeling (van tekortkomingen / corrigerende maatregelen).
Geef eerste indrukken.
Spreek af “hoe nu verder”.
Vraag naar ervaringen auditee.
Bedank auditee voor zijn tijd/medewerking.

Alle bevindingen zijn gebaseerd op feiten die afkomstig zijn uit interviews, documentbeoordeling, groepsinterview, inspectie, observaties etcetera.
Bereik consensus over bevindingen.
Het rapport bevat geen bevindingen die niet gebruikt worden voor de onderbouwing van een conclusie.
De conclusies omvatten alle auditdoelstellingen.
Conclusies komen logisch voort uit de bevindingen.
Aanbevelingen zijn altijd gebaseerd op een conclusie.
Aanbevelingen zijn geen koude verrassing, dat wil zeggen vooraf is aanbeveling getoetst op haalbaarheid en draagvlak.
Aanbevelingen zijn actiegericht, dat wil zeggen het is duidelijk wie, wanneer, wat moet doen.
Concept auditrapport is getoetst op inhoud en kwaliteit.

Auditrapport is besproken.
Auditrapport is vastgesteld, dat wil zeggen heeft formele status gekregen.
Over elke aanbeveling is een besluit genomen (wel doen, niet doen, anders doen) en de aanbeveling is daarmee een corrigerende dan wel preventieve maatregel.
Elke maatregel is uitgevoerd.
Het effect van elke maatregel is vastgesteld (eventueel in volgende auditronde).