Aanpak efficiency verbetering met het ink-model

1. OSIRIS

Bij de ontwikkeling van de OSIRIS methode zijn een aantal uitgangspunten gedefinieerd die zijn afgeleid van deze functionele eisen.
Om de acceptatie van de invoering van verbeteringen te verhogen is de methode modulair opgebouwd. Dit wil zeggen dat er tussentijdse resultaten gepresenteerd worden, waarna een beslissing genomen kan worden om door te gaan of met het traject te stoppen.
Om de kwaliteit van de resultaten van de verbetering te kunnen meten en borgen is als uitgangspunt voor de methode het INK model gekozen. Het INK model onderscheidt de gebieden competenties en middelen in het model en staat een voortdurende cirkel van meten en verbeteren voor. (Hoe de OSIRIS methode dit oplost staat beschreven in ‘Efficiency verbetering en verhoging productiviteit in het INK-model’.)

2. Efficiency verbetering met het INK model

2.1 Filosofie OSIRIS

De OSIRIS methode gaat uit van de doelstellingen van de organisatie die vertaald zijn in de consequenties voor het beleid en de strategie van de organisatie. Om het beleid en de strategie te ondersteunen, worden de bijbehorende middelen en competenties in kaart gebracht. Om de samenhang van middelen, competenties, beleid en strategie te zien, worden deze aan de processen gekoppeld.
De OSIRIS methode veronderstelt dat een organisatie steeds op zoek is naar verbetering en geeft de organisatie handvatten om dit te bereiken.

2.2 Verbeteren: een voortdurend proces

Omdat verbeteren een continu proces is, is het noodzakelijk dat een methode niet uitgaat van een eindsituatie, maar juist de middelen geeft om zelfstandig te kunnen analyseren welke verbetertrajecten opgestart kunnen worden en wat de toegevoegde waarde voor de organisatie is.

Om dit mogelijk te maken voorziet de OSIRIS methode in meetinstrumenten om de effecten van verbeteringen te kunnen blijven meten. Door simulering is het verwachte resultaat in beeld te brengen en geeft het de organisatie informatie in handen om op basis van deze uitkomsten te beslissen of verbetertrajecten wel of niet ingezet worden.

2.3 Competentiemanagement: modegril of noodzaak

Juist in een veranderende situatie is het van belang te beschikken over de juiste competenties in de organisatie. Als een organisatie kan inspelen op de veranderende competentie-eisen, dan wordt het mogelijk om slagvaardig een nieuwe koers uit te zetten of tijdens het traject bij te sturen.
De OSIRIS methode helpt de organisatie om duidelijk in kaart te brengen over welke competenties ze moet beschikken wil het proces ongestoord verlopen.
Daarnaast worden de aanwezige competenties in kaart gebracht, waardoor een gap analyse plaats kan vinden. De organisatie kan hierop inspelen door tijdig nieuwe competenties te werven of opleidingsplannen op te stellen.
Door het opstellen van opleidingsplannen kan de organisatie ervoor zorgen dat de aanwezige medewerkers tijdig in staat zijn om hun taken adequaat uit te blijven voeren.

2.4 Acceptatie door communicatie

Om te zorgen dat verbetertrajecten de effectiviteit verhogen, is naast de kwaliteit ook de acceptatie van belang.
Veelal mislukken verbetertrajecten omdat na implementatie blijkt dat medewerkers niet meer weten wat er van hen verwacht wordt.
Het succes van verbetertrajecten staat en valt met de medewerkers die binnen de organisatie verantwoordelijk zijn om de gewijzigde procedures uit te voeren. Helaas blijkt in de praktijk dat de communicatie over de wijzigingen in de organisatie onvoldoende is, waardoor de acceptatie laag wordt. Dit heeft een negatief effect op de effectiviteit van de verbeteringen.
De OSIRIS methode voorziet in een representatievorm waardoor de communicatie met medewerkers vereenvoudigd wordt. Dit komt de acceptatiegraad ten goede.

2.5 OSIRIS en INK

De OSIRIS methode gaat ervan uit dat de kwaliteit van het totale traject geborgd moet zijn en dat er een samenhang moet zijn tussen beleid, strategie, middelen, competenties en processen. Omdat het voor het voortbestaan van organisaties van belang is om voortdurend de resultaten op de verschillende gebieden te blijven monitoren, worden in de methode diverse meetpunten opgenomen. Juist deze filosofie en onderdelen worden ook in het INK ondersteund.
Om de kwaliteit te blijven waarborgen gebruikt de OSIRIS methode de uitgangspunten uit het INK. Naast het bewaken van kwaliteit geeft het INK model ook de mogelijkheden om de effectiviteit te blijven bewaken. Door het INK als basis te gebruiken is de OSIRIS methode geschikt om een bijdrage te leveren aan de effectiviteit en productiviteit van een organisatie.

3. OSIRIS methode stap voor stap

3.1 Algemeen

De OSIRIS methode is modulair van opzet. Dit betekent dat, afhankelijk van de behoeften van een organisatie, trajecten tijdelijk gestopt kunnen worden of stappen in het traject overgeslagen kunnen worden.
De doelstelling van het traject is om een omgeving te creëren waarin de beheersbaarheid van informatie en de beheersbaarheid van de middelen om deze informatie te verschaffen, optimaal zijn. Daarnaast is het doel de processen dusdanig transparant te maken dat de organisatie eenvoudig in kan spelen op gewijzigde omstandigheden.

3.2 Quick scan

Door middel van een quick scan worden de onderdelen beleid, strategie, middelen, competenties en processen in beeld gebracht. De quick scan geeft een antwoord op de belangrijkste verbeterpunten van een organisatie en geeft tevens inzicht in de doelstellingen.
Om dit inzicht te verkrijgen worden, na een gesprek met de opdrachtgever, vragenlijsten verstrekt, waarvan de antwoorden daarna elektronisch verwerkt worden.
Door analyse van deze vragenlijsten, krijgt de organisatie inzicht in de verbeterpunten en kan een verbetertraject opgezet worden. De analyse is tevens startpunt om te bepalen welke processen in een organisatie spelen.

3.3 Analyse processen

De volgende stap in de OSIRIS methode is het opzetten van de hoofdprocessen in een organisatie. Om dit te bereiken worden de doelstellingen van een organisatie bepaald en worden de processen verdeeld in processen die zorgen dat de primaire doelstellingen worden bereikt en processen die de overige doelstellingen van een organisatie ondersteunen. Bij het analyseren van de processen gaat de OSIRIS methode uit van de doelen die verwezenlijkt moeten worden door het hoofdproces.
Nadat het hoofdproces bekend is, wordt het proces uitgewerkt in beslisschema’s. In deze schema’s wordt duidelijk welke informatie de gebruiker ondersteunt in het nemen van zijn beslissingen. Het analyseren van deze beslissingen is van belang om te kunnen bepalen waar efficiency voordeel te behalen is. Om te bepalen of er verbetering van productiviteit te behalen is, wordt de toegevoegde waarde van de beslisschema’s bepaald.
Als laatste stap in de analyse van processen worden de detailstappen bepaald, waardoor het mogelijk wordt om per processtap de werkinstructies te verzamelen.

3.4 Bepalen middelen

Nadat de processen gedefinieerd zijn, wordt bepaald welke middelen nodig zijn om de uitvoering van de processtappen mogelijk te maken en de benodigde informatie te genereren. Door het koppelen van de middelen aan de processen is de organisatie in staat om te zien welke middelen verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van kritische processtappen en acties te ondernemen wanneer de continuïteit van de ondersteunende middelen, en daardoor de continuïteit van de kritische bedrijfsprocessen, in het gedrang komt.

3.5 Bepalen competenties

Door het beschrijven van de processtappen is het mogelijk om de bijbehorende competenties te beschrijven. De OSIRIS methode ondersteunt door middel van een toolset ook het vastleggen van de ondersteunende afdelingen met de daar aanwezige medewerkers. Per medewerker worden de competenties vastgelegd waardoor het mogelijk wordt om te analyseren welke competenties in de organisatie ontbreken en hier maatregelen op te nemen.

3.6 Bepalen verbetertraject

Nadat de Ist situatie in kaart is gebracht, wordt opgesteld hoe processen efficiency en productiviteitverbetering ondersteunen.
Door de Ist situatie te vergelijken met de Soll situatie zijn de consequenties voor processen, middelen en competenties in kaart te brengen. Omdat de toegevoegde waarde van de processtappen bepaald is, kan gerapporteerd worden wat de baten van het verandertraject voor de organisatie zijn.

3.7 Opzetten beheer

Als laatste stap in de methode worden de consequenties voor het beheer van middelen, competenties, processen en informatie in kaart gebracht.
Omdat de kritische bedrijfsprocessen bekend zijn en de middelen en competenties gekoppeld zijn, is het mogelijk om de kritische middelen en kritische competenties te onderkennen.
Dit maakt het mogelijk om in het beheerconcept rekening te houden met de rol die de middelen en competenties vervullen en geeft het de organisatie extra handvatten om prioriteiten te stellen bij afhandeling van problemen.
De methode geeft inzicht in de onderlinge afhankelijkheid van middelen, competenties en processen, waardoor de organisatie slagvaardiger kan reageren wanneer middelen of competenties tijdelijk niet beschikbaar zijn.
In het beheerconcept wordt ook rekening gehouden met het beheer van informatie. Omdat de koppeling tussen processtappen en informatie enerzijds en processtappen en medewerkers anderzijds bekend is, kan de organisatie ingrijpen wanneer de informatie tijdelijk niet behandeld kan worden omdat de benodigde competentie niet aanwezig is.

4. Conclusie

In het INK model zijn alle elementen aanwezig die nodig zijn om het maximale rendement van een verbetertraject te bereiken. Het model voorziet in een koppeling van processen, middelen en competenties en geeft handvatten hoe deze te meten. Daarnaast geeft het INK model handvatten om een verbetertraject op te zetten.
Juist de koppeling tussen de diverse organisatieaspecten en de mogelijkheden tot meting zijn ook opgesloten in de OSIRIS methode.
Omdat de OSIRIS methode inzicht geeft in het belang van competenties, middelen en processen en dit meetbaar maakt, kan de organisatie slagvaardig inspelen op veranderingen in de markt.
Tel daarbij op dat, door de informatiebehoefte gestructureerd in kaart te brengen, de snelheid van het nemen van beslissingen toeneemt en de ingrediënten voor efficiency verbetering en productiviteitverhoging zijn in de methode aanwezig. Door het uitvoeren van een quick scan kan bepaald worden of de OSIRIS methode ook voor uw organisatie toegevoegde waarde heeft.